Puhelinpalvelujen ja digitaalisten asiointikanavien analyysipalvelun suorahankinta 1.10.2026 31.12.2027, Aivot Labs Oy

Etelä-Savon hyvinvointialue Eloisa tekee suorahankinnan puhelinpalveluiden ja digitaalisten asiointikanavien analysointipalvelusta ajalle 1.10.2026-31.12.2027. Hankinnan kohteena on Aivot Labs Oy:n analyysipalvelu, jota hyödynnetään chat- ja puhelinpalveluiden toiminnan seurannassa, kehittämisessä ja tiedolla johtamisessa. Nyt hankittava palvelu pohjautuu aiemman hankinnan aikana kehitettyyn ja validoituun työkaluun, joka on toteutettu hoidon tarpeen arvioinnin puhelintyöhön, sekä luo valmiin kirjauspohjan puhelinkontaktista, mahdollistaa puhelintyö reaaliaikaisten mittarien kehittämisen ja toimii hoitaja-apurina tilastoinnissa. Nyt hankittava palvelu pohjautuu tässä yhteydessä kehitettyyn ja validoituun analyysikokonaisuuteen, mutta hankinnan kohteena on chat- ja puhelinpalvelukanavien aineistojen analysointipalvelu. Palvelun avulla tuotetaan tietoa palvelukanavien toiminnasta palvelujen kehittämisen, seurannan ja johtamisen tueksi. Aiempi kehittämis- ja validointivaihe toteutettiin sopimuskaudella 1.9.2025- 31.12.2025 (Digijohtajan hankintapäätös 30.10.2025 6526/02.08.00.00.00/2025). Tavoitteena oli mm. vähentää puhelinyhteydenottojen käsittelyyn ja erityisesti kirjaamiseen kuluvaa aikaa, parantaa puhelinpalvelujen saatavuutta (mm. lyhentää odotusaikoja), tukea tilastointien kattavuuden muutoksia, kehittää kirjaamisen yleistä laatua, sekä vahvistaa ammattilaisten osaamisen kehittämisen kohdentumista. Ratkaisun valmisteluvaiheen (1.9.-31.12.2025) jälkeen käyttöä jatkettiin pilotointivaiheella hankerahoituksen ulkopuolella vuoden 2026 aikana Etelä- Savon hyvinvointialueen puhelinpalveluiden ja Digisotekeskuksen kanssa. Pilotointivaiheessa on testattu ratkaisun toimivuutta ja hyödyllisyyttä tilaajan käyttöön. Valmisteluvaiheen jälkeen ratkaisun koekäyttöä on jatkettu osana toiminnan kehittämistä ja hoidon jatkuvuuteen liittyviä kehittämistoimenpiteitä vuoden 2026 aikana ja on nyt tarkoitus laajentaa kattamaan analyysipalvelu. Nyt käsittelyssä olevan hankinnan ennakoitu arvo on 36 600 euroa (alv 0 %). Hankintayksikkö on arvioinut nyt hankittavan kokonaisuuden liittyvän toiminnallisesti ja teknisesti aikaisempaan hankintaan. Hankinnan ennakoitua kokonaisarvoa arvioitaessa on huomioitu myös aikaisempi kehittämis- ja validointivaihe, minkä johdosta hankintakokonaisuutta käsitellään kansallisen kynnysarvon ylittävänä suorahankintana. Hankintakokonaisuuden yhteenlaskettu arvo on 90 800 euroa (alv 0 %). Eloisalla on myös käynnissä STM rahoittama hoidon jatkuvuusmallien kehittämishanke. Nyt hankittavaa Aivot Labs Oy:n analyysipalvelua hyödynnetään osana hankkeen toteutusta tuottamaan tietoa palvelukanavien ja toimintamallien kehittämisen tueksi monikanavaisesti. Tarjous on pyydetty sähköpostitse ja tarjouksesta on neuvoteltu Aivot Labs Oy:n kanssa. