Siirtymäajan suorahankinta_Kouvolan kaupungin talous- ja palkanlaskennan palveluiden suorahankintailmoitus

Kouvolan kaupunki on päätöksellään (kaupunginhallitus 31.8.2026 § 160) päättänyt hankkia talous- ja palkanlaskennan palvelut suorahankintana nykyistä sopimusta jatkamalla toistaiseksi kunnes kilpailutukset ja niiden kautta laadittavat sopimukset saatetaan voimaan tai mahdolliset omaan toimintaan siirrot on suoritettu. Suorahankinnan tausta: Kouvolan kaupunki on ulkoistanut talous- ja palkanlaskentapalveluiden tuottamisen Kunnan Taitoa Oy:lle 1.1.2012 alkaen. Erilaisten yritysjärjestelyjen ja liiketoimintakauppojen jälkeen palveluntuottajana 31.3.2026 asti on toiminut Numera Palvelut Oy (Sarastia). Numera Oy (ja sen edeltämät yhtiöt) ovat olleet julkisoikeudellisten yhteisöjen omistamia ns. in house -yhtiö, joiden tehtävänä on ollut järjestää ja tuottaa palveluita omistajilleen. Sidosyksikköä on velvoittanut myös hankintalainsäädäntö. Hankintalain uudistamisen myötä sidosyksikköasema on päättynyt. Numeran osalta sidosyksikköaseman katsotaan kuitenkin päättyneen vuoden 2025 loppuun (syinä mm. ulosmyyntirajojen ylittyminen ja KHO:n päätös 2250/2025). Numera Palvelut Oy (Sarastia) siirsi kunta-asiakkaiden talous- ja palkkaliiketoiminnot liiketoimintakaupalla Administer Groupille 1.4.2026. Nykyinen palveluntuottaja on Sarastia Oy, joka on osa Administer Groupia. Koska kyseessä on merkittävä tukipalvelujen tuottamisen kokonaisuus sekä euromäärällisesti, että vaikuttavuudeltaan, päädyttiin loppuvuodesta 2025 hankkimaan ulkopuolinen asiantuntijaselvitys eri vaihtoehdoista talous- ja palkanlaskentapalveluiden tuottamiselle. Asiantuntijaselvitys käynnistyi helmikuun lopussa 2026 ja asiantuntijaselvityksen loppuraportti vastaanotettiin 10.4.2026. Tämän jälkeen selvitystyötä jatkettiin omana työnä ja asia tuotiin kaupunginhallituksen päätettäväksi 31.8.2026 § 160. Kaupunginhallituksen päätöksellä Kouvolan kaupunki on päättänyt hankkia taloushallinto- ja palkanlaskentapalvelut suorahankintana nykyisen palvelusopimuksen mukaisesti Sarastia Oy:ltä siihen asti kunnes kilpailutukset ja niiden kautta laadittavat sopimukset saatetaan voimaan tai mahdolliset omaan toimintaan siirrot on suoritettu. Kyseessä on hankintalain 40 §:n 2. momentin 4 kohdan mukainen suorahankinta, jossa sopimuksen tekeminen ja tässä tapauksessa sopimuksen jatkaminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Kaupunginhallitus päätti jatkaa talouspalveluiden tuotantotapana ulkoistettua palvelua ja käynnistää palvelutuotannon kilpailutuksen valmistelun, sekä käynnistää palkanlaskentapalvelujen ottamisen kaupungin omaksi toiminnaksi. Kouvolan kaupunki hankkii taloushallinto- ja palkanlaskentapalvelut hankintalain mukaisena suorahankintana nykyisen palvelusopimuksen mukaisesti Sarastia Oy:ltä siihen asti, kunnes kilpailutukset ja niiden kautta laadittavat sopimukset saatetaan voimaan tai mahdolliset omaan toimintaan siirrot on suoritettu. Palvelujen suorahankinta siirtymäaikana Kouvolan kaupungin taloushallinnon ja palkanlaskennan palvelukokonaisuus hankitaan Sarastia Oy:ltä, joka on osa Administer Groupia. Palvelukokonaisuus on siirtynyt liiketoimintakaupan myötä sopimussiirtona aiemmin sidosyksikköaseman omaavalta Numera Palvelut Oy:ltä uuden kumppanin (Sarastia Oy) toiminnaksi. Koska sidosyksikköasema on poistunut, on kyseessä hankintalain soveltamisalaan kuuluva hankinta, johon muodostuu kilpailutusvelvoite kaupungille. Kouvolan kaupungin on kuitenkin järjestettävä palvelunsa tarkoituksenmukaisesti ja kaupungin perustoimintaa vaarantamatta ja lakisääteisten toimintojensa turvaamiseksi. Tämä edellyttää olemassa olevan palvelukokonaisuuden ylläpitämistä ja palvelusopimuksen jatkamista siihen asti, kunnes osa palveluista on siirretty osaksi omaa palvelutuotantoa ja osa kilpailutettu hankintalain määräysten mukaisesti. Talous- ja palkanlaskentapalvelut järjestelmineen tulee kyetä ylläpitämään keskeytyksettä edessä olevista palvelun uudelleenjärjestelyistä huolimatta. Kyseessä on laaja, kriittinen, keskeinen ja välttämätön palvelukokonaisuus, jota ei ole mahdollista siirtää tai korvata ilman merkittävää valmistelua ja hallittua siirtymää. Siirtymävaiheessa palvelujen jatkuvuuden turvaaminen edellyttää, että käytössä oleva palvelu- ja järjestelmäkokonaisuus säilyy hallitusti nykyisellä toimittajalla siirtymän aikana, jotta vältetään merkittävät toiminnalliset häiriöt. Arvio ei perustu markkinoilla olevien vaihtoehtoisten palveluntarjoajien puuttumiseen, vaan siihen, että kokonaisuuden hallittu siirtäminen toiselle toimijalle ei ole toteutettavissa välittömästi ilman merkittävää riskiä palvelujen jatkuvuudelle. Suorahankinta tehdään siirtymäajaksi koskien talous- ja palkanlaskentapalveluita. Hankintayksikkö toteaa, että siirtymäjärjestelyn kestoon vaikuttaa olennaisesti se, että on kyse laajasta palvelukokonaisuudesta, jossa muutoksen hallinta, jatkuvuus, tietoturva, tiedonsiirrot sekä operatiivinen siirtymä on toteutettava hallitusti. Palvelun laajuus huomioiden siirtymäajan arviointi on haastavaa. Tavoitteena on toteuttaa kilpailutus vuoden 2027 aikana. Omaan tuotantoon siirtoa suunnitellaan vuoden 2027 aikana. Numera Palvelut Oy:n ja Administer Oy:n välinen liiketoimintakauppa ja sen ennakointi ei aikataulullisesti ole antanut mahdollisuutta siihen, että Kouvolan kaupunki olisi kilpailuttanut tai siirtänyt omaan tuotantoon ennakoivasti kyseiset palvelukokonaisuudet. Kouvolan kaupunki reagoi syksyllä 2025 nopeasti liiketoimintakaupan myötä vaadittavien lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen aloittamalla selvittämään toimintojensa järjestämistavat. Näin ollen kaupunki on reagoinut tilanteeseen ja käynnistää tarvittavat toimet mahdollisimman pian kilpailutuksen ja oman toiminnan järjestelyjen toteuttamiseksi. Lisäksi sopimuksen tekeminen ja tässä tapauksessa jatkaminen on ehdottoman välttämätöntä kaupungin lakisääteisten toimintojen turvaamiseksi.