Kutsu markkinavuoropuheluun, HR- ja palkkajärjestelmät sekä palkanlaskentapalvelut

TeeSe Botnia Oy Ab on vastuullinen ja kehittyvä monialayhtiö, joka tarjoaa asiakkailleen kattavia puhdistus-, ruoka- sekä kiinteistö- ja logistiikkapalveluita. Ajantasainen lista omistajista on saatavilla: https://www.teese.fi/yhteystiedot. Hankinnan tavoitteena on saada käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä, sekä palkanlaskentapalvelut. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on selvittää, millaisella kokonaisuudella HR- ja palkanlaskenta voitaisiin TeeSellä jatkossa toteuttaa. Hankinta voidaan toteuttaa kokonaisuutena tai osissa. Hankittavalla järjestelmällä korvataan eri järjestelmiä tai manuaalista tietojen käsittelyä. Uuden järjestelmän tulee tukea TeeSe Botnia Oy Ab:n yrityskohtaista työehtosopimusta, joka on yhdistelmä kunnallisen ja yksityisten alojen työehtosopimuksia. Uusilla hankittavilla järjestelmillä tulemme käsittelemään noin 1000 työntekijämme henkilöstö- ja palkka-asioita. Järjestelmän tulee mahdollistaa modernien liittymärajapintojen avulla tietojen vastaanottaminen muista järjestelmistä ja siirtäminen muihin järjestelmiin kuten työvuorosuunnittelun ja työajan seurantajärjestelmään. HR-järjestelmä on lähtökohtaisesti henkilöstöön liittyvien perustietojen ja palvelussuhteen tietojen ensisijainen lähde, ns. master data. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa sopivia järjestelmiä sekä palveluntuottajia, ja selvittää hankitaanko TeeSe Botnia Oy Ab:n käyttöön HR-järjestelmä ja palkkajärjestelmä sekä palkkapalvelut erillisinä hankintoina vai yhdistelmähankintana. Hankittava HR-järjestelmä sisältää TAVOITTEEN mukaan esimerkiksi seuraavia toiminnallisia ominaisuuksia: HRM-prosessit: Henkilöstön perustietojen hallinta Työsuhteen elinkaaren hallinta ml. palkkatietojen hallinta Tehtävänkuvaukset ja tehtävän vaativuuden arviointi Kokemusvuosilaskennan tukeminen Lomien ja muiden poissaolojen hallinta Sairauspoissaolojen hallinta ja varhainen tuki HRD-prosessit: Perehdytys Kehityskeskustelut Osaamisen sekä pätevyyksien hallinta Koulutuksien hallinta ml. koulutuskalenterin ja ilmoittautumisten hallinta Työssä suoriutumisen arviointi Raportointi molemmille prosessiosa-alueille. Hankinnassa tavoitellaan kattavaa HR-järjestelmäratkaisua, joka tarjoaa toiminnot kaikkiin edellä kuvattuihin osa-alueisiin, mutta tärkeimpänä tavoitteena on saada toimiva ratkaisu nimenomaan HRM-prosessien hoitamiseksi. Hankinnassa voidaan optiona huomioida lisäksi rekrytointitoiminnallisuus sekä tarpeen mukaan muita toiminnallisuuksia kuten työvuorosuunnittelun ja ajanhallinnan toiminnallisuus. Hankittava palkkajärjestelmä sisältää TAVOITTEEN mukaan esimerkiksi seuraavia toiminnallisia ominaisuuksia: Henkilötietojen ja muutosten tuonti ja vienti palkkajärjestelmän, HR järjestelmän ja työvuorosuunnittelun välillä tiedonsiirtona Verokorttitietojen nouto verohallinnosta tiedonsiirtona Pysyvien palkkatapahtumien (kk.palkat) tuonti palkkakaudelle Palkanlisien (vuorolisät, ylityöt yms.) tuonti työvuorosuunnittelun toteutumista ja työajan seurannasta tiedonsiirtona Matkalaskutietojen tuonti matkajärjestelmästä tiedonsiirtona Palkanmaksujen hyväksyntäprosessi ja vienti pankkijärjestelmään tiedonsiirtona Ay jäsenmaksujen, ulosottotilitysten yms. Hyväksyntäprosessi ja vienti pankkijärjestelmään tiedonsiirtona Lomapalkkalaskenta ja käytettyjen lomien seuranta toteutuneista tapahtumista Vuosilomapalkkojen jaksotuslaskenta sisältäen laskennalliset sos.kulut kuukausittain Palkkalaskelmien välitys ohjelman tai operaattorin kautta sähköisesti Tiedonsiirto tulorekisteriin Ay jäsenmaksujen selvityslistat tiedonsiirtona Palkkatapahtumien ja lomapalkkajaksotusten tiliöintiautomaatio sisältäen kohdistukset kustannuspaikoille ja kohteille Palkkatapahtumien ja lomapalkkajaksotusten sekä laskennallisten sosiaalikulujen siirto kirjanpitoon tiedonsiirtona Raportointi palkkatapahtumista ja vuosilomaseurannasta kustannuspaikoittain