Heili-kirjastojen kirjastojärjestelmän toimittaminen

Etelä-Karjalan Heili-kirjastojen nykyinen kirjastojärjestelmä on vanhentumassa ja kunnilla on tarve hankkia uusi kirjastojärjestelmä. Tavoitteena on siirtää Etelä-Karjalan Heilikirjastojen kokoelmat ja asiakastiedot uuteen järjestelmään. TOIMITUSAIKA JA KÄYTTÖÖNOTTOAIKATAULU Uuden kirjastojärjestelmän käyttöönoton tavoiteaika on vuoden 2024 loppuun mennessä tai sopijapuolten sopimusneuvotteluissa yhdessä päättämä myöhempi ajankohta. Yksityiskohtaisesta toimitusaikataulusta sovitaan sopimusneuvotteluissa ja se sisällytetään toimittajan ja kirjastojen väliseen sopimukseen. SOPIMUSKAUSI Tuki- ja ylläpitopalvelun sopimuskausi on neljä (4) vuotta, jonka aikana tuki- ylläpitopalveluilla on kiinteät hinnat. Tuki- ja ylläpitopalvelun sopimuskausi alkaa kun tilaaja on hyväksynyt käyttöönoton. Sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, hinnankorotusehto sidotaan vahvistettuun työvoimakustannusindeksiin. Hankinnasta tehdyn markkinakartoituksen perusteella kirjastojärjestelmän toimittamiselle löytyi kaksi potentiaalista järjestelmälle asetetut suomen kielen vaatimukset täyttävää tarjoajaa, kaupallinen Axiell Finland Oy ja inhouse -periaatteella toimiva Koha Suomi Oy. Tilaajat eivät ole Koha Suomi Oy:n omistaja-asiakkaita, joten inhouse-hankintaa ei voida soveltaa. Lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisesti hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos lain 40 § 2. mom 2 kohdan mukaan suorahankinnan perusteena on vain yksi toimittaja teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä. Teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Tarjouspyyntö lähetettiin 3.10.2023 Tarjouspalvelu-portaalin kautta rajoitetulla menettelyllä Axiell Finland Oy:lle. Tarjouksen jättämisen määräaikaan 11.10.2023 klo 12.00 mennessä Axiell Finland Oy jätti tarjouksen. Axiell Finland Oy:n tarjouksessa Quria-kirjastojärjestelmän kertaluontoinen perustamiskustannus on 68 425,00 € / krt (alv 0%) ja ylläpitokustannus on 13 723,00 € / kk (alv 0%) ja järjestelmän kehitystyön ja lisäkoulutusten päivähinta on 1 350,00 € / pv (alv 0%). Kustannus jakautuu ennalta määritellyn jakoperusteen mukaisesti yhteishankintaan osallistuneiden kesken. Hinnan arvioitiin olevan järjestelmän ominaisuudet huomioon ottaen kohtuullinen ja vastaavan alan hintatasoa. Lappeenrannan kaupungin hankintapalvelut yhteishankintayksikkönä teki hankintapäätöksen muiden kuntien puolesta (Lappeenranta, Lemi, Luumäki, Parikkala, Rautjärvi, Ruokolahti, Savitaipale, Taipalsaari) lukuun ottamatta Imatraa. Imatra teki oman itsenäisen hankintapäätöksen. Lappeenrannan kaupungin hankintapalveluiden suorahankintapäätöksen mukaisesti ja Imatran kaupungin hyvinvointilautakunnan suorahankintapäätöksen mukaisesti Quria-kirjastojärjestelmä ja sen tuki- ja ylläpitopalvelu hankitaan yritykseltä Axiell Finland Oy. Suorahankinnan perusteena on vain yksi toimittaja teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä.