ACWA LIFE -hanke (LIFE24-IPE-FI-ACWA LIFE), WP1 tilaisuuksien fasilitointi

ACWA LIFE -hanke (LIFE24-IPE-FI-ACWA LIFE), WP1 tilaisuuksien fasilitointi Actions for Waters - from Source to Sea eli ACWA LIFE -hanke (LIFE24-IPE-FI-ACWA LIFE) on kansallinen strateginen LIFE-rahoitteinen hanke, jonka tavoitteena on toteuttaa Suomen vesienhoitosuunnitelmat. Hanke edistää ja toteuttaa käytännön toimia viidellä demoalueella (Liite 1). Projektissa on erilaisia projektinhallintaan liittyviä ryhmiä. Ydinprojektiryhmään kuuluvat kaikkien projektikumppaneiden projektikoordinaattorit sekä työpakettien vetäjät. Projektiryhmää vetää hankkeen projektipäällikkö. Projektiryhmä kokoontuu vähintään 4 kertaa vuodessa ja tarvittaessa ja hankkeen alussa tiheämmin, noin kerran kuukaudessa. Kokouksissa keskustellaan ajankohtaisista aiheista, projektin edistymisestä ja projektitoimien mahdollisista ongelmista sekä annetaan ohjeistusta. Projektiryhmän kokoukset pidetään muutoin virtuaalisesti, mutta kerran vuodessa kokous järjestetään läsnäolokokouksena, pääosin hankkeen eri demoalueilla tai niiden läheisyydessä. Läsnäolokokous on työpajatyyppinen tilaisuus, jossa ulkopuolisen fasilitaattorin johtamana suunnitellaan ja organisoidaan projektin seuraavia vaiheita ja eri toimintojen linkityksiä ja riippuvuuksia. Läsnäolotilaisuuden tarkoituksena on vahvistaa konsortion yhteistyötä, me-henkeä ja yhteisen vision luomista osallistujien kesken. Fasilitaattorin tehtävänä on suunnitella läsnäolotilaisuuden ohjelma ja sisältö yhdessä projektipäällikön kanssa. Fasilitaattorin tulee esittää toimintamenetelmiä, joita käyttämällä vahvistetaan konsortion yhteistyötä ja luodaan hankkeen sisäistä yhteistä visiota. Fasilitaattori vastaa läsnäolotilaisuuden läpiviennistä. Fasilitaattori raportoi läsnäolotilaisuuden tuotokset tilaajalle viimeistään kuukausi (1 kk) pidetyn tilaisuuden jälkeen. Läsnäolotilaisuuksien ja raportoinnin kieli on suomi. Ensimmäinen projektiryhmän läsnäolotilaisuus järjestetään hankkeen aloitustilaisuuden yhteydessä. Aloitustilaisuus järjestetään 10.3.2026 ja projektiryhmän läsnäolotilaisuus 11.3.2026 Vaasassa. Fasilitaattorilta edellytetään läsnäoloa myös aloitustilaisuudessa 10.3.2026. Vuosina 2027-2032 läsnäolotilaisuudet järjestetään eri demoalueilla (Liite 1) eri vuosina kiertävällä systeemillä. Tarjouksen liitteenä on toimitettava työohjelma, josta tulee käydä ilmi ainakin seuraavat asiat: - esimerkki läsnäolotilaisuuden sisällöstä ja aikataulusta - fasilitoinnin yleiset periaatteet ja tavoitteet - työskentelytavat - läsnäolotilaisuuden vetämiseen osallistuva(t) henkilö(t) sekä hänen/heidän pätevyytensä. Työohjelma on suunnitelma, jota voidaan käyttää tilaajan kanssa käytävien suunnittelupalavereiden pohjana. HANKINTA KÄSITTÄÄ SEURAAVAN KOKONAISUUDEN VUODET 2026-2027: Kaksi 2-päiväistä läsnäolotilaisuutta (kerran vuodessa) hankkeen demoalueella (Liite 1). Tilaisuudet järjestetään kiertävällä systeemillä eri demoalueilla eri vuosina. Yhden 2-päiväisen läsnäolotilaisuuden (yksikkö)hinnan tulee sisältää: * kaksi (2) Teams-suunnittelupalaveria tilaajan kanssa (2 h/palaveri), * yhden kaksipäiväisen (2) läsnäolotilaisuuden läpiviennin, * yhden (1) Teams-purkupalaverin tilaajan kanssa tilaisuuden jälkeen (2 h/palaveri) sekä * tilaisuuden tuotosten raportoinnin tilaajalle. * kaikki muut toimittajalle aiheutuvat kustannukset, mukaan lukien matkakustannukset. Tilaaja vastaa läsnäolotilaisuuteen vaadittavan tilan järjestämisestä ja mahdollisesta tilavuokrasta. VUODET 2028-2030: Kolme 1-päiväistä läsnäolotilaisuutta (kerran vuodessa) hankkeen demoalueella (Liite 1). Tilaisuudet järjestetään kiertävällä systeemillä eri demoalueilla eri vuosina. yhden 1-päiväisen läsnäolotilaisuuden (yksikkö)hinnan tulee sisältää: * kaksi (2) Teams-suunnittelupalaveria tilaajan kanssa (2 h/palaveri), * yhden yksipäiväisen (1) läsnäolotilaisuuden läpiviennin, * yhden (1) Teams-purkupalaverin tilaajan kanssa tilaisuuden jälkeen (2 h/palaveri) sekä * tilaisuuden tuotosten raportoinnin tilaajalle. * kaikki muut toimittajalle aiheutuvat kustannukset, mukaan lukien matkakustannukset. Tilaaja vastaa läsnäolotilaisuuteen vaadittavan tilan järjestämisestä ja mahdollisesta tilavuokrasta. Lisäksi hankintayksikkö varaa oikeuden: * ostaa lisäpalveluna projektiryhmän mahdollisesti määrittämän ylimääräisen 1- tai 2-päiväisen läsnäolotilaisuuden fasilitoinnin tarjouksessa annetulla yksikköhinnalla * ostaa lisäpalveluna yksittäisiä tukipalveluita tarjouksessa annetulla yksikköhinnalla * käyttää jompaakumpaa alla mainituista sopimusoptiosta, jolloin päätös option käytöstä tulee tehdä viimeistään 31.1.2029. OPTIO1 - LISÄTILAUS VUODELLE 2031: Yksi 1-päiväinen läsnäolotilaisuus (2031) hankkeen demoalueella (Liite 1). tai OPTIO2 - LISÄTILAUS VUOSILLE 2031-2033: Kolme 1-päiväistä läsnäolotilaisuutta (2031-2033) hankkeen demoalueella (Liite 1).,