Vihdin kunnan talous- ja palkkahallinnon järjestelmäkokonaisuuden hankinta

Vihdin kunnassa on noin 29 000 asukasta ja noin 1200 työntekijää. • Viimeisin talousarvio ja taloussuunnitelma: https://www.vihti.fi/wp-content/uploads/2023/11/talousarvio-2024-ja-taloussuunnitelma-2025-2026.pdf • Vihdin kunnan organisaatiosta ja toiminnasta löytyy tarkemmin tietoa kunnan verkkosivuilta vihti.fi. • Vihdin kunta ei toimi 1.1.2025 alkaen TE-palvelut 2024-hankkeen mukaisena työllisyysvastuualueena. • Vihdin kunta siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuotannon itselleen vuoden 2026 alusta lukien. • Hankinnan tavoitteena on varmistaa, että kunta kykenee talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuotannossa noudattamaan lakisääteisiä velvoitteita ja suosituksia. Hankinnan kohteena on Vihdin kunnan (jäljempänä "Tilaaja" tai "Hankintayksikkö") tarvitsema talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäkokonaisuus talous- ja henkilöstöhallintoa sekä palkanlaskentaa varten sisältäen järjestelmän käyttöönoton, ylläpidon ja tuen. Järjestelmäkokonaisuus sisältää seuraavia toiminnallisuuksia: - Henkilöstö- ja palkkahallinto: palkanlaskenta, palkkiot, palvelussuhteen hallinta, matka- ja kululaskutus - Taloushallinto: taloussuunnittelu ja budjetointi, kirjanpito mukaan lukien konsernitilinpäätös, osto- ja myyntireskontra, myyntilaskutus (yleislaskut), maksuliikenne ja käyttöomaisuuskirjanpito. Ostoreskontran tulee sisältää myös ostolaskujen kierrätysjärjestelmän. - Raportointi ja tilastointi: tarpeellinen toiminnallisuus toteutetaan erikseen henkilöstö- ja talousraportoinnin osalta. Raportoinnin ja tilastoinnin on täytettävä lakisääteiset vaatimukset sekä muut toiminnan vaatimat jatkuvasti kehittyvät raportointitarpeet. Esimerkkinä Valtiokonttorin kuntien taloustiedon raportoinnista ja tilastoinnista antamat ohjeet sekä Kunta-AURA -käsikirjan ohjeistukset, joiden pohjalta kunnan kirjanpito hoidetaan. - Käyttöönottoprojekti kokonaisuudessaan. Käyttöönottoprojekti sisältää myös kolmansien osapuolten roolien ja tehtävien huomioimisen (esim. rajapinnat ja yhteistyö nykyisen palvelutuottajan kanssa). - Ohjelmistojen ylläpito ja päivittäinen käyttötuki. Lista ei ole tyhjentävä, vaan sisältö voi tarkentua vielä neuvotteluiden aikana. Vihdin kunnassa on käytössä yleisimpiä kuntatoiminnoissa käytettyjä tietojärjestelmiä, jotka tulee toimia yhteen hankittavan järjestelmäkokonaisuuden kanssa. Tietojen tulee siirtyä sähköisesti. Hankinnan kohde tarkentuu neuvotteluiden aikana. Tilaajan tavoitteena on helppokäyttöiset, täysin sähköiset, mahdollisuuksien mukaan automatisoidut ja saumattomat prosessit alusta loppuun. Ratkaisuesityksissä voi esittää myös innovatiivisia toteutustapoja ja erityisen tärkeänä Tilaaja pitää jatkuvan kehittämisen näkökulmaa sekä palvelutuotannon ketteryyttä. Hankintamenettely on kilpailullinen neuvottelumenettely, jonka tarkoituksena on kartoittaa ratkaisut, joilla Hankintayksikön tarpeet voidaan parhaimmin täyttää ja hankinnan kohde toteuttaa. Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn valitaan vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) ehdokasta osallistumispyynnössä tarkemmin ilmoitetuin perustein. Tilaaja tekee järjestelmäkokonaisuudesta sopimuksen yhden (1) toimittajan kanssa. Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn valituille ehdokkaille toimitetaan sopimusluonnos, jonka sisällöstä neuvotellaan osana kilpailullista neuvottelumenettelyä. Hankintasopimuksessa noudatetaan alustavasti JIT 2015 -ehtoja. Vakiosopimusehtoja voidaan menettelyn kuluessa tarkentaa ja ehdoista voidaan tarvittaessa poiketa, mikäli sopimukseen kirjattava ehto ei poikkea tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksista, eikä sillä ole vaikutusta muihin tarjouksessa ja hankintapäätöksessä mainittuihin vertailukriteereihin. Alustavan arvion mukaan varsinainen hankintasopimus tulee olemaan voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta. Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tilaajan irtisanoessa sopimuksen irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta ja Palveluntuottajan irtisanoessa sopimuksen irtisanomisaika on noin kalenterivuosi (velvoitteiden ja tilinpäätöksen loppuunsaattamiseen asti). Lopullinen irtisanomisaika tullaan määrittämään neuvottelujen aikana. Hankinnan ennakoitu arvo per yksi (1) sopimusvuosi on noin 350.000-400.000 euroa (alv 0 %). Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo neljän (4) vuoden sopimuskaudella on noin kaksi (2) miljoonaa euroa (alv 0 %).