Opintojen valmistumisen ohjausjärjestelmä (Peppi-opintotietojärjestelmään)

Oulun yliopisto hankkii Peppi-opintotietojärjestelmään valmistumispalveluliitännäisen, joka kokoaa valmistumista edeltävät prosessivaiheet yhteiselle sähköiselle alustalle ja tuottaa prosessin toimijoille ajantasaisen visuaalisen näkymän käynnissä olevista ja seuraavista työvaiheista. JÄRJESTELMÄLLE ASETETUT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Valmiusaste ja käyttöönotto - Vaatimusmäärittelyssä olevat ominaisuudet tulee pystyä ottamaan käyttöön ja konfiguroimaan tarjouksen jättämishetkellä. - Järjestelmän tulee olla valmisohjelmisto, jonka käyttöönotto kestää enintään yhden (1) kuukauden. - Järjestelmä tulee tarjota SaaS-palveluna ja sen on oltava päätelaiteriippumaton. - Järjestelmä ei vaadi Tilaajalta ylläpitoa eikä kehittämistä. Kielet - Järjestelmän kielet ovat vähintään suomi ja englanti. Kirjautuminen - Järjestelmään tulee pystyä kirjautumaan hankintayksikön tunnistautumistavoilla Peppi-opintotietojärjestelmän työpöytänäkymien kautta. - Kirjautumisvaihtoehto on SSO-kirjautuminen, jonka toteutusvaihtoehdoista hyväksytään HAKA-kirjautuminen ja Entra ID + MFA. Integraatiot - Järjestelmä tulee pystyä integroimaan Peppi-opintotietojärjestelmään siten, että sitä käytetään suoraan opiskelija, korkeakoulupalveluiden ja suunnittelijan työpöytänäkymän kautta. - Tiedonsiirto tulee toteuttaa sellaisten rajapintojen avulla, jotka eivät aiheuta lisätyötä Tilaajalle. - Järjestelmän Palveluntuottaja vastaa Peppi-opintotietojärjestelmän versiomuutosten aiheuttamista päivityksistä rajapintoihin. - Järjestelmään tulee pystyä luomaan erilaisia ehtoja opiskelijan valmistumishakemukseen liittyen, joilla opiskelija voidaan ohjata vastaamaan esimerkiksi erilaisiin kyselyihin, kuten kandipalautteeseen. Tietosuojan ja -turvan toteutuminen - Järjestelmän tulee täyttää tietosuojasta annetun EU:n asetuksen ja kansallisen lain vaatimukset. --- Tietosuoja-asetus (EU) 2016/679: Eur-lex europa. --- Tietosuojalaki 5.12.2018/1050: Finlex. - Järjestelmän ja tietojen säilyttämiseen liittyvien palvelimien tulee sijaita EU/ETA-alueella. - Tietojen tallentaminen, katselu ja käsittely tulee tapahtua EU/ETA-alueella. - Palvelun tarjoajalla tulee olla tietoturvasertifikaatti. - Hankintayksikkö pidättää oikeuden tietoturva-auditointiin sopimuksen voimassaoloaikana. Henkilötietojen käsittely - Järjestelmän tulee tuoda opiskelijoiden yhteystiedot (vähintään sähköpostiosoite), opiskeluoikeuden perustiedot ja opiskelijan itse syöttämät henkilötiedot opintopalveluiden käyttöön ilman siirtymistä toiseen järjestelmään. - Järjestelmän Palveluntuottaja nimeää tietosuojasta vastaavan yhteyshenkilön tai tukikanavan henkilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Prosessointi ja hallinnointi - Raportointiin käytettävän datan prosessointi tulee tapahtua Palveluntuottajan käyttämillä palvelimilla (ks. tarkennukset kohdasta ”tietosuojan toteutuminen”) kiinteisiin käyttömaksuihin sisältyen. - Järjestelmän ja sen tietosisällön ajantasaisen dokumentaation tulee olla Tilaajan käytössä. - Palvelun tulee sisältää tuki Tilaajan järjestelmäpääkäyttäjälle (vähintään sähköpostilla ja puhelimitse). - SLA-palvelutaso: - Palveluaika arkisin klo 8.00-16.00 - Palvelupyynnön reagointiaika kaksi (2) arkipäivää. - Häiriön reagointiaika 4-10 tuntia. - Häiriön ratkaisuaika 1-5 päivää riippuen kriittisyydestä ja laajuudesta. Toiminnallisuuksien kattavuus - Järjestelmässä tulee pystyä luomaan opiskelijalle kysymyksiä ja kohdistaa niitä opiskelijaryhmille erilaisten kriteerien mukaan. - Järjestelmässä tulee pystyä viestimään opiskelijan kanssa. Datan ajantasaisuus ja luotettavuus - Järjestelmän tulee käyttää ensisijaisena tietolähteenään Peppi-opiskelijatietojärjestelmää. - Data säilyy Tilaajan omistuksessa. - Tietosisältöjen tulee olla kuvattuna selkeästi ja ymmärrettävästi eri käyttäjäryhmille. Ohjeistus - Järjestelmän käyttäjille tulee olla selkeät ohjeistukset keskeisistä toiminnallisuuksista. Valmistumisen etenemisen seuranta - Järjestelmän tulee visualisointien ja numeraalisen datan avulla antaa käyttäjilleen tietoa valmistumisen prosessin etenemisestä. - Opintopalveluiden käyttämässä näkymässä järjestelmän tulee visualisoida käsittelijöille hakemusten tilanne ja käsittelyvaiheet. - Opiskelijoiden käyttämässä näkymässä järjestelmän tulee ohjeistaa opiskelijaa eri valmistumishakemuksen vaiheissa ja kuvata selkeästi hakemuksen käsittelyn tila. Raporttinäkymä - Järjestelmästä tulee pystyä ottamaan raportteja hakemuksista ja niiden sisältämistä tiedoista. Tiedot tulee pystyä viemään vähintään taulukkolaskentajärjestelmään (.xls). - Järjestelmästä tulee saada hakemukselle tarkasteltava muutosloki, johon Tilaajalla on pääsy. Tietojen tallentaminen - Käsittelijän tulee pystyä kirjaamaan järjestelmässä tietoja opiskelijan valmistumiseen liittyen. - Käsittelijän tulee pystyä kirjaamaan huomioita opiskelijan hakemukselle. Saavutettavuus - Saavutettavuus on huomioitu ja varmistettu kattavasti järjestelmän kehittämisessä, toiminnallisuuksissa ja ylläpidossa eli se on kiinteänä osana kaikkea toimintaa. - Järjestelmä on saavutettavuusdirektiivin WCAG 2.1-kriteeristön mukaisesti toteutettu käyttöönoton hetkellä. - Järjestelmän toimittajan tulee huolehtia ja pyydettäessä osoittaa, että saavutettavuutta edistetään ja varmistetaan suunnitelmallisesti ja järjestelmällisesti. - Järjestelmään tulee tehdä pyydettäessä ulkopuolisen, sertifioidun auditoijan toteuttama saavutettavuusarviointi.