Kutsu markkinavuoropuheluun arkistotietojärjestelmän ja siihen liittyvien asiantuntijapalveluiden hankinnasta

Tämä ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai kutsu neuvottelumenettelyyn, eikä ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Tällä tietopyynnöllä kartoitetaan markkinoilla olevia ratkaisuja Helsingin kaupunginarkiston arkistotietojärjestelmäksi eikä se velvoita Helsingin kaupunginarkistoa toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdollisiin tietopyyntöön liittyviin esittelytilaisuuksiin osallistumisesta. Helsingin kaupunginarkisto on Helsingin kaupunginkanslian alaisuudessa toimiva arkisto, joka toimii koko Helsingin kaupunkiorganisaation keskuspäätearkistona. Kaupunginarkisto vastaanottaa, ylläpitää ja konservoi koko kaupunkihallinnon piirissä muodostuvaa pysyvästi säilytettävää asiakirja-aineistoa, joka on arkistointivaiheeseen siirryttyään luovutettu kaupunginarkiston haltuun. Kaupunginarkiston nykyiseen arkistotietojärjestelmään on luetteloitu 1770 uniikkia arkistonmuodostaja, jotka sisältävät yhteensä 28 000 arkistosarjaa ja 260 000 arkistoyksikköä. Digitoituine aineistoineen nykyinen arkistotietojärjestelmä sisältää 9 teratavua tietoaineistoja. Analogista aineistoa kaupunginarkistossa on tällä hetkellä 19 hyllykilometriä, mikä tekee Helsingin kaupunginarkistosta kansallisella tasolla yhden Suomen suurimmista päätearkistoista. Hankinnan kohteena olevassa arkistotietojärjestelmässä hallinnoidaan kaupunginarkiston analogisten aineistojen kuvailu- ja sijaintitietoja, tallennetaan ja julkaistaan kaupunginarkiston digitoimia analogisia tietoaineistoja, käsitellään tutkijasalin analogisen aineiston tilaukset sekä rekisteröidään kaupunginarkistolle tulevat aineistoluovutukset. Toimittajien on hyvä huomioida, että hankinnan kohteena ei ole syntysähköisten aineistojen pysyväis- ja pitkäaikaissäilyttämiseen tarkoitettu järjestelmä vaan hankinnan kohde on tarkoitettu analogisessa muodossa säilytettävien asiakirjojen hallinnoimiseen ja kuvailuun. Syntysähköisten aineistojen arkistoimiseen kaupungilla on jo käytössä erillinen järjestelmä. Järjestelmältä odotetut toiminnalliset ja tekniset ominaisuudet - Arkistotietojärjestelmäksi haetaan valmistuotepohjaista SaaS-palvelua. - SaaS-palvelun toteutuksen tulee perustua yleisesti käytettyihin standardeihin ja järjestelmäriippumattomiin rajapintoihin ja sen tulee toimia osana olemassa olevaa teknistä ja toiminnallista ympäristöä. - Järjestelmän palvelimet tulee sijaita EU-alueella. - Järjestelmä tukee integraatioita (tietojen tuonti ja vienti muista järjestelmistä). - Järjestelmä on selainpohjainen. - Järjestelmän saavutettavuus täyttää laissa digitaalisten palveluiden tarjoamisesta 306/2019 ja WCAG 2.1 (tai uudempi) AA-tason asetetut vaatimukset. - Järjestelmä tukee Active Directory -pohjaista kertakirjautumista. - Järjestelmä tukee arkistoaineistojen kuvailussa tunnettuja formaatteja (esimerkkinä EAD3 -kuvailustandardi sekä arkistoissa pitkään käytössä ollut ABC-kaava) - Järjestelmään pystytään kuvailemaan kaikki kaupunginarkistossa säilytettävän analogisen aineiston kuvailutiedot ml. aineistojen sijaintitiedot asiakirjakuvailutason tarkkuudelle asti (kuvailutasojen hierarkia: arkistonmuodostaja-pääsarja-sarja-arkistoyksikkö-asiakirja) - Järjestelmään voidaan tallentaa tiedostoja - Kuvailutietojen ja tiedostojen julkisuutta pystytään hallinnoimaan järjestelmässä. - Järjestelmässä on toiminallisuudet, jotka mahdollistavat