Osallistumispyyntö: HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinta

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (myöhemmin erikseen myös "Tilaaja" tai "Hankintayksikkö") pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen HR- ja palkkajärjestelmän sekä palveluiden ulkoistuksen hankinnan kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus palkanlaskentaan, työsuhteiden hallintaan, henkilöstön kehittämiseen sekä matka- ja kululaskujen hallintaan sisältäen ulkoistetun palkanlaskentapalvelun sekä matka- ja kululaskupalvelun. Kokonaisuus sisältää myös mahdollisesti lakisääteisen arkistointiratkaisun. Hankinnan kohteeseen sisältyvät lisäksi järjestelmien toteutus ja käyttöönotto, tuki- ja ylläpitopalvelut, käyttöpalvelut sekä jatkokehityspalvelut. Hankinnan kohteen sisältö, rajaukset ja tarkemmat vaatimukset tarkentuvat hankintamenettelyn aikana. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palkka- ja matka- sekä kululaskupalvelut ovat ulkoistettu tällä hetkellä Sarastia Oy:lle. Palvelut hoidetaan palveluntuottajan hallinnoimissa järjestelmissä S365 HR ja M2. S365 HR toimii henkilötietojen master datana. Esihenkilöllä, työntekijöillä ja HR:lla on pääsy nykyiseen HR-järjestelmään, jota käytetään tällä hetkellä työsuhteen elinkaaren toimintojen osalta – HRD-toimintoja ei ole käytössä. Uusi hankittava järjestelmä ja palvelu tukevat Länsi-Uudenmaan tahtotilaa helpottaa ja keventää esihenkilöiden hallinnollista työtä sekä kehittää HR-järjestelmää kohti nykyaikaisempaa ratkaisua, josta löytyy HRD-toiminnot, kuten kehityskeskustelut ja lupien sekä pätevyyksien hallinta. Tavoitteena ei ole ainoastaan järjestelmien valinta vaan myös toimivan ja kestävän kumppanuuden rakentaminen Toimittajan kanssa. Hankinnan kohde tulee käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstön tarpeisiin pois lukien sosiaalipalkat (esim. omaishoitajat). Hankittavan järjestelmäkokonaisuuden tulee olla valmisohjelmisto. Hankittavalta kokonaisuudelta edellytetään sujuvaa integraatiota kansallisiin järjestelmiin sekä muihin Tilaajan järjestelmiin. Hankinta sisältää alustavasti mm. seuraavia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia: • Ulkoistettu palkanlaskentapalvelu, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle sosiaalipalkkoja lukuunottamatta. Palveluun sisältyy asiakaspalvelu esihenkilöille ja työntekijöille. • Palkkajärjestelmä osana ulkoistetun palkkapalvelun ratkaisua. • HR-järjestelmä, joka toimii asiakkaan HR-masterina ja kattaa työsuhteen elinkaaren hallinnan sekä HRD-toiminnot, kuten kehityskeskustelut, lupien ja pätevyyksien hallinta sekä on-boarding ja off-boarding-prosessien tuen. Järjestelmässä on oltava sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus. • Matka- ja kululaskujärjestelmä, joka otetaan käyttöön koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen henkilöstölle. • Ulkoistettu matka- ja kululaskupalvelu, johon sisältyvät muun muassa asiakaspalvelu, viikoittainen maksatus sekä viranomaisilmoitusten hoitaminen. • Integraatiot Tilaajan muihin järjestelmiin rajapintojen kautta • Kehittyneet automaatioteknologiat, joiden avulla voidaan automatisoida esimerkiksi esihenkilötyöhön liittyviä tehtäviä sekä tietojen toimitusta palkanlaskentaan. Hankinnassa haetaan yhtä (1) päävastuullista Toimittajaa, joka vastaa kokonaisratkaisusta ja siihen liittyvistä palveluista. Lisäksi hankinnassa valitaan yksi (1) varatoimittaja. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu osallistumispyynnön liitteissä. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva.