Oulun Keskustakirjaston kahvila-ravintolapalveluiden käyttöoikeussopimus

Keskustakirjasto Saari Oulun kaupungin pääkirjasto on ollut Oulun suosituin vapaa-ajan käyntikohde ja kaupungin kulttuuritarjonnan kannalta keskeisimpiä rakennuksia. Vuosittain kirjastossa on käynyt ennen remonttia noin 700 000 asiakasta ja siellä järjestetään noin 600 tapahtumaa ja opastusta vuosittain. Remontti on alkanut vuonna 2022 suurella väistömuutolla ja jatkuu vuoden 2025 loppupuolelle. Uusi nimi tulee olemaan Keskustakirjasto Saari. Lasten kulttuurikeskus tullaan sijoittamaan Keskustakirjasto Saaren yleisölle avattavaan neljänteen kerrokseen. Lisäksi Keskustakirjasto Saaren toimijoiksi on tulossa Oulun kaupungin yhteisötoiminta ja muita yhteistyökumppaneita. Keskustakirjasto Saaren avaaminen on arvioitu tapahtuvan marraskuussa 2025. Odotettavissa on, että kävijämäärät, tapahtumat ja tilaisuudet tulevat kasvamaan, kun Keskustakirjasto Saari avataan. Alustavasti kirjaston aukioloajat ovat ma-pe 8:00 – 20:00, la 9:00 – 16:00 ja su 10:00 – 16:00. Kirjasto on auki lähes vuoden jokaisena päivänä. Kahvila- ja ravintolapalvelut Keskustakirjasto Saaressa Oulun kaupunki/Sivistys- ja kulttuuripalvelut kilpailuttaa kahvila-ravintolapalvelut tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kyseessä on käyttöoikeussopimus tilasta (kahvila- ja ravintolatilat) ja kahvila- ja ravintolapalvelun järjestämisestä Keskustakirjasto Saaressa. Kahvila-ravintolapalvelun tuottajalla tulee olemaan yksinoikeus Keskustakirjasto Saaren kahvila-ravintolapalvelun järjestämiseen. Kaikki käyttäjät ja tilojen varaajat käyttävät kahvila-ravintolapalveluja eri tilaisuuksissa yms. valitulta palveluntuottajalta. Toiminta mainitaan talon käyttämis- ja järjestyssäännöissä ja on sitova kaikkien sisäisten toimijoiden ja ulkopuolisten tilavaraajien kesken. Palveluntuottaja järjestää kahvila- ja ravintolatilassa kevyen lounastarjoilun ja ajanmukaisia kahvilaelämyksiä vähintään maanantaista lauantaihin. Kahvilan aukioloaika on vähintään Keskustakirjasto Saaren aukioloajat. Palveluntuottajalla tulee olemaan käyttöoikeus vain käyttöoikeussopimuksessa määriteltyyn kahvila-ravintolatilaan (merkitty liitteessä 4 Asiakaspaikat, tilat ja tapahtuma-alue punaisella). Muista mahdollisista tilantarpeista voidaan sopia Oulun kaupungin normaalin vuokrauskäytännön mukaan. Kahvila-ravintolatilassa on kahdessa osassa yhteensä 92 asiakaspaikkaa (60 + 32). Kahvilan asiakaspalvelupisteen läheisyydessä olevalla tasanteella on pieni tapahtumatila (merkitty liitteessä 4 Asiakaspaikat, tilat ja tapahtuma-alue sinisellä), johon maksimissaan mahtuu noin 30 henkilöä. Keskustakirjasto Saaren toimijat (kirjasto, lastenkulttuurikeskus, yhteisötoiminta) järjestävät tapahtumatilassa pienimuotoista toimintaa. Tapahtumat voivat olla esim. kirjailijavieraita, open stage -tapahtumia, keskustelutilaisuuksia, lasten tilaisuuksia tai erilaisten ryhmien esittelytilaisuuksia. Tapahtumat tuovat kahvilalle myös asiakkaita. Asiakas voi ostaa kahvilasta esimerkiksi kahvin ja leivoksen osallistuen samalla tapahtumaan. Yhteistyönä voidaan suunnitella myös eri teemoja tapahtumatilaan tai koko rakennukseen, esim. pyhäinpäivän lähellä voi olla Halloween-tapahtuma ja kahvila voi halutessaan osallistua halloween-teemaisella tarjoilulla. Käyttöoikeussopimuksen kesto tulee olemaan kolme (3) vuotta, minkä lisäksi on mahdollisuus yhteen (1) kahden (2) vuoden optiokauteen. Oulun kaupunki tulee vaatimaan henkilökunnalleen etuisuuksia/alennuksia, joista neuvotellaan myöhemmin erikseen. Alennuksia tulee huomioida myös tietyille ikäryhmille. Tilojen käyttö ei rajoitu pelkästään kirjaston aukioloaikoihin, vaan käytöstä voidaan sopia erikseen kaupunginkirjaston ja virastomestaripalveluiden tuottajan kanssa. Alkoholitarjoilu erillisissä tilaisuuksissa tilataan koko talossa kahvila-ravintolapalvelun järjestäjältä. Luvan alkoholitarjoiluun antaa kirjastopalvelujohtaja. Palveluntuottajalla tulee olla alkoholin anniskeluoikeus, pääosin tapahtumien kuohuviinitarjoiluja varten. Anniskelualue on tilauskohtainen, erillinen tila, mihin ei kirjaston asiakaskunta pääse sisälle. Käyttöoikeussopimukseen sisältyy sähkön kulutus, lämpö ja vesi normaalin kahvila-ravintolapalvelun järjestämisestä. Kiinteistössä on yhteinen sosiaalitila kaikille talon toimijoille. Tilojen havainnekuvat, pohjapiirustus, laiteluettelo sekä vastuunjakotaulukko ovat tarjouspyynnön liitteenä. Kilpailutukseen liittyen on järjestetty markkinakartoitus Hilmassa julkaistuna tietopyyntönä. Potentiaaliset palveluntarjoajat ovat voineet osallistua tietopyyntöön vastaamalla hankintayksikön asettamiin kysymyksiin kirjallisesti Webropol-palvelussa 1.10.2024 mennessä. Tietopyyntöön osallistuminen ei ole edellytys tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyynnöllä hankintayksikkö on hankkinut tietoja hankinnan suunnittelua varten ja antanut potentiaaliselle tarjoajille mahdollisuuden tutustua hankkeeseen. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa.