Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta

Lohjan kaupunki kilpailuttaa varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän Saas-palveluna (Software as a Service). Hankinnan tavoitteena on hankkia Lohjan kaupungin varhaiskasvatukseen käyttövalmis ja kustannustehokas järjestelmä, josta löytyvät vaatimuslistassa pakollisina (P) esitetyt toiminnallisuudet täysin käyttövalmiina. Myös toiveina (T) esitettyjen toiminnallisuuksien tulee olla täysin käyttövalmiita, jotta palveluntuottaja voi merkitä sen olemassa olevaksi toiminnallisuudeksi ja näin saada laatupisteitä niistä, poikkeuksina vaatimukset T10 ja T12, joiden aikataulu on kuvattu ohjelmistovaatimukset sisältävässä Excel-taulukossa. Hankinnan kohteena ei voi olla keskeneräinen tai voimakasta tuotekehitystä vaativa järjestelmä. Eri dokumenteissa mainittujen vaatimusten ollessa ristiriitaisia, on ohjelmistovaatimukset sisältävä Excel määräävä. Järjestelmän täyttää Suomen varhaiskasvatusta koskevat säädökset ja normit, mukaan lukien tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset. Tarkoitukseen parhaiten soveltuvan palvelun käyttöönottoprojekti aloitetaan mahdollisimman pian ja tavoitteena on, että palvelu on kokonaisuudessaan tuotantokäytössä kaikilla käyttäjärooleilla viimeistään 30.11.2025. Lohjan kaupungilla varhaiskasvatuksen toimintamuotoja ovat yksityinen ja kunnallinen päiväkoti- ja perhepäivähoito, vuorohoito sekä avoin varhaiskasvatus. Kunnallisia päiväkoteja on 22 ja perhepäivähoitajia 16. Lisäksi Lohjalla on yksityisiä päiväkoteja sekä yksityisiä perhepäivähoitajia. Toiminnanohjausjärjestelmän määrät ja käyttäjäroolit Lohjalla ● lapset n. 1800 (sis. esiopetuksen ja yksityisen varhaiskasvatuksen) ● huoltajat n. 3500 käyttäjää ● varhaiskasvatusyksikön johtajat n. 15 käyttäjää ● varhaiskasvatuksen työntekijät n. 450 käyttäjää ● hallinto + asiantuntijat n. 6 käyttäjää ● varhaiskasvatuksen toimistosihteerit (toimivat myös järjestelmän pääkäyttäjinä) 4 käyttäjää Järjestelmän käyttäjä- ja oikeushallinta on suunniteltu sopivaksi varhaiskasvatuksen toimintaympäristöön. Käyttäjien oikeuksien antaminen ja hallinta on sujuvaa ja jokaiselle käyttäjäroolille on omat toiminnot ja näkymät. Hankittava järjestelmä on laiteriippumaton ja käytettävissä selaimella tai mobiilisovelluksella. Järjestelmän tarjoaa huoltajalle sujuvan hakuprosessin. Järjestelmä käyttää vahvaa tunnistautumista huoltajan henkilöllisyyden varmistamiseen. Järjestelmän asiakasrekisteri perustuu väestötietoihin ja asiakastietoja ylläpidetään aktiivisesti VTJ:n väestötietopäivityksillä. Järjestelmä tukee hallinnon työtä lasten sijoittamisessa varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen sekä näiden hallinnoinnissa. Järjestelmä mahdollistaa sujuvat prosessit kaikille varhaiskasvatuksen hallinnollista työtä tekeville (asiantuntijat ja yksikönjohtajat). Tämän lisäksi järjestelmän sisältämät herätteet avustavat hallinnollisen työn priorisoinnissa ja tukevat työntekijöiden yhteistyön organisointia. Järjestelmässä tehdään päätöksiä sekä kunnalliseen että yksityiseen varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen. Palvelusetelipäätösten tekeminen yksityiseen varhaiskasvatukseen on mahdollista. Järjestelmä osaa suorittaa varhaiskasvatuksen laskutusta sitä säätelevien lakien ja organisaation laskutussääntöjen mukaisesti. Järjestelmä kykenee tekemään laskutuksen kaikille asiakkaille kerralla tai työntekijän haluamissa osissa. Lakisääteiset muutokset esim. indeksikorotukset tapahtuvat automaattisesti järjestelmätoimittajan toimesta. Järjestelmä tarjoaa päiväkotien ja perhepäivähoidon työntekijöiden käyttöön mobiilisovelluksen, jonka avulla ryhmässä työskentelevä henkilö voi suorittaa päivittäin toistuvat tehtävät mahdollisimman pitkälle pelkän mobiilisovelluksen avulla. Järjestelmä kerää automaattisesti perhepäivähoitajien kulukorvaukset lasten läsnäolojen perusteella. Järjestelmä mahdollistaa sujuvan viestinnän ryhmän henkilökunnan ja huoltajien välillä. Tiedottaminen onnistuu järjestelmässä päiväkotien ja ryhmien tasolla sekä koko organisaation lasten huoltajille kerralla. Huoltajilla viestintä tapahtuu järjestelmän mobiilisovelluksessa. Järjestelmä mahdollistaa erilaisten raporttien luomisen, jotka tukevat päätöksentekoa ja toiminnan kehittämistä. Valtionosuuksia määrittelevä tilastointi on saatavissa järjestelmästä mahdollisimman luotettavasti ja pienellä vaivalla. Tämä edellyttää valmiita raportti- ja tilastopohjia. Tiedolla johtamisen mahdollistamiseksi tietoa tulee voida siirtää myös ulkoiseen tietojärjestelmään. Palveluntarjoajalta odotetaan asiakkaiden tarpeiden huomioimista sekä vahvaa yhteiskehittämistä asiakkaiden kanssa. Käyttäjän tukipalvelut ovat toimivia ja helposti saavutettavia. Käyttöönoton aikana käytön tuki on tehostettua ja tuki jatkuu myös käyttöönoton jälkeen toimittajan erikseen kuvaamalla tavalla. Järjestelmän ohjelmistopäivitykset ovat automatisoitu ja ne tehdään toiminta-ajan ulkopuolella (liite PLiite15-Palvelutasosopimus). Kriittisistä päivityksistä asiakasta tiedotetaan etukäteen ja ne toteutetaan siten, että niistä koituu asiakkaalle mahdollisimman lyhyt toimintakatkos. Aikataulu Tavoitteena on, että palvelu on kokonaisuudessaan tuotantokäytössä kaikilla käyttäjärooleilla viimeistään 30.11.2025. Tilaajan samaa kohdetta koskeva aikaisempi hankinta on keskeytetty 27.3.2024 kysymys-vastausvaiheen jälkeen (jälki-ilmoituksen TED-numero 202513-2025).