TIETOPYYNTÖ Ulkoisen laskentajärjestelmän ohjelmisto, AEL-Amiedu Oy

TIETOPYYNTÖ Ulkoisen laskentajärjestelmän ohjelmisto, AEL-Amiedu Oy Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö mahdollisille tarjoajille. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä tietoa sekä toimittajien kommentteja, jotta mahdollinen tuleva tarjouskilpailu voitaisiin toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyynnöllä ei pyydetä, eikä siihen anneta, tarjouksia. Hankintayksikkö valmistelee yhdessä tilaajan kanssa hankintaa, jonka kohteena on AEL-Amiedu Oy:n ulkoisen laskennan ja kirjanpidon järjestelmä SaaS-palveluna. Hankinnan tavoitteena on löytää ulkoisen laskennan ja kirjanpidon järjestelmä, joka muodostaa yhdessä (erikseen hankittavan) sisäisen laskennan järjestelmän kanssa yhtenäisen ja toimivan taloushallinnon kokonaisuuden. Ratkaisun tulee tukea lakisääteisten raportointivaatimusten täyttämistä sekä soveltua tilaajan kokonais- ja integraatioarkkitehtuuriin. Ulkoisen laskennan ja kirjanpidon järjestelmän keskeisiä toiminnallisuuksia ovat kirjanpito, tilinpäätös, myyntilaskutus, myyntireskontra, ostoreskontra, maksuliikenne ja käyttöomaisuuden hallinta. Lisäksi tilaaja arvioi tietopyynnön perusteella, sisällytetäänkö hankinnan kohteeseen matka- ja kululaskujen käsittely. AEL-Amiedu Oy:ssä on vuosien 2024–2025 aikana selvitetty taloushallinnon kokonaiskuvaa, järjestelmäkehitystä sekä sisäisen laskentamallin kehittämistä ja toteutustapaa. Selvitysten perusteella on päädytty ratkaisumalliin, jossa ulkoinen ja sisäinen laskenta eriytetään järjestelmätasolla. Ulkoisen ja sisäisen laskennan järjestelmät on tarkoitus hankkia erillisinä kokonaisuuksina. Ulkoisen laskennan ja kirjanpidon järjestelmän hankinnassa keskeistä on ymmärtää tilaajan toimintaympäristö julkisen rahoituksen ja markkinaehtoisen toiminnan eriyttämisessä, hankinnan kohteen sovittaminen tilaajan kokonais- ja integraatioarkkitehtuuriin sekä sisäisen laskennan vaikutusten huomioiminen ulkoisessa laskennassa. Tietopyynnön jälkeen hankintayksikkö ja tilaaja voivat tarvittaessa järjestää markkinavuoropuheluja hankinnasta kiinnostuneiden toimittajien kanssa. Tietopyyntöön saatujen vastausten perusteella hankintayksikkö ja tilaaja voivat olla yhteydessä osaan vastaajista ja sopia erillisestä tapaamisesta hankinnan tarkentamiseksi. Hankintayksikkö ja tilaaja eivät sitoudu järjestämään tapaamista kaikkien tietopyyntöön vastanneiden toimittajien kanssa. Tietopyynnön liitteissä on esitetty alustava hankinnan kohteen kuvaus ja kysymyksiä, jotka liittyvät järjestelmään, sen käyttöönottoon, toimittamiseen ja ylläpitoon. Toimittajia pyydetään vastaamaan liitteissä esitettyihin kysymyksiin sekä kuvaamaan ratkaisunsa soveltuvuutta tilaajan tarpeisiin. Toimittajat voivat lisäksi tuoda esiin omasta näkökulmastaan olennaisia huomioita, vaihtoehtoisia toteutustapoja ja kehitysehdotuksia. Tietopyyntövaiheessa ei määritellä yksittäisiä osakokonaisuuksia tai ominaisuuksia pakollisiksi tai valinnaisiksi. Toimittajilla on mahdollisuus esittää omia ehdotuksiaan hyödyllisistä ominaisuuksista, toteutustavoista ja ratkaisuista. Tietopyyntöön annetut vastaukset eivät sellaisenaan muodosta hankinnan lopullisia vaatimuksia. Pyydämme vastauksenne tueksi mahdollista kirjallista materiaalia tarjottavasta järjestelmästä, esimerkiksi tuote- tai palvelukuvauksia, arkkitehtuurikuvauksia, integraatiokuvauksia sekä tietoturvaa ja palvelunhallintaa koskevaa materiaalia. Hankintayksikölle esitettyihin kommentteihin ja lisäkysymyksiin ei vastata. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä suorittamaan varsinaista hankintaa tai toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdolliseen markkinavuoropuhelutilaisuuteen osallistumisesta. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön toimitetut vastaukset ja kirjallinen materiaali käsitellään luottamuksellisesti.,