Tutkinto-opintojen edistymisen seurannan ja ennustamisen järjestelmä

Oulun yliopisto (jatkossa hankintayksikkö tai tilaaja) tarvitsee raportointityökalun, jolla pystytään ajantasaisesti seuraamaan tutkinto-opintojen edistymistä ja ennustamaan myös niiden etenemistä ja tutkinnon valmistumista. Hankittavan järjestelmän tulee olla valmisohjelmisto ja toimia saumattomasti Peppi-järjestelmän kanssa. Hankintayksikkö on määritellyt hankinnalle vähimmäisvaatimukset, jotka on kuvattu alla: Valmiusaste ja käyttöönotto - Vaatimusmäärittelyssä olevat ominaisuudet tulee pystyä ottamaan käyttöön ja konfiguroida tarjouksen jättämishetkellä. - Järjestelmän tulee olla valmis käyttöönotettavaksi enintään kaksi (2) kuukautta kestävän käyttöönottoprojektin päätteeksi. - Järjestelmä tulee tarjota SaaS-palveluna ja sen on oltava päätelaiteriippumaton. - Järjestelmä ei vaadi asiakkaalta ylläpitoa eikä kehittämistä. Kielet - Järjestelmän kielet ovat vähintään suomi ja englanti. Kirjautuminen - Järjestelmään tulee pystyä kirjautumaan hankintayksikön tunnistautumistavoilla Pepin työpöytänäkymien kautta. - Kirjautumisvaihtoehto on SSO-kirjautuminen, joista hyväksytään HAKA-kirjautuminen ja Entra ID + MFA. Integraatiot - Järjestelmä tulee pystyä integroimaan Peppi-järjestelmään siten, että sitä käytetään suoraan ohjaajan, opiskelijan ja johdon työpöytänäkymän kautta. - Tiedonsiirto tulee toteuttaa sellaisten rajapintojen avulla, joista ei koidu lisätyötä asiakkaalle. - Järjestelmän tarjoaja huolehtii Pepin versiomuutoksista mahdollisesti aiheutuvista päivitysmuutoksista rajapintoihin. - Järjestelmä tulee integroida Moodle-järjestelmän suoritusten seurantaan. - Järjestelmään tulee pystyä rakentamaan integraatiot seuraaviin järjestelmiin, joista sovitaan erikseen: -- Opintojaksopalautejärjestelmä -- Laturi-opinäytetyöjärjestelmä (Oulun yliopiston rakentama järjestelmä) -- Mahdolliset muut uudet korkeakoulujen käyttämät tietojärjestelmät opintojen etenemisen tai yksittäisten suoritusten seurantaan, kuten opiskelijaliikkuvuuteen ja harjoittelujaksoihin liittyen Tietosuojan ja -turvan toteutuminen - Järjestelmän tulee täyttää tietosuojasta annetun EU:n asetuksen ja kansallisen lain vaatimukset. -- Tietosuoja-asetus (EU) 2016/679: Eur-lex.europa. -- Tietosuojalaki 5.12.2018/1050: Finlex - Tietoja saa käsitellä, valvoa ja hallinnoida vain EU/ETA-alueella, eikä niitä saa luovuttaa EU/ETA-alueen ulkopuolelle. - Järjestelmän ja tietojen säilyttämiseen liittyvien palvelimien tulee sijaita EU/ETA-alueella. Palvelimien käytön, valvonnan ja hallinnoinnin tulee olla 24/7 EU/ETA-alueella. - Palveluun tulee tehdä säännöllisiä haavoittuvuusskannauksia ja havaitut haavoittuvuudet sekä tietoturvapoikkeamat tulee korjata prosessin mukaisesti. - Palvelun tarjoajalla tai sen konserniyhtiöllä on tietoturvasertifikaatti. - Järjestelmään tulee sopimuksen voimassaoloaikana pystyä teettämään tietoturva-auditointi, josta sovitaan erikseen. Henkilötietojen käsittely - Järjestelmän tulee tuoda opiskelijoiden yhteystiedot (vähintään sähköpostiosoite) ohjaajan käyttöön ohjaustoimenpiteitä varten ilman siirtymistä toiseen järjestelmään. - Järjestelmän toimittaja nimeää tietosuojasta vastaavan yhteyshenkilön henkilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Prosessointi ja hallinnointi - Raportointiin käytettävän datan prosessoinnin tulee tapahtua palveluntuottajan käyttämillä palvelimilla (ks. tarkennukset kohdasta ”tietosuojan toteutuminen”) kiinteisiin käyttömaksuihin sisältyen. - Järjestelmän ja sen tietosisällön ajantasainen dokumentaatio on asiakkaan käytössä. - Palvelun tulee sisältää tuki järjestelmän pääkäyttäjille. - SLA-palvelutaso: -- Palveluaika arkisin