HR järjestelmän hankinta, toistaiseksi voimassa oleva sopimus

Tämä on Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn, jonka tavoitteena on hankkia Turun kaupungille (jatkossa myös "tilaaja") käyttöön HR-järjestelmä (jatkossa myös "järjestelmä" tai "palvelu") sekä siihen liittyviä palveluita. Hankittava HR-järjestelmä korvaa nykyisin käytössä olevat SAP HR- ja SAP SuccessFactors toiminnallisuudet. Hankinnassa on kyse HR-järjestelmäkokonaisuuden toimituksesta, ylläpidosta ja kehittämisestä. Hankinnan monimutkaisen luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai vaatimusmäärittelyä ei kyetä tekemään ilman neuvottelujen käymistä. Hankinnan tavoitteena on, että tuleva HR-järjestelmä kattaisi henkilöstöön liittyvät asiat (lukuun ottamatta rekrytointia, palkanlaskentaa, työvuorosuunnittelua ja työajanhallintaa) koko työsuhteen elinkaarelta ja vähentäisi manuaalista työtä. Osallistumishakemuksen jättäjiä pyydetään huomioimaan, että hankinnan ilmoitettu kokonaisarvo (2 000 000 €) on arvio, eikä Tilaaja sitoudu tilaamaan palvelua em. summalla. Hankinnan kokonaisarvossa on pyritty ottamaan huomioon mahdollinen kasvava tarve tulevaisuudessa. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä, jossa tilaaja neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista (ml. vaatimusmäärittely) menettelyyn hyväksyttyjen tarjoajien kanssa. Neuvottelujen tavoitteena on täsmentää hankintasopimuksen ehdot siten, että tilaajan tavoitteet HR-järjestelmäratkaisulle täyttyvät mahdollisimman hyvin markkinoilla olevien valmisohjelmistojen avulla. Neuvottelujen avulla tarjoajille pyritään saamaan mahdollisimman hyvä ymmärrys tilaajan tarpeista sekä tilaajalle ymmärrys tarjoajien ratkaisuista ja näin saamaan mahdollisimman hyvä lopputulos HR-järjestelmän hankintaan. Hankinnan kohteena oleva järjestelmä on Turun kaupungin käyttöön tuleva moniyritysympäristön mahdollistava valmisohjelmisto, joka parametroimalla ja vain vähäisellä ohjelmointityöllä (esim. järjestelmän liittymät) saatetaan vastaamaan tilaajan kuvaamia tarpeita, järjestelmän henkilöstötietojen hallintaa (HR master), palvelussuhteen elinkaaren hallintaan ja henkilöstön kehittämiseen sekä sen käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvät palveluita. HR-järjestelmäkokonaisuudelle on jo osallistumispyynnössä asetettu joitakin vähimmäisvaatimuksia. Tilaaja tarkentaa vaatimusmäärittelyään ja tarjouspyyntöasiakirjojaan kilpailutusprosessiin valittujen tarjoajien kanssa käytyjen neuvottelujen pohjalta. Kiinnostuneita ehdokkaita kehotetaan tutustumaan huolellisesti tähän osallistumispyyntöön ja sen liitteisiin, joissa on kuvattu tarkemmin HR-järjestelmäkokonaisuutta ja sillä suoritettavia tehtäviä. Tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä ”HR-järjestelmä” tarkoittaa palveluna hankittavaa järjestelmää kokonaisuudessaan tuotanto- ja koulutus-/testiympäristöineen sekä järjestelmään liittyviä tuki- ja ylläpitopalveluita. Kiinnostuneet ehdokkaat (jatkossa myös ”tarjoajat”) voivat lähettää osallistumishakemuksen, jolla pyytävät saada osallistua hankintamenettelyyn. Hankintasopimus tehdään kilpailutuksen voittaneen toimijan kanssa kattamaan ensin käyttöönottoprojekti (toimitussopimus), jonka jälkeen siirrytään vaiheittain jatkuvien palveluiden käytön piiriin (palvelusopimus). Sopimuskauden aloitusaikataulu on arvio ja sopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska osiin jakaminen heikentäisi merkittävästi kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä. Hankinnan osiin jakautuminen usealle toimittajalle heikentää sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.