Suomen messuosaston suunnittelu ja toteuttaminen Grüne Woche -messutapahtumaan Berliinissä 17.-26.1.2025

Hankinnan kohteena on Euroopan suurin elintarvikealan tapahtuma Grüne Woche Berliinissä 17.-26.1.2025, johon haemme tällä kilpailutuksella yhteistyökumppania ja tapahtumarakentamisen asiantuntijaa suunnittelemaan ja rakentamaan Suomen messuosasto ja puitteet siihen liittyville oheistapahtumille. Messujen aikana on tarkoitus järjestää oheisohjelmana kutsuvierasilta, jonka kohderyhmänä mm. kotimaiset ja ulkomaiset näytteilleasettajat sekä elintarvikesektorin sidosryhmät, tavoitteena yhteistyön tiivistäminen sekä Suomen maabrändin vahvistaminen. Kouvola Innovation Oy pyytää tarjouksia Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön (ja sen liitteiden) mukaisesti messurakentamisen suunnittelusta ja rakentamisesta. Hankintasopimuksen tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella kokonaispalveluna ratkaisu, joka sisältää seuraavat asiat: • Suomen messuosaston suunnittelu • Messuosastoon liittyvien tarvittavien teknisten ja palvelutilausten tekeminen • Messurakenteiden ja teknisten tilausten sekä mahdollisten messuosastolla käytettävien laitevuokrien laskutus tapahtuman osallistujilta (näytteilleasettajilta) • Messuosaston rakentaminen ja purkaminen sille varatulle paikalle • Tarjouksen tulee sisältää mahdolliset toteuttamisen vaatimat rakenteiden tai laitteiden kuljetukset • Messupaikkojen myynti yhteisosastolta tapahtumaan osallistuville organisaatioille yhteistyössä Kouvola Innovationin asiantuntijoiden kanssa • Asiantuntijapalvelu messuosastoon liittyen tapahtuman aikana 17.-26.1.2025 Berliinissä sovitusti • Palvelun tarjoaja osallistuu seuraaviin yhteistyötehtäviin yhdessä Kouvola Innovationin asiantuntijoiden kanssa: messuosaston markkinointityö, messuja koskeva ohjeistus näytteilleasettajille, sidosryhmäpalaverit Taustaa Kouvola Innovation on solminut yhteistyösopimuksen Maa- ja metsätalousministeriön, Maa- ja metsä-taloustuottajain keskusliitto ry:n sekä Svenska Lantbruksproducenternas Centralförbund SLC r.f:n kans-sa Suomen näkyvyyden rakentamiseksi Euroopan suurimpaan elintarvikealan tapahtumaan Grüne Wochelle Berliiniin 17.-26.1.2025. Maa- ja metsätalousministeriön tuella on Messe Berliniltä varattu alustavasti 110 neliötä messutilaa, johon Suomen messuosasto rakennetaan. Messuille on tarkoitus löytää osallistujiksi maataloustuottajia, elintarvikealan ja matkailun yrityksiä, matkailu- ja kehittäjäorganisaatioita sekä oppilaitoksia. Osa osallistujista on jo tiedossa, osa on tarkoitus löytää vielä alkusyksyn aikana. Mukaan pyritään saamaan ainakin 20 osallistujaa Suomesta. Suomen messuesiintymistä rahoittavat paitsi sopimuksen solmineet yhteistyökumppanit, myös tapahtumaan osallistuvat yritykset. Hankinnan kohteena on Suomen messuosaston suunnittelu ja toteuttaminen Grüne Woche -messutapahtumaan Berliinissä 17.-26.1.2025. Hankintasopimuksen tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella kokonaispalveluna ratkaisu, joka sisältää seuraavat asiat: • Suomen messuosaston suunnittelu tapahtumaan maa- ja metsätalousministeriön määrittelemä Suomen näkyvyyttä koskeva visuaalinen ohjeistus huomioiden. Ohjeistus löytyy osoitteesta https://toolbox.finland.fi/brand-identity-guidelines/ . Suunnitelman odotetaan olevan valmis marraskuun 2024 loppuun mennessä. • Messuosastoon liittyvien tarvittavien teknisten ja palvelutilausten tekeminen Messe Berliniltä (esimerkiksi mahdollinen kylmäkontti ja jääkaapit sekä muut laitteet elintarvikkeiden säilytykseen ja esillepanoon). • Messurakenteiden ja teknisten tilausten sekä mahdollisten messuosastolla käytettävien laitevuokrien laskutus tapahtuman osallistujilta, noin 20 osallistujaa. • Messuosaston rakentaminen ja purkaminen sille varatulle paikalle Berliinissä ns. avaimet käteen -periaatteella. Lisätiedot: - Grüne Woche järjestetään Berliinissä Saksassa 17.-26.1.2025. Osoite: Messe Berlin GmbH, Messedamm 22, 14055 Berlin, Germany - Messuosaston koko on maksimissaan 110 neliötä. Messuosasto sijoittuu messuhalliin muiden Pohjoismaiden maaosastojen vieressä - Messuosaston rakennus alkaa 13.1.2025 ja päättyy 16.1. klo 12.00. Messuosaston purku 26.1. klo 18.00 - 28.1.2025. Messut ovat avoinna joka päivä klo 10-18 pois lukien 24.1., jolloin messut ovat auki klo 10-20 • Tarjouksen tulee sisältää mahdolliset toteuttamisen vaatimat rakenteiden tai laitteiden kuljetukset • Messupaikkojen myynti yhteisosastolta tapahtumaan osallistuville organisaatioille yhteistyössä Kouvola Innovationin asiantuntijoiden kanssa syyskuun 2024 aikana (työaika n. 5h/vko). • Asiantuntijapalvelu messuosastoon liittyen tapahtuman aikana 17.-26.1.2025 Berliinissä sovitusti (verkostoituminen ja kontaktit messuorganisaation edustajiin tapahtuman aikana paikan päällä yhdessä muiden toimijoiden kanssa), sisältäen asiantuntijan majoitus- ja matkakulut • Palvelun tarjoaja osallistuu seuraaviin yhteistyötehtäviin yhdessä Kouvola Innovationin asiantuntijoiden kanssa (työaika n. 5 h/vko): Messuosastojen markkinointityö, messuja koskeva ohjeistus näytteilleasettajille ja sidosryhmäpalaverit