Tietoliikennepalvelut sopimuksen määräaikainen jatkaminen

Telia Finland Oyj ("Telia") toimii Kanta-Hämeen hyvinvointialueen ("KHHVA") tietoliikennepalveluiden sopimustoimittajana Sarastia Oy:n laajennettua yhteishankintasopimustaan ja sisällytettyään KHHVA:n yhteishankintasopimukseen. Yhteishankintasopimus kattaa kaikki tietoliikennepalveluiden oleelliset palvelut, sekä näihin liittyvät valvonta- ja hallintapalvelut. Telia tuottaa tietoliikennepalveluita KHHVA:lle kokonaispalveluna, sisältäen seuraavat kokonaisuudet: Ulkoiset tietoliikenneyhteydet Toimipaikkojen välisistä tietoliikenneyhteyksistä Verkon aktiivilaitteista (kytkimet ja Wlan-tukiasemat) Verkon ja aktiivilaitteiden ylläpito Etäyhteyspalvelut Käytössä oleva sopimus on otettu hyvinvointialueelle käyttöön 2023 alussa toiminnan käynnistymisen myötä. Sopimus ja voimassa oleva yhteistyö Telian kanssa on mahdollistanut koko hyvinvointialueelle yhdenmukaisen tietoliikenneverkkoympäristön toteuttamisen. Yhtenäistäminen on loppusuoralla ja valmistuu 2024 vuoden loppuun mennessä. Tämän myötä on mahdollista lähteä kilpailuttamaan uusi sopimus hyvinvointialueen kokonaistoimintalaajuudelle. Kanta-Hämeen hyvinvointialue on aloittanut uuden kilpailutuksen valmistelun. Kilpailutuksen valmistelua ei ollut mahdollista aloittaa aikaisemmin, koska hyvinvointialueen tietoliikenneinfrastruktuurin yhtenäistäminen oli vielä kesken. Hyvinvointialueen toiminnan keskiössä oli aluksi erillisten kuntien tietoliikennepalvelujen yhdistäminen yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Yhtenäistäminen on ollut välttämätöntä, jotta hyvinvointialueelle voidaan luoda yhdenmukainen ja hallittava toimintaympäristö. Ilman tätä valmista toimintaympäristöä kilpailutuksen kohdetta ja palvelutarpeita ei olisi voitu määritellä tarkasti ja riittävän kattavasti. Kilpailutuksen aloittaminen ennen infrastruktuurin yhtenäistämistä olisi vaarantanut hyvinvointialueen operatiivisen toimintakyvyn, koska selkeä ja yhdenmukainen pohja puuttui. Keskeneräinen järjestelmä olisi lisännyt riskiä, että kilpailutukseen sisältyy virheellisiä tai puutteellisia vaatimuksia, mikä olisi voinut johtaa häiriöihin palvelujen jatkuvuudessa ja toteuttamisessa ja toiminnan tehokkuudessa. Lisäksi tämä olisi voinut johtaa virheellisiin kilpailutuskriteereihin ja aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia. Kun tietoliikennepalveluiden harmonisointi saadaan päätökseen vuoden 2024 loppuun mennessä, on mahdollista valmistella kilpailutus tarkasti ja toteuttaa se hyvinvointialueen kokonaistarpeita vastaavaksi. Suorahankinnan perustelut Suorahankinta on tehty julkisista hankinnoista annetun lain 40 §:n 4- kohdan perusteella. Hankintayksikön käsityksen mukaan tässä tapauksessa sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Sosiaali- ja terveystoimen sekä pelastustoimen palveluiden järjestämisvastuu siirtyi kansallisen lainsäädännön mukaisesti hyvinvointialueelle 1.1.2023 lukien. Kanta-Hämeessä tämä aiheutti laajan tarpeen yhtenäistää tietojärjestelmiä ja tietohallintoa ja valmistella mm. yhteisiä tietoliikenteen ratkaisuja. Kanta-Hämeen hyvinvointialueelle erilaisia tietojärjestelmiä ja -hallintoa luovutti 11 kuntaa ja 4 kuntayhtymää. Eri järjestelmien yhtenäistämistyö on ollut työlästä, hidasta ja on edelleen kesken. Yhtenäistämistyö on vaatinut monia kiireellisiä toimenpiteitä ja monimutkaisia ratkaisuja, jotta on voitu varmistaa häiriötön toiminta ja sujuva palveluiden tuottaminen hyvinvointialueen asiakkaille. Kansallisen lainsäädännön voimaantulo, johon hyvinvointialueen toiminta perustuu, on ollut hankintayksiköstä riippumaton tapahtuma eikä tähän ole ollut mahdollisuuksia vaikuttaa. Samoin Kanta-Hämeen hyvinvointialueelle toimintaa, sopimuksia ja tietojärjestelmiä luovuttavien organisaatioiden lukumäärä on ollut merkittävä ja vaikeuttanut yhtenäistämistyötä. Tämäkin on ollut hankintayksikön näkökulmasta sellainen seikka, johon hankintayksikkö ei ole voinut vaikuttaa. Hajanaisen tietohallintorakenteen yhtenäistäminen on tullut järjestää kiireellisesti, sillä häiriötön toiminta on edellyttänyt kaikkien järjestelmien uudelleen organisoimista vastaamaan hyvinvointialueen tarpeita. Kunnilta siirtyneen tietohallinnon hajanaisuus ja siihen liittyvä kiire ovat olleet hankintayksikölle ennalta arvaamattomia haasteita, jotka ovat syntyneet lainsäädännön tuomista vaatimuksista ja aikarajoista. Lisäksi on tärkeää huomata, että tietojärjestelmien keskeinen rooli työn tekemisessä ja hyvinvointialueen palveluiden järjestämisessä on edellyttänyt jatkuvaa ja häiriötöntä toimintaa. Tämä koskee luonnollisesti myös tietoliikenteen järjestämistä. Ilman pikaista sopimista jatkosta nykyisen toimittajan kanssa hyvinvointialueen toiminta vaarantuisi. Jatkosopimuksen tekeminen on siten välttämätöntä.