Oulun Tilapalvelut - ilmanvaihtosuodattimien hankintapalvelu

Ilmanvaihtosuodattimet ja niihin liittyvät tarvikkeet Oulun Tilapalvelut -liikelaitoksen käyttöön. Hankinta koskee Oulun Tilapalvelut rakennuksissa käytettäviä tulo- ja poistoilmalaitteiden ilmanvaihtosuodattimia. Hankinta sisältää myös tilaajalle annettavan tuotetuen tilausjärjestelmineen, alkukartoituksen sekä vuosittaisen kiinteistökierroksen. Tilaaja hankkii tuotteita sopimuksen voimassaoloaikana kulloinkin sen hetkisten todellisten tarpeiden ja määrien perusteella. Suodattimien arvioitu hankintahinta on n. 350 000 €/vuosi (alv 0%). Toimitusosoitteet ja niiden määrä sekä toimitusten määrä voivat muuttua sopimuksen voimassaoloaikana. Tarjoukset pisteytetään siten, että energiakustannuskorin edullisimman tarjouksen tarjoaja saa 48 pistettä ja seuraavien pisteet lasketaan vertailukaavalla kohdan "hankinnan kriteerit" mukaisesti. Hintakorin edullisin tarjous saa 45 pistettä ja seuraavien pisteet lasketaan vertailukaavalla. Muita kuin tämän tarjouspyynnön liitteessä mainittuja tuotteita, tarjoaja antaa alennusprosentin (nettohinta), josta suurimman alennusprosentin tarjonnut saa 5 pistettä ja seuraavien pisteet lasketaan vertailukaavalla. Kaksi (2) lisäpisteitä saa jos tarjoajalla on käytössä hiilijalanlaskenta- ja raportointiohjelma. Valintaa tehtäessä em. pisteet lasketaan yhteen ja valituksi tulee korkeimmat yhteispisteet saanut tarjoaja. Tilaaja pyytää nettohinnoiteltavaksi myös muita kuin tämän tarjouspyynnön liitteessä mainittuja tuotteita, joita ovat esimerkiksi eri suodatinluokkaa/nimellismittoja olevat pussisuodattimet/kasettisuodattimet, pienkoneiden suodatinsarjat ja mattopalat. Alkukartoitus / toimintatapa : Palveluntuottaja tekee alkukartoituksen tilaajan n. 250 kpl Oulun tilapalvelut -liikelaitokselle kuuluvassa kiinteistössä (kiinteistöllä voi olla useampi rakennus) 3kk kuluessa sopimuksen syntymisestä, kartoitus sisältyy tarjottuihin hintoihin ja sen yhteydessä laaditaan kaikkiin kohteisiin kaikista käytössä olevista suodattimista rakennuksissa sekä iv-konehuoneista/koneista. Palveluntuottaja saa olemassa olevan kohde- ja suodatinlistauksen käyttöönsä sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Tilaaja ja Palveluntuottaja sopivat yhdessä tarkemman toteutuksen ja aikataulun kierrettäville kiinteistölle. Palveluntuottaja voi listaa hyväksi käyttäen syöttää suodatintietoja omaan järjestelmään ja kartoittaa tarpeen mukaan kiinteistöjä. Tavoitteena on tehdä suodatinlistaus, joka syötetään palveluntuottajan sähköiseen tilausjärjestelmään. Palveluntuottajalla on vastuu ylläpitää listaa alusta lähtien. Tilaaja tai tilaajan edustaja, kuten kiinteistöhuoltoyritys, tekee vuosittain palveluntuottajan sähköisellä tilausjärjestelmällä tilauksen kohteen suodattimista. Pääsääntöisesti suodattimet tilataan kohteeseen 2 kertaa vuodessa. Tarvittaessa tilaaja voi tehdä muita lisätilauksia yksittäisistä suodattimista sekä esimerkiksi HEPA -suodatin tilauksia. Suodattimien toimitusajat ovat vakiomittaiset 2 viikkoa ja erikoismittaiset 3 viikkoa. Palveluntuottajalla on paikallinen yhteyshenkilö tai saatavilla oleva henkilö, joka on tarvittaessa käytettävissä asiointiin sekä kiinteistökierroksilla ennalta sovitusti. Tilaaja pitää vähintään kerran vuodessa yhteistyöpalaverin palvelutuottajan kanssa, jossa seurataan sopimuksen toteutumista (ostoraportointi) ja kehitetään yhteistyötä. Sähköinen tilausjärjestelmä: Palveluntuottajalla on käytössään sähköinen tilausjärjestelmä. Tilausjärjestelmässä tulee olla suodatintiedot kohteittain ja konehuoneittain/koneittain tilattavissa. Palvelutuottajan kartoituskierroksen jälkeen järjestelmään syötetään suodatintiedot hintoineen kaikista käytössä olevista suodattimista rakennuksissa sekä iv-konehuoneista/koneista. Sähköisestä tilausjärjestelmästä on tarjoukseen liitettävä tilausjärjestelmän www-osoite ja demo-tunnukset toimivaan testiympäristöön, jotta järjestelmän toimivuus voidaan todeta ennen hankintapäätöstä. Toimimattomuus johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Tilausjärjestelmän välityksellä on oltava tilauksenseurantaominaisuus ja kenttä tilaajan omalle tilausnumerolle. Tilaajalla on käytössä Basware P2P osto- ja laskutusjärjestelmä. Tilaus laskutetaan, kun tavara on toimitettu. Rahtikulut sisältyvät tarjottuihin suodatinhintoihin. Tilausjärjestelmästä on valittavissa jokaisen tilauksen yhteydessä tiivistysnauha (15x10 L=600 mm), suojakäsineet ja hengityssuojain palveluntuottajan normaali listahinnoin. Sähköisen tilausjärjestelmän käyttöönottoa varten toimittaja järjestää koulutuksen tilaajan henkilökunnalle. Kiinteistöjen kierrokset / tuotetuki: Vähintään kerran vuodessa tehtävissä kiinteistökierroksilla Palveluntuottajan tulee varmistaa, että käytössä on elinkaarimallin mukaan parhaat suodattimet. Palveluntuottaja sitoutuu raportoimaan tilaajalle mm. kiinteistöissä suodattimiin liittyvistä huonoista asennustavoista tai muista ilmenevistä epäkohdista (esim. vialliset kehykset) sekä tekee tarpeen mukaan ehdotukset puutteista, parannuskohteista sekä mahdollisista uusista suodatinmalleista perusteluineen. Oulun Tilapalvelut järjestää kiinteistöjen teknisiin tiloihin pääsyn luovuttamalla toimittajalle huolto-organisaatioiden yhteystiedot. Toimittaja sopii kierrokset omatoimisesti kiinteistöhuollon kanssa. Tarjoajalla tulee olla elinkaarilaskenta (LCC-laskenta) ohjelma, jolla valittujen suodattimien energiataloudellisuus voidaan tarvittaessa osoittaa. Palveluntuottaja sitoutuu pitämään kerran vuodessa koulutuksen henkilökunnalle sekä huoltoyhtiölle, jossa käsitellään yhteistyötä, tuotteita sekä alaan liittyviä ohjeistuksia ja standardeja. Palveluntuottajalta odotetaan aktiivista otetta toiminnan kehittämisessä.