klo 8-16. -- Palvelupyynnön reagointiaika kaksi (2) arkipäivää. -- Häiriön reagointiaika 4-10 tuntia. -- Häiriön ratkaisuaika 1-5 päivää riippuen kriittisyydestä ja laajuudesta. Toiminnallisuuksien kattavuus - Järjestelmän tulee koota yhteen paikkaan tutkinto-opiskelijoiden ohjauksen kannalta keskeiset tiedot (mukaan lukien aloitusvuosi, opinto-suoritukset ja suoritusajat). - Järjestelmällä tulee pystyä seuraamaan opintojen etenemistä vähintään yksittäisen opiskelijan, opiskelijaryhmän, tutkinto-ohjelman ja tiedekunnan sekä lisäksi saapumis- ja osaamisryhmän tasolla. Datan ajantasaisuus ja luotettavuus - Järjestelmän tulee käyttää ensisijaisena tietolähteenään opintohallinnon Peppi- järjestelmää sekä lisäksi Moodlea, joissa Tilaaja vastaa lähtödatan oikeellisuudesta. - Data säilyy Tilaajan omistuksessa. - Tietosisällöt tulee olla kuvattuna selkeästi ja ymmärrettävästi eri käyttäjäryhmille. Ohjeistus - Järjestelmän käyttäjille tulee olla selkeät ohjeistukset keskeisistä toiminnallisuuksista. Opintojen sujuvuuden ja etenemisen seuranta - Järjestelmän tulee visualisointien ja numeraalisen datan avulla ohjata ohjaus- ja seurantaroolissa olevia asiantuntijoita tunnistamaan -- opiskelijan suorittamien opintojen etenemisen hidastuminen verrattuna Pepin HOPS:iin sekä tavoiteaikatauluun, -- erityistä ohjausta ja tukea tarvitsevat opiskelijat aikaisessa vaiheessa, jotta pystytään toteuttamaan oikea-aikaisia tukitoimenpiteitä, -- opintojen pullonkaulat. - Järjestelmän tulee ohjata yksittäistä opiskelijaa havainnoimaan ja seuraamaan -- opintojensa etenemistä suhteessa tutkinto-ohjelman tavoitevauhtiin, jota tulee pystyä muokkaamaan asetuksissa, -- opintojen kuormittavuutta. Ohjausprofiili ja -näkymä - Opiskelijoiden tulee pystyä päivittämään ohjausprofiilinsa tietoja suoraan järjestelmässä. - Tilaajan pääkäyttäjän tulee pystyä hallitsemaan kenttiä, joihin opiskelijalla on päivitysoikeus, jotta arkaluontoisten tai sensitiivisten tietojen tallentamista pystytään välttämään. - Ohjaajalla ja opiskelijalla tulee olla käytössään sama yksittäisen opiskelijan näkymä ohjauksen helpottamiseksi. Raporttinäkymien muokattavuus ja personifiointi - Näkymiin nousevia tietoja tulee pystyä muokkaamaan, suodattamaan ja järjestämään halutun mittarin mukaisesti. - Ohjaajan tulee pystyä tallentamaan usein käyttämänsä näkymät itselleen. Tietojen tallentaminen - Ohjausroolissa olevan asiantuntijan tulee pystyä tallentamaan havaintojaan ja kommenttejaan opiskelijan tietojen yhteyteen. - Järjestelmässä tulee olla ohjaajan henkilökohtainen ohjaustehtävien to-do-lista, joka ei näy missään tilanteessa opiskelijalle, mutta jonka pystyy siirtämään toiselle asiantuntijalle esimerkiksi sijaistustilanteessa. Ennusteet - Järjestelmän tulee tuottaa ennusteita, joiden perusteet pystytään jäljittämään -- yksittäisen opiskelijan --- opintojen etenemisestä --- valmistumisajasta -- opiskelijaryhmien suorittamien opintokokonaisuuksien --- ajoittumisesta -- tutkintojen --- lukumääristä ja ajoittumisesta. Raportit - Järjestelmä tuottaa kattavia raportteja, joista keskeisimmät sekä laajimmat raportit tulee pystyä viemään taulukkolaskentajärjestelmään manuaalisesti tehtävää jatkotyöstämistä varten. - Data tulee pystyä näyttämään graafien lisäksi taulukkomuodossa, jolloin tilaaja pystyy kopioimaan tietoja ruudulta. Saavutettavuus - Saavutettavuus on huomioitu ja varmistettu kattavasti järjestelmän kehittämisessä, toiminnallisuuksissa ja ylläpidossa eli se on osana kaikkea toimintaa. - Järjestelmä on saavutettavuusdirektiivin mukainen. - Järjestelmän toimittajan tulee osoittaa, että saavutettavuutta edistetään ja varmistetaan suunnitelmallisesti ja järjestelmällisesti.