TIETOPYYNTÖ – Taloushallintojärjestelmä SaaS-palveluna

Tämä on tietopyyntö, joka ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tulevaa kilpailutusta varten. Tietopyyntö ei velvoita Rovaniemen kaupunkia (jäljempänä “hankintayksikkö”) toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tietopyynnössä esitetyt tiedot ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja, jotka eivät sido hankintayksikköä. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä ole myöskään edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. HANKINNAN KUVAUS Tällä tietopyynnöllä hankintayksikkö selvittää markkinoilla olevia kokonaisvaltaisia taloushallintojärjestelmiä (myöhemmin ”järjestelmä”) SaaS-palveluna. Palvelun tulee sisältää seuraavat osiot: - kirjanpito, - käyttöomaisuuskirjanpito, - konsernikirjanpito, - talousraportointi- ja tilastointi, - taloussuunnittelu ja -ennustaminen, - myyntireskontra ja myyntilaskutus, - ostoreskontra ja ostolaskujen käsittely, - maksuliikenne ja maksuvalmiussuunnittelu, - kirjanpitomateriaalin arkistointi, - osto- ja myyntilaskujen operaattoripalvelut sekä - integraatiot liittyviin järjestelmiin, - palveluun liittyvät tukipalvelut ja ylläpidon sekä niiden raportoinnin, - käyttöönottoprojektin, - jatkokehityksen sekä - toimittajien hinnoittelun. Tulevalla hankinnalla tavoitellaan kaupungin käyttöön yhtenäistä taloushallinnon järjestelmää, jolla voidaan järjestää 1.1.2026 alkaen kirjanpito, ostolaskujen käsittely, myyntireskontra ja maksuliikenne. Projekti jatkuu tämän jälkeen muiden osioiden käyttöönotoilla. Hankittavalla järjestelmällä haetaan korkeaa automaatioastetta, jolla voidaan vähentää manuaalista työtä ja sen kautta tehostaa taloushallinnon prosesseja kaupunkikonsernissa. Järjestelmäksi haetaan valmiina olevaa tietojärjestelmäkokonaisuutta. Palvelun käyttäjinä tulevat olemaan kaupungin talouspalveluiden ammattikäyttäjät, laskuttajat sekä suuri määrä ostolaskujen käsittelijöitä. Eri käyttäjäryhmille tulee olla omat näkymät tietojärjestelmään, jotka helpottavat käyttäjän työskentelyä esittämällä tarpeelliset tiedot käyttäjälle kohdistettuna. Esimerkiksi toimistosihteeri näkee myyntilaskutuksen ja ostolaskujen käsittelyn moduulit tarpeellisilla oikeuksilla tai laskujen hyväksyjät näkevät ostolaskujen käsittelyn ja raportoinnin moduulit. Järjestelmän tulisi mahdollistaa mahdollisimman automaattiset yhteydet kolmansien osapuolten järjestelmiin. Esimerkiksi • verohallinnon järjestelmään tulisi olla valmius lähettää veroilmoitukset suoraan • toimittajatietojen tarkistus suoraan Yritys- ja yhteisöhausta (ytj:stä) • Laskuaineistoja muodostuu useissa esijärjestelmissä, ja näiden aineistojen siirto ja laskuaineiston muodostus tulisi olla mahdollisimman pitkälle automatisoitu. SaaS-palvelun tulee skaalautua kaupungin organisaatiorakenteisiin ja lainsäädännön tuleviin muutoksiin sekä mahdollistaa vaiheittaisen käyttöönoton ja järjestelmän jatkokehittämisen. SaaS-palvelun toteutuksen tulee perustua yleisesti käytettyihin standardeihin ja järjestelmäriippumattomiin rajapintoihin ja sen tulee toimia osana olemassa olevaa teknistä ja toiminnallista ympäristöä. SaaS-palvelu sisältää toiminnoiltaan vähintään kaksi erillistä ympäristöä; tuotanto sekä testi/koulutusympäristö, jotka ovat perusrakenteeltaan identtiset keskenään. MARKKINAVUOROPUHELUTILAISUUDET: Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdollisiin tietopyyntöön liittyviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin osallistumisesta. Mikäli markkinavuoropuhelutilaisuudet toteutuvat, hankintayksikkö kutsuu enintään kolme (3) toimittajaa markkinavuoropuheluun ja ne toteutetaan suomen kielellä. Hankintayksikkö on varannut seuraavat ajankohdat markkinavuoropuhelutilaisuuteen: • to 20.2.2025 kello 12.00-14.00 • pe 21.2.2025 kello 13.00-15.00 • ti 25.2.2025 kello 14.00-16.00 • to 27.2.2025 kello 12.00-14.00 • pe 28.2.2025 kello12.00-14.00. Markkinavuoropuhelutilaisuuksiin valittuihin toimittajiin otetaan yhteyttä erikseen ja tiedustellaan edellä esitetyistä ajankohdista soveltuvimpia ajankohtia. Tämän jälkeen hankintayksikkö lähettää toimittajille tarkemman aikataulun ja Teams-kokouslinkin. Tietopyynnöllä saadut tiedot ovat luottamuksellisia ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan suunnitteluun ja valmisteluun. Pyydämme toimittajia vastaamaan liitteenä "Tietopyyntö ja tietopyynnön kysymykset" oleviin kysymyksiin ja palauttamaan vastaukset sekä mahdolliset esitteet takaisin 17.2.2024 kello 14.00 mennessä osoitteeseen talous@rovaniemi.fi.