Valtion matkatoimistopalvelut 2024-2029

HANKINNAN KOHDE Tämän hankinnan kohteena on kokonaisvaltainen matkatoimistopalveluratkaisu sisältäen puitejärjestelyyn liittyneiden asiakkaiden työ-, virka- ja ryhmämatkustukseen ja muihin asiakkaiden maksamiin matkoihin liittyvät varauspalvelut sekä asiakkaiden matkahallintoa tukevat muut palvelut. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteessä "Hankinnan kohteen kuvaus". Puitejärjestelyyn valitaan yksi (1) toimittaja. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on neljä (4) vuotta ja kuusi (6) kuukautta (ks. myös tarjouspyynnön liitteenä B olevan puitesopimuksen luku 6). PUITEJÄRJESTELYN LAAJUUS Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 14 milj. euroa (alv 0 %). Asiakkaiden matkatoimiston kautta tekemien matkustuspalveluhankintojen arvo on Hanselin ja asiakkaiden arvioiden mukaan noin 50-60 milj. euroa vuodessa. Tarjouspyynnön liitteessä 3 "Hintalomake" esitetyt painoarvot ovat arvioita palveluiden vuotuisesta käytöstä. Luvut perustuvat liittyneiden asiakkaiden antamiin tietoihin ja Hanselin arvioihin. Tarjouspyynnön liitteessä A ”Asiakkaat” on esitetty asiakaskohtaisesti arvioitu aloitusajankohta matkatoimistopalveluiden käyttöönotoille. Lisäksi liitteessä A ”Asiakkaat” on esitetty arvio kunkin asiakkaan matkustuspalveluiden hankintavolyymista yhden vuoden osalta. Liitteessä on esitetty myös arviot kunkin asiakkaan matkustajien määrästä sekä online-varausten tavoitemäärästä lento- ja majoitusvarausten osalta. Arviot esitetään tarjouspyynnössä, jotta tarjoajilla on tarjouksen antamista varten mahdollisimman kattava kuva asiakkaiden ennakoiduista hankintatarpeista. Tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että asiakkaiden matkustuspalveluiden hankintatarpeet voivat muuttua sopimuskauden aikana. Esimerkiksi asiakkaiden mahdolliset toiminnan muutokset, kuten toimenpiteet matkustamisen vähentämiseksi, voivat vaikuttaa hankinnan laajuuteen. Arvioihin voivat vaikuttaa myös matkustuspalveluihin liittyvät vaikeasti ennustettavat ulkoiset tekijät, kuten esimerkiksi luonnonilmiöiden, pandemian ja mahdollisten lakkojen aiheuttamat vaikutukset. Suurimmalla osalla asiakkaista (noin 65 %) sekä matkustajat että matkanvaraajat varaavat matkoja. Osa asiakkaista (noin 20 %) on ilmoittanut, että vain matkanvaraajat varaavat matkoja. Osa asiakkaista (noin 15 %) on ilmoittanut, että matkustajat varaavat matkansa itse. Noin 75 % asiakkaista varaa matkoja oman organisaation matkustajien lisäksi myös organisaation ulkopuolisille matkustajille. Kaikki asiakkaat ovat ilmoittaneet tekevänsä varauksia palvelutiimin varauspalvelun kautta ja lähes kaikki (99 %) asiakkaat ovat ilmoittaneet tekevänsä varauksia tämän lisäksi myös online-varauspalvelun kautta. Noin 75 % asiakkaista on ilmoittanut tekevänsä varauksia muiden varaustapojen lisäksi myös mobiilivarauspalvelun kautta. Noin 75 % asiakkaista hyödyntää automaattisiirtoa matkustajatietojen hallinnointiin (nk. HR-feed). Noin 15 % asiakkaista hallinnoi matkustajatietoja manuaalisesti. Noin 10 % asiakkaista ei ole ennakolta määritellyt matkustajatietojen hallinnointitapaa. Työ- ja virkamatkojen maksutapana käytetään yleisimmin matkatiliä (Hanselin maksamisratkaisu). Muutamalla asiakkaalla voi olla sopimuskauden aikana tarve verkkolaskutukseen. Arviot ryhmämatkojen, kokousten ja tapahtumien määrästä ovat vaikeasti ennakoitavissa. Asiakkaiden antamien arvioiden perusteella ryhmämatkoja tehdään yhteensä noin 700 kpl vuosittain (ryhmien koko ja kohteet vaihtelevat) ja kokouksia ja tapahtumia (pääasiassa kotimaassa) järjestetään yhteensä noin 600 kpl vuosittain. Kotimaassa sopimushotelleja on 48 eri paikkakunnalla noin 150 kpl. Ulkomailla sopimushotelleja on 23 kaupungissa yhteensä noin 100 kpl. Asiakkaiden kaikista majoitusvarauksista noin 35 % on Hanselin arvion mukaan sopimushintaisia majoitusvarauksia. TARJOUSTEN KIELI Tarjoukset tulee toimittaa suomen- tai englanninkielisinä.