Tietopyyntö: Uutiskirjepalvelu

Tietopyyntö: Uutiskirjepalvelu Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää uutiskirjepalveluun ja sellaisen hankintaan liittyviä kysymyksiä. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti palvelua koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan tarkentava markkinakartoitus eli tietopyyntö. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan uutiskirjetyökalun hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. Hankintaa koskevia taustatietoja: Valtioneuvostossa aloitti 1.7.2026 toimintansa uusi valtioneuvoston viestintäosasto, joka huolehtii valtioneuvoston viestinnästä, tukee ministeriöitä viestinnässä, tuottaa viestinnän yhteisiä palveluita ja tarjoaa viestinnän palveluita myös koko valtioneuvoston ja Suomen ulkomaanedustustojen käyttöön. Valtioneuvostossa on 12 ministeriötä. Kukin ministeriö vastaa omalla toimialallaan valtioneuvostolle kuuluvien asioiden valmistelusta ja hallinnon toiminnasta. Ulkoasianhallinto on kansainvälinen organisaatio, jolla on noin 90 toimipistettä ympäri maailman. Lisätietoa ministeriöistä on osoitteessa https://valtioneuvosto.fi/ministeriot Tällä hetkellä valtioneuvostossa on käytössä useita eri uutiskirjepalveluita. Mahdollisen hankinnan tavoitteena on yhtenäistää niin uutiskirjeiden konseptit ulkoasuineen kuin toimitusperiaatteet sekä keskittää uutiskirjeiden hallinnointi yhteen palveluun. Keskittämisellä tavoitellaan uutiskirjeiden parempaa vaikuttavuutta ja hallittavuutta sekä mahdollisia kustannussäästöjä. Valtioneuvostossa (ministeriöissä ja Suomen ulkomaanedustustoissa) toimitetaan tällä hetkellä n. 30 uutiskirjettä. Käytössä on eri uutiskirjepalveluja. Lähetysten määrät vaihtelevat kuukausittain muutamasta tuhannesta kymmeniin tuhansiin. Tyypillisesti uutiskirjeitä lähetetään 4–6 kertaa vuodessa. Osoiterekisterien (kontaktit) yhteenlaskettu koko on hieman alle 100 000 kontaktia. Käyttäjätunnuksia arvioidaan tarvittavan 200. Edellä mainitut määrät ovat karkeita arvioita ja ne täsmentyvät, mikäli hankintayksikkö päätyy kilpailuttaman uutiskirjepalvelun. Uutiskirjeiden ja niiden lähetysten määrät voivat vaihdella mahdollisella sopimuskaudella. Tämän vuoksi olemme kiinnostuneita hinnoittelun perusteista, esim. miten hinnoittelu muuttuu uutiskirjeiden tai kontaktien määrän mukaan vai onko palvelunne kiinteästi hinnoiteltu. Hankinnan kohteena on selainpohjainen uutispalvelu, joka ei vaadi käyttäjältä asennuksia ja jolla voi tuottaa tietosuoja- ja saavutettavuusvaatimusten mukaisia uutiskirjeitä, jotka mukautuvat käyttäjän päätelaitteen tai sähköpostiohjelman mukaisesti. Palvelun tulee täyttää GDPR:n vaatimukset. Työkalussa olisi alustavasti oltava ainakin monipuoliset käyttäjähallintaominaisuudet, asiakasrekisteri, postituslistat, kirjearkisto, analytiikka ja mahdollisuus erilaisille uutiskirjepohjille sekä monipuolinen käytön tuki koulutuksineen ja ohjepankkeineen. Uutiskirjepalvelua hallinnoidaan valtioneuvoston viestintäosastolla, uutiskirjeitä laaditaan myös ministeriöissä ja edustustoissa. Edellä kuvatun lisäksi olemme kiinnostuneita uutiskirjepalvelunne kehitysnäkymistä. Tiedustelemme näkemyksiänne seuraavista asioista: 1. Liitteenä ovat henkilötietojen käsittelyyn sovellettavat ehdot (liite 1). Estääkö joku ehto teitä jättämästä tarjouksen? 2. Liitteenä ovat hankintaan sovellettavat ehdot (liitteet 2–3, linkit). Estääkö joku ehto teitä jättämästä tarjouksen? 3. Miten varmistatte palvelun tietoturvallisuuden? 4. Missä maissa palvelunne tuotanto-, tuki- ja varmistuspalvelunne tapahtuvat? 5. Onko palvelun tai sen tuottamien uutiskirjeiden saavutettavuutta arvioitu? 6. Mitä integraatioita on tarjolla? Minkälaisista integraatioista ajattelette olevan meille hyötyä? 7. Mikä on suurin tuettu vastaanottajamäärä per uutiskirje? 8. Millaisia raportointi- ja analytiikkaominaisuuksia palvelu sisältää? 9. Miten tiedot voidaan siirtää pois palvelusta sopimuskauden päättyessä? 10. Mihin hinnoittelunne perustuu? 11. Uutiskirjeitä toimitetaan hajautetusti. Uutiskirjeitä laaditaan eri ministeriöiden viestinnästä vastaavissa tiimeissä, mutta myös substanssiosastoilla ja mahdollisesti hankkeissa. Miten järjestäisitte usean eri uutiskirjetilin käyttäjäoikeudet ja käyttäjähallinnan? 12. Miten varmistatte uutiskirjeiden perillemenon? 13. Mitä helppokäyttöisyysominaisuuksia alustassanne on, esim. käyttäjälistojen automaattinen hallinnointi, WYSISYG-toiminnallisuudet sisällöntuotannossa, esikatselunäkymät? 14. Minkälaisia uutiskirjeoptimoinnin toimintoja järjestelmässänne on toteutettu sisällöntuottajien tueksi? 15. Millainen käyttöönottoprojekti tyypillisesti on? Kuvatkaa tiiviisti. 16. Onko palvelussanne AI-avusteisia toimintoja? Jos on, millaisia? Kuvatkaa tiiviisti. 17. Palvelun kehittämisnäkymät: minkälaisena näette palvelunne kahden-kolmen vuoden kuluttua? Kuvatkaa tiiviisti. 18. Olisitteko kiinnostunut esittelemään tuotettanne ja palvelujanne Teams-tapaamisessa? 19. Kenen kanssa voimme sopia tapaamisen? Ilmoittakaa nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tapaamiset pidetään viikoilla 46–47 Teamsillä. 20. Mihin kysymyksiin toivotte vastauksia meiltä tapaamisessa / miten toivotte meidän valmistautuvan tapaamiseen? Tietopyyntöön vastaaminen: Vastaukset tietopyyntöön pyydetään toimittamaan keskiviikkona 4. marraskuuta 2026 klo 16.00 mennessä kirjallisena sähköpostitse osoitteeseen [yhteystieto: katso alkuperäinen ilmoitus] Selvyyden vuoksi pyydämme merkitsemään vastaussähköpostiin aiheeksi Tietopyyntö VN/20582/2026. Hankintayksikkö voi tämän jälkeen lähettää sähköpostitse hankintaan liittyvää muuta materiaalia kommentoitavaksi ja valmisteluun liittyviä kysymyksiä. Tämän lisäksi hankintayksikkö varaa mahdollisuuden järjestää lisää tarjoajakohtaisia tapaamisia, jos hankinnan valmistelu sitä edellyttää.,