Opinnäytetyöprosessin hallintajärjestelmä

HANKINNAN KUVAUS Oulun yliopisto hankkii opinnäytetyöprosessin hallintajärjestelmän, jota käytetään opinnäytetyöprosessin seurantaan, hallintaan, ohjaukseen, opinnäytetyön arviointiin ja julkaisuun. VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Vähimmäisvaatimukset koostuvat tässä suorahankintailmoituksessa sekä suorahankintapäätöksen liitteessä '1.1. Järjestelmän ja palvelun vähimmäisvaatimukset' olevista vaatimuksista. Tässä ilmoituksessa olevat vaatimukset ovat suorahankintapäätöksen liitteessä 1. Kooste. Laajemman liitteen '1.1. Järjestelmän ja palvelun vähimmäisvaatimukset' saa pyydettäessä osoitteesta: hankinnat@oulu.fi. Vaatimusten laajuuden vuoksi niitä ei voitu sisällyttää tähän ilmoitukseen, eikä ilmoitukseen ole mahdollista liittää liitteitä. Vähimmäisvaatimusten taustaa ja perusteet - Oulun yliopistolla on ollut käytössä itse rakennettu Laturi-opinnäytetyön hallintajärjestelmä, joka on tullut elinkaarensa päähän. - Vaatimusmäärittelyn lähtökohtana ovat olleet Laturi-järjestelmän toiminnallisuudet. - Järjestelmän yksityiskohtaisemmat tekniset vaatimukset ovat liitteessä 1.1. Järjestelmän ja palvelun vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimukset sisältävät vaatimuksia järjestelmän kaikista osa-alueista. - Tässä kuvauksessa ja liitteessä 1.1. Järjestelmän ja palvelun vähimmäisvaatimukset ilmoitetut vaatimukset ovat kaikki pakollisia vähimmäisvaatimuksia riippumatta sanamuodoista. Joidenkin vaatimusten kohdalla on ilmoitettu vaihtoehtoinen toteutustapa. - Järjestelmän tulee täyttää kaikki vähimmäisvaatimukset ennen suorahankintailmoituksen valitusajan päättymistä. Mikäli vähimmäisvaatimukset edellyttävät konfiguraatioita, ne toteutetaan käyttöönottovaiheessa (ja ovat konfiguroitavia ennen suorahankintailmoituksen valitusajan päättymistä). Toimittajan soveltuvuusvaatimukset - toimitettu järjestelmä on ollut käytössä viimeisen kolmen (3) vuoden aikana vähintään yhdellä referenssiasiakkaalla, joka on käyttänyt järjestelmää opinnäytetyöprosessin hallintaan. - toimitettu järjestelmä sisältää opinnäytetyöprosessin vaiheet ja niiden edellyttämät roolit. Järjestelmän toteutustapa - toimittajan ylläpitämä SaaS-palvelu eli tietoverkon välityksellä käytettävät palvelut. Järjestelmän ja palvelun kielet - järjestelmän kieli: vähintään suomi ja englanti (UK) - palvelun kieli, tuki pääkäyttäjille: suomi. Järjestelmään kirjautuminen - Järjestelmään tulee pystyä kirjautumaan hankintayksikön tunnistautumistavoilla sekä vahvalla tunnistautumisella. - Kirjautumisvaihtoehdot ovat: -- SAML2 eli HAKA-kirjautuminen (vaihtoehtoinen OIDC eli Entra-ID + MFA:n kanssa) -- OIDC eli Entra-ID + MFA (vaihtoehtoinen SAML2 eli HAKA-kirjautumisen kanssa) -- Suomi.fi tai muu vastaava vahva tunnistautuminen ulkopuolisten kirjautumista varten Opinnäytetyöprosessin vaiheet - Opinnäytetyöprosessin