asiakkaille analogisten aineistojen tilaamiseen (tutkijasaliin) ja henkilökunnalle tilausten käsittelyn (pl. fyysisten aineistojen hakeminen). - Järjestelmässä on erilliset näkymät sisäisille (henkilökunta) ja ulkoisille (asiakkaat) käyttäjille. - Järjestelmässä hallinnoidaan kaupunginarkistolle tulevia arkistoluovutuksia. - Järjestelmä pystyy tuottamaan tilastotietoja sisältämistään aineistoista ja käsittelemistään prosesseista (esim. tilaukset ja sähköisten aineistojen katselut/lataukset) - Järjestelmässä on rooliperusteinen oikeuksienhallinta, jonka avulla voidaan määritellä roolikohtaisesti oikeudet aineistoihin ja toiminnallisuuksiin. Yllä kuvattujen toiminallisten ja teknisten ominaisuuksien lisäksi hankinnan kohteena olevaan kokonaisuuteen sisältyvät järjestelmän toimittajan tarjoamat asiantuntijapalvelut, jotka liittyvät esimerkiksi mahdollisiin aineistomigraatioihin ja –integraatioihin (esim. Finna, FINTO sekä mahdolliset kaupungin käytössä olevat järjestelmät) sekä Helsingin tarpeisiin tehtävään järjestelmän kehitystyöhön. Mahdollisessa siirtymisessä uuteen järjestelmään tulee vanhaan järjestelmään tallennetut metatiedot sekä tiedostomuodossa tallennetut aineistot viedä uuteen järjestelmään. Vanhan järjestelmän metatiedot ja muut arkistorakenteet siirretään rakenteisena JSON-muotoisena tiedostopakettina. Kutsumme kaikki kiinnostuneet markkinatoimijat mukaan vuoropuheluun. Vuoropuhelu toteutetaan kirjallisesti siten että vuoropuheluun osallistuvat toimittajat lataavat liitteen Arkistotietojärjestelmä, tietopyynnön vastauspohja toimittajille ja vastaavat sen kysymyksiin. Saadut vastaukset käsitellään kesälomien jälkeen ja elokuun lopussa olemme tarpeen mukaan yhteydessä vastanneisiin toimittajiin kahdenvälisten markkinavuoropuheluiden merkeissä. Tämä ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai kutsu neuvottelumenettelyyn, eikä ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Tällä tietopyynnöllä kartoitetaan markkinoilla olevia ratkaisuja Helsingin kaupunginarkiston arkistotietojärjestelmäksi eikä se velvoita Helsingin kaupunginarkistoa toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdollisiin tietopyyntöön liittyviin esittelytilaisuuksiin osallistumisesta. Helsingin kaupunginarkisto on Helsingin kaupunginkanslian alaisuudessa toimiva arkisto, joka toimii koko Helsingin kaupunkiorganisaation keskuspäätearkistona. Kaupunginarkisto vastaanottaa, ylläpitää ja konservoi koko kaupunkihallinnon piirissä muodostuvaa pysyvästi säilytettävää asiakirja-aineistoa, joka on arkistointivaiheeseen siirryttyään luovutettu kaupunginarkiston haltuun. Kaupunginarkiston nykyiseen arkistotietojärjestelmään on luetteloitu 1770 uniikkia arkistonmuodostaja, jotka sisältävät yhteensä 28 000 arkistosarjaa ja 260 000 arkistoyksikköä. Digitoituine aineistoineen nykyinen arkistotietojärjestelmä sisältää 9 teratavua tietoaineistoja. Analogista aineistoa kaupunginarkistossa on tällä hetkellä 19 hyllykilometriä, mikä tekee Helsingin kaupunginarkistosta kansallisella tasolla yhden Suomen suurimmista päätearkistoista. Hankinnan kohteena olevassa arkistotietojärjestelmässä hallinnoidaan kaupunginarkiston analogisten aineistojen kuvailu- ja sijaintitietoja, tallennetaan ja julkaistaan kaupunginarkiston digitoimia analogisia tietoaineistoja, käsitellään tutkijasalin analogisen aineiston tilaukset sekä rekisteröidään kaupunginarkistolle tulevat aineistoluovutukset. Toimittajien on hyvä huomioida, että