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo 90 800 euroa (alv 0 %) ylittää kansallisen kynnysarvon. Ennakoitu kokonaisarvo on laskettu huomioiden aikaisempi samaan palvelukokonaisuuteen liittynyt kehittämis- ja validointivaihe sekä nyt hankittava määräaikainen jatko. Hankinnan kohde määrittyy CPV-koodin 72260000-5 – Ohjelmistoihin liittyvät palvelut mukaisesti. Eloisassa on samanaikaisesti käynnissä puhelinpalveluihin liittyvien palvelukokonaisuuksien ja niiden tulevien kilpailutusten valmistelu. Puhelinpalvelujen analytiikkaan liittyvien vaatimusten määrittely, kilpailutusprosessin läpivienti, sekä uuden ratkaisun käyttöönotto edellyttävät merkittävää valmisteluaikaa. Hankintayksikön näkemyksen perusteella vastaavan palvelukokonaisuuden kilpailutuksen valmistelu ja käyttöönotto eivät ole toteutettavissa välittömästi ilman katkosta analyysipalvelun hyödyntämiseen. Nyt hankittavan määräaikaisen palvelun tarkoituksena on turvata analytiikkapalvelun jatkuvuus siirtymäkauden aikana siihen saakka, kunnes pidemmän aikavälin ratkaisun kilpailutus voidaan valmistella, toteuttaa ja mahdollinen uusi ratkaisu ottaa hallitusti käyttöön. Hankinnan määräaikainen kesto on määritelty vastaamaan tätä siirtymävaihetta, sopimus on voimassa määräajan, kuitenkin enintään niin kauan kun järjestelmähankinnan kilpailutus on saatu päätökseen ja saanut lainvoiman. Eloisassa valmistellaan samanaikaisesti puhelinpalveluihin ja digitaalisiin asiointikanaviin liittyvä kilpailutuksen valmistelu. Analytiikkapalvelun asema ja toteutustapa osana näitä kokonaisuuksia täsmentyvät hankinnan valmistelun edetessä. Nyt tehtävällä määräaikaisella hankinnalla turvataan käytössä olevan analyysipalvelun hyödyntäminen tämän valmisteluvaiheen aikana. Sopimus on määräaikainen ja päättyy viimeistään 31.12.2027. Hankintasopimuksessa voidaan sopia hankintayksikön oikeudesta päättää sopimus tätä aikaisemmin, mikäli palvelun tarve päättyy tai Eloisa ottaa käyttöön muun hankinnan kohdetta vastaavan ratkaisun. Hankintayksiköllä on oikeus tehdä suorahankinta hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella, koska teknisestä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan eikä järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ole. Aikaisemman kehittämis- ja validointivaiheen aikana analyysikokonaisuus on rakennettu Eloisan toimintaympäristöön, puhelinpalveluihin ja tietosisältöihin perustuen. Ratkaisussa hyödynnetään Eloisan aineistoilla validoituja analytiikkamalleja, mittaristoja ja tietorakenteita, joita käytetään toiminnan seurannassa ja kehittämisessä. Analyysikokonaisuus muodostaa teknisesti integroidun ratkaisun, jonka toimivuus on validoitu olemassa olevassa ympäristössä. Ratkaisun siirtäminen toiselle toimittajalle edellyttäisi analytiikan, mittareiden validoinnin sekä tekoälymallien uudelleenrakentamista ja testaamista. Tämä aiheuttaisi merkittäviä lisäkustannuksia, huomattavan käyttöönoton viivästymisen sekä riskin palvelun laadulle ja jatkuvuudelle. Palvelun korvaaminen toisella ratkaisulla ei ole toteutettavissa ilman huomattavaa teknistä ja toiminnallista siirtymävaihetta. Selvyyden vuoksi todetaan, että nyt toteutettava hankinta on tarkoitettu kattamaan nimenomaisesti siirtymävaihe käytössä olevan ja kilpailutettavan järjestelmän välillä.