JÄLKI-ILMOITUS: 5002/2023 Työajanseurantajärjestelmän hankinta

Länsi-Uudenmaan kuntien sosiaali- ja terveyspalvelut siirtyivät sosiaali- ja terveyshuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta lain (616/2021, voimaanpanolaki) mukaan Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle 1.1.2023 alusta. Länsi-Uudenmaan kuntien asukkaiden ja ammattilaisten käyttämät tietojärjestelmät sekä niiden voimassa olevat käyttöoikeus- ja ylläpitosopimukset siirtyivät voimaanpanolain (616/2021) 25 §:n 1 mom. mukaisesti hyvinvointialueelle, jonka tulee huolehtia niiden siirtymisen vaatimista teknisistä toimenpiteistä. Voimaanpanolain 4 §:n mukaisesti järjestämisvastuun siirtymisen yhteydessä Saarin Nepton Oy:n toimittama pilvipohjainen työajanseurantajärjestelmä on siirtynyt Espoon kaupungilta Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen käyttöön. Sopimus on voimaanpanolain 25 §:n mukainen jakosopimus Espoon kaupungilta, jonka jaettu arvo on 150 000 euroa. Nykyinen järjestelmä on laajassa jaetun sopimuksen mukaisessa käytössä hyvinvointialueella. Hankinnan kohteena on työajanseurantajärjestelmän hankinta. Ratkaisu muodostaa työvuorosuunnittelun kanssa keskeisen osan henkilöstön- ja palkkahallinnon palvelua. Työvuorosuunnittelu tehdään erillisessä järjestelmässä, joka kilpailutetaan erikseen. Hankintalain 40 §:n 2 mom. 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisistä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan ja järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johda hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Edellä mainitun lisäksi hankintalain 40 §:n 2 mom. 4 kohdan mukaan sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Vain nykyinen toimittaja voi teknisistä syistä johtuen toteuttaa kyseisen hankinnan, jolla voidaan turvata Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisvastuu. Nykyinen toimittaja on toimittanut järjestelmän Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle voimaanpanolain 25 §:n mukaisesti jakosopimuksen myötä. Jotta ajallisesti pitkiltä ja kustannuksiltaan suurilta käyttöönotoilta vältytään sekä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palvelujen lakisääteinen jatkuvuus voidaan taata, on teknisesti mahdotonta, että hankinnan toteuttaisi muu kuin toimittaja. Toimittajan vaihtaminen vaarantaisi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen teknisten järjestelmien yhteensopivuuden sekä aiheuttaisi teknisesti haasteellisia integraatioita, jotka voisivat vaarantaa hyvinvointialueen toiminnan. Hankintayksikkö ei yllättävästä ja ennalta arvaamattomasta resurssien puutteesta johtuen ennättänyt kilpailuttamaan hankintaa ensimmäisen toimintavuoden aikana. Työajanseurantajärjestelmä on tarkoitus kilpailuttaa vuoden 2024–2025 aikana ja tähän aikatauluun on varattu kuuden (6) kuukauden käyttöönottoaikataulu. Laadukkaan kilpailutuksen valmistelun turvaamiseksi nyt ko. hankinta toteutetaan kilpailutuksen valmistelun ajaksi. Alueella käytössä oleva työajankirjausjärjestelmä on jatkuvassa tuotantokäytössä sekä teknisessä ylläpidossa nykyisen sovellustoimittajan toimesta. Järjestelmän tietoturva, tietosuoja ja saatavuus tulee taata kaikissa olosuhteissa. Edellä mainituista syistä vain Saarni Nepton Oy voi tuottaa palvelua Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle. Liikkeenluovutuksen yhteydessä käynnistettiin Nepton -järjestelmän siirtoprojekti, jossa järjestelmä integroitiin Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen muihin järjestelmiin. Näin ollen Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen työajanseurantajärjestelmän hankinta toteutetaan suorahankintana Saarni Nepton Oy:ltä. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on pyytänyt Saarni Nepton Oy:ltä tarjouksen työajanseurantajärjestelmästä. Tarjous on vastaanotettu 7.11.2023. Tarjous on ollut hyväksyttävä. Sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimus astuu voimaan 1.1.2024. Sopimus on määräaikaisena voimassa kaksi (2) vuotta. Hankinnan ennakoitu arvo on 630 000 euroa (alv 0 %). Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.