hankinnan kohteena ei ole syntysähköisten aineistojen pysyväis- ja pitkäaikaissäilyttämiseen tarkoitettu järjestelmä vaan hankinnan kohde on tarkoitettu analogisessa muodossa säilytettävien asiakirjojen hallinnoimiseen ja kuvailuun. Syntysähköisten aineistojen arkistoimiseen kaupungilla on jo käytössä erillinen järjestelmä. Järjestelmältä odotetut toiminnalliset ja tekniset ominaisuudet - Arkistotietojärjestelmäksi haetaan valmistuotepohjaista SaaS-palvelua. - SaaS-palvelun toteutuksen tulee perustua yleisesti käytettyihin standardeihin ja järjestelmäriippumattomiin rajapintoihin ja sen tulee toimia osana olemassa olevaa teknistä ja toiminnallista ympäristöä. - Järjestelmän palvelimet tulee sijaita EU-alueella. - Järjestelmä tukee integraatioita (tietojen tuonti ja vienti muista järjestelmistä). - Järjestelmä on selainpohjainen. - Järjestelmän saavutettavuus täyttää laissa digitaalisten palveluiden tarjoamisesta 306/2019 ja WCAG 2.1 (tai uudempi) AA-tason asetetut vaatimukset. - Järjestelmä tukee Active Directory -pohjaista kertakirjautumista. - Järjestelmä tukee arkistoaineistojen kuvailussa tunnettuja formaatteja (esimerkkinä EAD3 -kuvailustandardi sekä arkistoissa pitkään käytössä ollut ABC-kaava) - Järjestelmään pystytään kuvailemaan kaikki kaupunginarkistossa säilytettävän analogisen aineiston kuvailutiedot ml. aineistojen sijaintitiedot asiakirjakuvailutason tarkkuudelle asti (kuvailutasojen hierarkia: arkistonmuodostaja-pääsarja-sarja-arkistoyksikkö-asiakirja) - Järjestelmään voidaan tallentaa tiedostoja - Kuvailutietojen ja tiedostojen julkisuutta pystytään hallinnoimaan järjestelmässä. - Järjestelmässä on toiminallisuudet, jotka mahdollistavat asiakkaille analogisten aineistojen tilaamiseen (tutkijasaliin) ja henkilökunnalle tilausten käsittelyn (pl. fyysisten aineistojen hakeminen). - Järjestelmässä on erilliset näkymät sisäisille (henkilökunta) ja ulkoisille (asiakkaat) käyttäjille. - Järjestelmässä hallinnoidaan kaupunginarkistolle tulevia arkistoluovutuksia. - Järjestelmä pystyy tuottamaan tilastotietoja sisältämistään aineistoista ja käsittelemistään prosesseista (esim. tilaukset ja sähköisten aineistojen katselut/lataukset) - Järjestelmässä on rooliperusteinen oikeuksienhallinta, jonka avulla voidaan määritellä roolikohtaisesti oikeudet aineistoihin ja toiminnallisuuksiin. Yllä kuvattujen toiminallisten ja teknisten ominaisuuksien lisäksi hankinnan kohteena olevaan kokonaisuuteen sisältyvät järjestelmän toimittajan tarjoamat asiantuntijapalvelut, jotka liittyvät esimerkiksi mahdollisiin aineistomigraatioihin ja –integraatioihin (esim. Finna, FINTO sekä mahdolliset kaupungin käytössä olevat järjestelmät) sekä Helsingin tarpeisiin tehtävään järjestelmän kehitystyöhön. Mahdollisessa siirtymisessä uuteen järjestelmään tulee vanhaan järjestelmään tallennetut metatiedot sekä tiedostomuodossa tallennetut aineistot viedä uuteen järjestelmään. Vanhan järjestelmän metatiedot ja muut arkistorakenteet siirretään rakenteisena JSON-muotoisena tiedostopakettina. Kutsumme kaikki kiinnostuneet markkinatoimijat mukaan vuoropuheluun. Vuoropuhelu toteutetaan kirjallisesti siten että vuoropuheluun osallistuvat toimittajat lataavat liitteen Arkistotietojärjestelmä, tietopyynnön vastauspohja toimittajille ja vastaavat sen kysymyksiin. Saadut vastaukset käsitellään kesälomien jälkeen ja elokuun lopussa olemme tarpeen mukaan yhteydessä vastanneisiin toimittajiin kahdenvälisten markkinavuoropuheluiden merkeissä.