Myyntilaskujen ja dokumenttien tulostus- ja välityspalvelut TP 21/24

Hankinta on erityisalojen hankintalain (1398/2016) mukainen palveluhankinta, joka toteutetaan neuvottelumenettelynä. Ehdokkaan on toimitettava alustava tarjouspyyntö osallistumishakemuksen yhteydessä (Katso tarjouspyynnön tiedot). Alustavaan tarjouspyyntöön liittyvät liitteet ovat alustavia. Alustava tarjous: 1) Käyttöönottosuunnitelma, mikä sisältää toimittajan tehtävät, HSY Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymän tehtävät, aikataulun (max pituus 6 sivua) Liite 1 2) Markkinointityökalusta toimittajan ehdotus. 3) Liite 3. Hintalomake ja Liite 2. Vaatimukset täytettynä Palautusaika 06.05.2024 ilman tilaajan sitoutumista. Ehdokkaalta pyydetään alustavan tarjouksen lisäksi myös seuraavat liitteet täytettynä (osallistumishakemus): 1) Kommentointilomake (Liite O4 Kommentointilomake). 2) Referenssit: Liite O3 Referenssit ja Liite O3.1 Referenssien kuvaukset Ehdokas on tietoinen, että alustava tarjouspyyntö ei ole kumpaakaan osapuolta sitova ja alustava tarjouspyyntö poikkeaa lopullisesta tarjouspyynnöstä tai ns. mukautetusta tarjouspyynnöstä. Alustavan tarjouksen tietoja käytetään ehdokkaan ja tilaajan välisten neuvottelujen pohjana. Tarjouspyynnön tiedot ovat myös alustavia tietoja. Neuvottelut käydään neuvotteluun valittujen ehdokkaiden kanssa suomen kielellä. HSY Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä kilpailuttaa myyntilaskujen ja dokumenttien tulostus- ja välityspalvelun sopimuskaudeksi 2024-2027. Tämän jälkeen sopimusta voidaan jatkaa kahdesti mahdollisella kahden (2 ) vuoden pituisella jaksoilla (ns. optiokausi). Eli mahdolliset optiokaudet ovat yhteensä 4 vuotta yhteenlaskettuna. Tilaaja päättää optiokauden käytöstä viimeistään 6 kk ennen sopimuskauden päättymistä. Ellei optio-oikeutta käytetä, niin sopimus päättyy ilman eri irtisanomista. Hankinta kattaa koko HSY Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä ja samaan konserniin kuuluvat yksiköt. Yhteenvetona mahdolliset sopimuskaudet optiokaudet mukaan lukien yhteensä täten: 3 vuotta + 2 vuotta optio + 2 vuotta optio. Hankinta sisältää seuraavat palvelut: - Sähköisten laskujen ja dokumenttien välityspalvelut - Myyntilaskujen tulostus- ja postipalvelut - Vesimittarien Itseluentakorttien optinen luenta ja luenta- aineistojen välitys HSY Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä - Toimitustilanteen seuranta ja raportointi - Jatkuvan palvelun tuki ja seuranta - Palveluiden käyttöönottoprojekti - Erikseen tilattava henkilötyö Optiot: - Markkinointityökalu - Perinnän ulkoistamispalvelut Tarjoajalla on lisäksi mahdollisuus tarjota lisäpalveluina seuraavia palveluita: - Vesimittarin luentapyyntöjen välitys tekstiviestillä, lukemien vastaanotto tekstiviestillä - Ennakkotieto erääntyneestä laskusta tekstiviestillä / sähköpostilla HSY Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä ei hyväksy osatarjouksia, vaan tarjoajan tulee kyetä tarjoamaan kaikkia hankinnan kohteena olevia palveluita paitsi lisäpalveluita, jotka on erikseen määritelty vapaaehtoisiksi. Hankinnan jakaminen ei ole tarkoituksenmukaista palvelun hallinnan kokonaisuuden näkökulmasta. Hankinta kattaa kuvattujen palveluiden hankinnan koko HSY Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä organisaation laajuisesti. Tilaajan hintaliitteessä antamat määrät ovat arvioita tulevasta käytöstä. Sopimuksen arvo on arvio. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tilausmääriin eikä tilausmääriin perustavaa hintaporrastusta tai vähimmäistilausmäärään perustuvaa hinnoittelua hyväksytä. Tilaaja pidättää oikeuden hankkia hankintasäädösten sallimissa rajoissa tässä Tarjouspyynnössä tarkoitetulla sopimuskaudella myös muita tarvitsemiaan palveluita voittaneelta tarjoajalta. Sopimukselle ilmoitettu arvioitu arvo on laskettu 60 kuukaudelle (3 v +2v +2 v). Rinnakkaisia tarjouksia ei sallita, vaan kukin tarjoaja voi esittää vain yhden tarjouksen. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus.