Inarin kunnan tilavarausjärjestelmä

Hankinnan kohteena on Inarin kunnan käyttöön tuleva tilavarausjärjestelmä sekä verkkokauppa, joka mahdollistaa lipunmyynnin liikuntapaikkoihin sekä kulttuuritapahtumiin. Tavoitteena on, että hankittava järjestelmä: 1. Parantaa palvelua kuntalaisille, sillä varattavat tilat, vuorot ja venepaikat tulevat entistä paremmin tarjolle sekä ovat helposti löydettävissä. 2. Tuo tehokkuutta ja parantaa saatavuutta maksamiseen, kun tilat, venevuorot ja liikuntavuorot sekä lipputuotteet tulevat myyntiin verkon kautta. 3. Parantaa tilojen hallintaa sekä kohottaa niiden käyttöastetta. 4. Vähentää käsin kirjausta ja automatisoi tila- ja lipputuotteiden myyntiä. Inarin kunnassa on 7 125 asukasta, jotka jakautuvat useaan kylään: Inarin kirkonkylälle (783), Ivaloon (3 247), Saariselälle (323), Nellimiin ja Sevettijärvelle, Kaamaseen ja Lemmenjoelle. Kunnan vuokrattavat tilat ja liikuntapaikat sijaitsevat pääasiassa Inarissa ja Ivalossa, satamapaikkoja lukuun ottamatta. Hankinnan kohteena on Inarin kunnan käyttöön tuleva tilavarausjärjestelmä ja verkkokauppa. Hankittavan järjestelmän kautta tehdään ja laskutetaan tilavarauksia, myydään kerta- ja kuukausilippuja ja siinä on oltava vaaditut rajapinnat ja integraatiot verkkomaksu-, laskutus-, kulunvalvonta- ja infonäyttöjärjestelmiin. Lisäksi järjestelmästä tulee löytyä kattavat käyttöoikeuksien ja raportoinnin hallintatyökalut. Tilavarausjärjestelmä näyttää reaaliaikaisen varaustilanteen erityyppisissä kohteissa. Järjestelmän tulee mahdollistaa tilojen itsenäinen varaaminen ja maksaminen, liikunta- ja kulttuuritoimen lippujen ostaminen (kertaliput, liikuntapassit, uimakoulu ja tapahtumat) sekä venepaikkojen varaamisen ja maksamisen. Inarin kunnan käytössä on Ceepos-kassajärjestelmä, johon tilavarausjärjestelmän ja verkkokaupan maksut ohjautuvat. Ceepos-kassajärjestelmän kautta maksut ohjataan edelleen kunnan taloushallinnon järjestelmään. Tilavarausjärjestelmä mahdollistaa integraation myötä asiakkaan vahvan tunnistautumisen ja maksamisen. Jatkuvien varausten osalta tilaajalla tulee olla mahdollisuus saada tilavarausjärjestelmästä varausten laskutusaineisto, joka voidaan edelleen ohjata kunnan taloushallinnon järjestelmään. Kunnan tilat ovat toistaiseksi maksuttomia yleishyödyllisille yhdistyksille. Tilavarausjärjestelmään tulee voida tehdä varauksia myös ilman laskutus/maksutoimintoa, mutta varaamisen edellytys tulee olla vahva tunnistautuminen. Kunnan alueen eri kohteissa on käytössä Iloq 5 lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmä. Tilavarausjärjestelmässä tulee olla joko valmis tai rakennettavissa oleva integraatio Iloq5-järjestelmään, niin että käyttäjä saa varauksen tehdessään itselleen kulkukoodin, jolla kulkeminen eri tiloihin onnistuu sujuvasti. Samaa toimintaperiaatetta toivotaan myös kertalippujen ja liikuntapassien osalta. Lisäksi käytössä on Hellewi-kansalaisopiston kurssijärjestelmä, jonka tulisi olla rajapinnan kautta yhdistettävissä tilavarausjärjestelmään päällekkäisten tilavarausten minimoimiseksi. Inarin kunnassa on 7 125 asukasta, jotka jakautuvat useaan kylään: Inarin kirkonkylälle (783), Ivaloon (3 247), Saariselälle (323), Nellimiin ja Sevettijärvelle, Kaamaseen ja Lemmenjoelle. Yhteensä varattavia tiloja tulee järjestelmään arviolta 40 kappaletta. Venepaikkoja löytyy kunnan viidestä satamasta yhteensä 452 kappaletta. Kunnan vuokrattavat tilat ja liikuntapaikat sijaitsevat pääasiassa Inarin kirkonkylällä ja Ivalossa, satamapaikkoja lukuun ottamatta. Tilavarausjärjestelmää ja verkkokauppaa käyttävät ensisijaisesti Inarin kunnan asukkaat, mutta myös muiden kuntien asukkaat sekä matkailijat. Tilavarausjärjestelmän kokonaisuus kilpailutetaan hankintaneuvottelun kautta. Liitteenä olevassa alustavassa tarjouspyynnössä on hankinnan kohteen kuvaus avattu mahdollisimman laajasti. Vaaditut ominaisuudet on lueteltu, jotka toimittajan on täytettävä. Inarin kunta pyytää jättämään kirjallisen tarjouksen sähköisen järjestelmän kautta. Tilaaja pisteyttää tarjoukset, ja niiden perusteella pyydetään valitut toimittajat neuvotteluun. Neuvottelujen jälkeen Inarin kunta lähettää lopullisen tarjouspyynnön neuvottelumenettelyyn kutsutuille toimittajille. Liitteet: Liite 1. Alustava tarjouspyyntö määrittelee hankinnan kohteen kriteerit tarkemmin sekä rajapintaa ja integraatiota vaativien järjestelmien ja kokonaisuuksien vaatimukset. Alustavaan tarjouspyyntöön on kirjattu vertailu ja kriteerit toimittajalle. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden valita tilavarausjärjestelmän osiot, jotka tulevat toteutukseen, vaikka ne olisivat merkittävästi suppeammat kuin alustavassa tarjouspyynnössä on kuvattu.