Majoituspalveluiden puitesopimuksen kilpailutus

Helsingin tapahtumasäätiö tarvitsee majoituspalveluita järjestämiensä tapahtumien yhteydessä. Erityisesti majoituspalveluita tarvitaan elokuussa järjestettävän Helsingin juhlaviikkojen sekä tammikuussa järjestettävän Lux Helsinki tapahtuman yhteydessä. Joka toinen vuosi säätiö järjestää myös Musica nova Helsinki festivaalia, jonka yhteydessä tarvitaan myös majoituspalveluita. Majoituspalveluita käytetään ensisijaisesti taiteilijoiden ja taiteilijaryhmien majoitukseen. Taiteilijaryhmät voivat olla hyvinkin suuria esimerkiksi sinfoniaorkesterin kokoisia. Ensisijaisesti isommat ryhmät majoitetaan Helsingin juhlaviikkojen ja Musica nova Helsingin yhteydessä ja Lux Helsinki tapahtuman majoitustarpeet ovat yksittäisille taiteilijoille ja pienemmille taiteilijaryhmille. Puitesopimuskausi majoituspalveluille on vuosille 2025-2029. Hankintamallina oli useamman toimittajan puitejärjestely. Hankinta toteutettiin kolmen (3) osa-alueen kilpailutuksena. Tarjouksen sai tehdä yhdelle tai useammalle osa-alueelle. Puitesopimuskaudella hankinnat tehdään kevennetyn kilpailutuksen kautta (nk. minikilpailutus). Ensisijaista osto-oikeutta ei syntynyt vaan kaikkia toimijoita kohdellaan tasavertaisina palveluntarjoajina osa-alueen sisällä. Puitejärjestelyn toimintamalli tarkennettiin tarjouspyyntöön. Osa-alueet jakautuivat seuraavasti: 1 osa-alue: huoneistohotellit 2 osa-alue: neljän tähden hotellit 3 osa-alue: viiden tähden hotellit Majoituspalveluille oli asetettu erilaisia vaatimuksia, jotka oli listattu osa-aluekohtaisesti osallistumispyynnössä. Vaatimuksia voitiin tarkentaa menettelyn kuluessa.