Helsingin kaupungin henkilöstökassan tietojärjestelmäratkaisu ja siihen liittyvät palvelut

Hankinnan kohteena on henkilöstökassan antolainauksen ja tilipalveluiden järjestelmäratkaisu, joka on markkinoilla oleva vakiintunut ratkaisu, ja joka ei edellytä tarpeetonta kehitystyötä. Ratkaisuun tulee sisältyä vähintään verkkopalvelu asiakkaita varten, raportointi, kirjanpitoaineiston tuottaminen, integraatio mm. kirjanpitojärjestelmään sekä ylläpitopalvelut. Ratkaisu voi koostua useasta komponentista, joiden tulee muodostaa toiminnallisesti yhtenäinen kokonaisuus. Hankintaan sisältyvät teknologia, toteutus, käyttöönotto, jatkuva ohjelmistopalvelu, käyttöoikeudet, tuki, ylläpito, jatkokehitys sekä muut ratkaisun käyttöön ja kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut. Prosessinäkökulmasta hankittava ratkaisu käsittää perustietojen hallinnan (esim. asiakastiedot, korkotiedot), henkilöstökassan prosessit (tilien hallinnan, rahan talletukset ja nostot, maksut, lainojen hallinnan, tapahtumien täsmäytyksen kirjanpitoon) raportoinnin ja tulosteet (mm. tiliotteet, todistukset). Järjestelmän tulee tuottaa syöte kirjanpitoaineiston luontia varten ulkoiseen järjestelmään. Syötteen säännöt tulee määritellä järjestelmään. Hankittavan ratkaisun tulee täyttää kunta- ja kirjanpitolain säädökset sekä kuntaliiton suositukset mm. säilytysaikojen ja täsmäysten osalta. Hankinnan tavoitteena on ottaa käyttöön vakaa ja tietoturvallinen SaaS-pohjainen järjestelmäkokonaisuus, joka tukee henkilöstökassan keskeisiä prosesseja, parantaa asiointia eri palvelukanavissa, automatisoi toimintaa, integroituu keskeisiin kaupungin järjestelmiin sekä täyttää lainsäädännön, tietosuojan ja tietoturvan vaatimukset. Tavoitteena on lisäksi varmistaa palvelun jatkuvuus, hyvä käytettävyys sekä tehokas ylläpito ja jatkokehittäminen siten, että ratkaisussa hyödynnetään mahdollisimman laajasti valmiita toiminnallisuuksia. Toimitus- ja käyttöönottoprojektin arvioidaan käynnistyvän vuonna 2026. Nykyisellä järjestelmällä arvioidaan toimittavan vuoden 2027 loppuun saakka, ja uuden järjestelmän tavoitekäyttöönotto on viimeistään 1.1.2028. Sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka kunnes käyttöönottohetkestä on kulunut kaksi (2) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana irtisanomisehdoin. Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Helsingin kaupunki ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.