Henkilöstöetujen hallinnointi- ja maksamisratkaisu

Hankinnan kohteena on Valtion tieto-ja viestintätekniikkakeskus Valtorin (jäljempänä Tilaaja) ja sen henkilöstön käyttöön tarkoitettu ratkaisu henkilöstöetujen hallinnointiin ja maksamiseen SaaS-palveluna. Palvelun tulee sisältää myös käyttäjätuki. Palvelu koskee seuraavia luontois- ja henkilöstöetuja: 1) Lounasetu. 2) Muut henkilöstöedut – sis. liikunta- ja kulttuuriedut ja optiona hieronta-, työmatka-, hammashoito- ja mahdollisesti muut myöhemmin käyttöönotettavat hyvinvointiedut (jäljempänä myös Henkilöstöedut). Palvelun kautta hallinnoitavien ja maksettavien henkilöstöetujen ennakoidut arvot 48 kuukaudelle ovat: Lounasetu: 8,8 M€ -17,6 M€ Muut henkilöstöedut: 900 000 € - 2,4 M€. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta. Palvelun tulee sisältää vähintään lounasetu, liikunta- ja kulttuurietu sekä optiona hierontaetu, työmatkaetu, hammashoitoetu ja mahdollisesti muita myöhemmin käyttöönotettavia hyvinvointipalveluja. Palvelun tulee sisältää sähköinen maksuväline, johon sisältyy älypuhelimelle tai -laitteelle ladattava mobiilisovellus. jonka käyttäjätiliä työntekijä itse hallinnoi. Mobiilisovelluksen tulee toimia vähintään Android ja iOS -käyttöjärjestelmissä, jonka kautta edunsaaja voi hallinnoida etujaan. Palvelun tulee olla helppo ja nopea käyttää ja olla käytettävissä valtakunnallisesti paikkakunnasta riippumatta. Palvelun toteutus tulee tehdä Valtorin konsernirakenteen mukaisesti eriyttäen turvallisuusverkkotoiminnan henkilöstö ja muu henkilöstö toisistaan. Palvelun kokonaiskäyttäjämäärä tulee vaihtelemaan Valtorin henkilöstömäärän mukaan. Valtorin kokonaishenkilöstömäärä on 31.8. 2023 yhteensä n. 1500 henkilöä. Tilaaja määrittelee ja vahvistaa vuosittain henkilöstöetujen enimmäismäärän, mikä voi maksimissaan olla Verohallinnon ohjeistuksien mukainen. Tilaaja myöntää henkilöstöedun kaikille pavelussuhteessa oleville työntekijöilleen, jotka voivat käyttää sen tarjolla oleviin henkilöstöetuihin haluamallaan tavalla. Määräaikaisille tai muutoin ainoastaan osan kalenterivuodesta työskenteleville tukea jaetaan työssäolon keston mukaisesti niiltä kuukausilta, joiden aikana henkilö työskentelee Valtorissa. Tilaaja määrittelee ja vahvistaa lounasedun työnantajakompensaation vuosittain. Kompensaatio voi olla enintään Verohallinnon ohjeistuksen mukainen. Tilaaja myöntää lounasedun kaikille palvelussuhteessa oleville työntekijöilleen. Yksittäinen työntekijä voi käyttää etuutta enintään 11 kuukauden työpäivien verran. Lounasedun omavastuuosuus määräytyy työnantajakompensaation mukaisesti ja on vähintään verohallinnon ohjeistuksen mukainen. Tarjoaja huolehtii siitä, että palvelun piirissä olevilla käyttäjillä on päivittäin käytettävissä sähköine väline lounas- ja henkilöstöetujen maksamiseen. Lisäksi palveluntuottaja tarjoaa käyttäjätukea käyttäjille ja pääkäyttäjille palveluun liittyvissä kysymyksissä ja virhetilanteissa. Tarjoaja vastaa siitä, että Valtorin käyttöön tulevassa palvelussa on tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitellyt ominaisuudet ja että se täyttää niissä asetetut vaatimukset. Maksuvälineen tulee täyttää Verohallinnon määräykset koskien lounasetua sekä sen maksamista kohdennetulla maksuvälineellä. Kohdennetun maksuvälineen mahdollistamien veroetujen saaminen edellyttää maksuvälineen käyttöön liittyvien edellytysten täyttymistä. Maksuvälineen tarjoajan on huolehdittava näiden edellytysten täyttymisestä. Edellytykset liittyvät mm. seuraaviin seikkoihin: • Maksuvälineen henkilökohtaisuus ja käyttäjän tunnistaminen • Palveluntarjoajaa koskevien edellytysten varmistaminen • Maksuvälineen käyttökohde • Maksuvälinettä ei saa vaihtaa rahaksi eikä sillä maksettaessa saa antaa rahaa takaisin.