hallintajärjestelmä sisältää seuraavien vaiheiden eli prosessien toiminnallisuudet: -- Opinnäytetyöprosessin aloitus -- Tutkimussuunnitelma -- Välitarkastuspisteet -- Viimeistellyn opinnäytetyön palauttaminen järjestelmään -- Tarkastaminen -- Hyväksyminen ja julkaisu - Yksityiskohtaisemmat vaatimukset ovat liitteessä 1.1 Järjestelmän ja palvelun vähimmäisvaatimukset. Opinnäytetyöprosessin roolit - Opinnäytetyöprosessin hallintajärjestelmässä on seuraavat opinnäytetyöprosessin edellyttämät roolit: -- Opinnäytetyötä tekevä opiskelija -- Yksittäisen opinnäytetyön nimetty pääohjaaja -- Yksittäisen opinnäytetyön nimetty ohjaaja -- Yksittäisen opinnäytetyön nimetty tarkastaja -- Tutkinto-ohjelmakohtainen hyväksyjä -- Yksittäisen opinnäytetyön nimetty ulkopuolinen ohjaaja/tarkastaja -- Pääkäyttäjä - Yksityiskohtaisemmat vaatimukset rooleille ja roolien toiminnallisuuksille ovat liitteessä 1.1 Järjestelmän ja palvelun vähimmäisvaatimukset. Tietosuojan toteutuminen - Järjestelmä täyttää tietosuojasta annetun EU:n asetuksen ja kansallisen lain vaatimukset - Tietosuoja-asetus (EU) 2016/679: Eur-lex.europa. - Tietosuojalaki 5.12.2018/1050: Finlex - Tietoja saa käsitellä, valvoa ja hallinnoida vain EU/ETA-alueella, eikä niitä saa luovuttaa EU/ETA-alueen ulkopuolelle. - Järjestelmän ja tietojen säilyttämiseen liittyvien palvelimien tulee sijaita EU/ETA-alueella. Palvelimien käytön, valvonnan ja hallinnoinnin tulee olla 24/7 EU/ETA-alueella. - Sopimukseen sisällytetään henkilötietojen käsittelyn ehdot ja käsittelytoimien kuvaus. Järjestelmän integraatiot - Järjestelmään rakennetaan seuraavat integraatiot: -- Oulun yliopiston integraatioalusta ja integraatiotietotietovarasto SolmuDB -- Peppi-opintohallintojärjestelmä (tarvittaessa integraatioalustan ja SolmuDB:n kautta) -- Turnitin-plagioinnintunnistusjärjestelmä (tarvittaessa integraatioalustan ja SolmuDB:n kautta) -- Oulurepo-julkaistuarkisto (tarvittaessa integraatioalustan ja SolmuDB:n kautta) -- Muita integraatioita tarvittaessa sopimuskauden aikana. - Yksityiskohtaisemmat tekniset vaatimukset ovat liitteessä 1.1 Järjestelmän ja palvelun vähimmäisvaati-mukset. Yksityiskohtaisemmat osa-aluekohtaiset vähimmäisvaatimukset - Järjestelmän yksityiskohtaisemmat vaatimukset ovat liitteessä 1.1 Järjestelmän ja palvelun vähimmäis-vaatimukset. - Osa-alueet: -- Palvelunhallinta -- Käyttäjäryhmät -- Käyttäjäroolit -- Pääkäyttäjän toiminnallisuudet -- Raportointi -- Opinnäytetyöprosessin vaiheet -- Kirjautuminen -- Integraatiot -- Saavutettavuus -- Lokivaatimukset -- Tietoturva Hankinnan ennakoitu arvo 48 kk:n ajalta: 110 000,00 - 125 000,00 € (alv 0 %). Sopimuskausi: Sopimus tehdään toistaiseksi. Hankinnasta on tehty suorahankintapäätös 30.04.2026. Hankintasopimus tehdään aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun suorahankintaa koskeva ilmoitus on julkaistu ja hankinta on lainvoimainen.