Tapahtumatuotantopalvelut

Tämä on jälki-ilmoitus liittyen hankintailmoitukseen 446157 Tapahtumatuotantopalvelut. Oulun yliopisto (jäljempänä hankintayksikkö tai Tilaaja) hankki palveluntuottajan toteuttamaan tapahtumatuotantoja Suomessa järjestettäviin tapahtumiin. Puitejärjestelyyn valitaan enintään yksi (1) puitetoimittaja. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Palveluntuottajalle yksinoikeutta myydä Palvelua Tilaajalle. Hankintojen määrät ja niiden kustannukset vaihtelevat vuosittain järjestettävien tapahtumien määrän ja niiden luonteen mukaisesti (livetapahtumat, hybriditapahtumat, verkkotapahtumat). Tapahtumia järjestetään sekä Tilaajan tiloissa että muualla, kuten Messukeskuksessa Helsingissä tai Seinäjoki-areenan tiloissa Seinäjoella. Palveluntuottajan tehtäviin kuuluu tapahtuman sisällön ja toteutuksen suunnittelu yhdessä Tilaajan kanssa sekä tapahtuman tuottaminen joko livetapahtumana, hybriditapahtumana tai kokonaan verkossa järjestettävänä tapahtumana. Palveluntuottajalla on kokonaisvastuu tuotantojen etenemisestä, sujuvuudesta ja loppuun viemisestä. Palveluntuottaja suunnittelee ja tuottaa esimerkiksi tapahtumapaikkojen kalustuksen, somistuksen sekä erikseen niin sovittaessa tekniikan ja kenraaliharjoitukset. Palveluntuottaja huolehtii tapahtumatuotantoa varten järjestettävistä palavereista ja yhteydenpidosta kaikkien tuotantoon kuuluvien kanssa. Palveluntuottajan tulee pystyä erikseen niin sovittaessa suunnittelemaan tapahtuman visuaalinen ilme ja tuottamaan sitä varten tarvittavat materiaalit (esimerkiksi tapahtumakartat, bannerit, kuvat, videot, animaatiot), jotka Tilaaja hyväksyy. Palveluntuottaja aikatauluttaa tuotannon, hankkii toteutukseen tarvittavan kaluston (kuten nosturit) ja kalusteet, alihankintana toteutettavat osa-alueet ja vastaa tapahtumaan vaadittavista viranomaisluvista sekä turvallisuussuunnitelmista.