TIETOPYYNTÖ/ENNAKKOILMOITUS: Asianhallinnan järjestelmä kuntien tarpeisiin

LapIT Oy on Lapin ja Koillismaan kuntien, kuntayhtymien ja kunnallisten osakeyhtiöiden omistama IT-yhtiö, joka tuottaa kokonaisvaltaisia tietohallinto- ja IT-palveluja. Yhtiömme päätoimipiste sijaitsee Rovaniemellä. LapIT harkitsee asianhallinnan järjestelmän kilpailuttamista ja tarjoamista omistaja-asiakkailleen. Hankinta tulisi ennakkotietojen perusteella kattamaan asianhallintaratkaisun kokonaispalveluna, käyttöönottoineen ja käyttäjäkoulutuksineen sekä migraatiot vanhoista järjestelmistä. Alustavissa keskusteluissa omistaja-asiakkaiden kanssa, ratkaisun toiminnallisiksi vaatimuksiksi on tunnistettu mm. asianhallinta, viranhaltijapäätösten laatiminen ja hallinta, sähköinen allekirjoittaminen, sähköinen kokoushallinta ja päätösten julkaisu, sopimushallinta, sekä tiedonohjaus. Asianhallintaratkaisun on noudatettava SÄHKE2-suosituksia. LapIT pyytää halukkaita potentiaalisia tarjoajia osallistumaan vuoropuheluun. Markkinavuoropuheluun otamme lähtökohtaisesti ne tarjoajat, jotka täyttävät vähintään seuraavat kriteerit: - Toimittajalla tulee olla vähintään 2 referenssiä ratkaisusta kunta-asiakkaille. Referenssinä ilmoitettujen järjestelmien tulee olla ollut tuotantokäytössä vähintään 2 vuotta. - Ratkaisun tulee noudattaa korkeaa tietoturvaa ja tietojen täytyy sijaita EU/ETA-alueella. - Tarjoajan tulee tarjota käyttöönoton tukea ja jatkuvan palvelun tukea suomen kielellä. Tarjoajan tulee liittää ilmoittautumiseensa kuvaus palvelustaan suomeksi. Tarjoajan tulee toimittaa esittelyt vähintään kahdesta referenssitoimituksesta yllä ilmoitetun mukaisesti. Halukkaat osallistujat voivat ilmoittautua vuoropuheluun ilmoittamalla siitä sähköpostitse [yhteystieto: katso alkuperäinen ilmoitus] 15.12.2024 mennessä. Tarkoituksena on aloittaa markkinavuoropuhelut tammikuussa 2025. LapIT valitsee kuvausten perusteella valitsemansa toimittajat markkinavuoropuheluun. LapIT varaa oikeuden rajata markkinavuoropuheluun osallistuneiden määrää. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei vaikuta mitenkään tarjoajan asemaan mahdollisessa tulevassa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuhelu toteutetaan suomen kielellä. Kaikki markkinavuoropuhelussa esitetty ja sen aikana käydyt keskustelut ovat alustavia, eivätkä sido LapIT Oy:tä tai tarjoajaa. Markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö vaan tietopyyntö/kutsu markkinavuoropuheluun. Tämä ennakkotietoilmoitus ei sido tilaajaa hankintaan, varsinainen hankintailmoitus julkaistaan mahdollisesti myöhemmin. Päätös mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään myöhemmin.