Kuvallisten henkilö-/virkakorttien hankinta

Hankinnan kohteena ovat kuvalliset virka-/henkilökortit virastojen henkilöstölle Kehittämis- ja hallintokeskukseen (KEHA-keskus) ja tulevaan Elinvoimakeskuksen (EVK) loppuvuodesta 2025 alkaen. Hankinnan tavoitteena on käytännöllistää korttien hankintaa, edesauttaa turvallisuutta sekä helpottaa vastaamaan organisaation / virastojen linjauksiin erityisesti yhteiskäyttö- ja yhteistiloihin siirryttäessä. Hankinta toteutetaan siten, että palvelu olisi laajasti hyödynnettävissä organisaatioiden eri yksiköiden käyttöön. Hankinnan kohteena ja Toimittajan toimeksiantoina ovat henkilökorttien ulkoasun suunnittelu yhdessä Tilaajan viestintäyhdyshenkilöiden kanssa sekä korttien koko tuotantoprosessi ja toimitus. Korttipohjia tullaan suunnittelemaan ja valmistamaan kolme erilaista: Elinvoimakeskukselle kaksi (suomi/ruotsi) ja KEHA-keskukselle yksi (suomi), joista kaikkien tulee ulkonäöltään vastata organisaatioiden graafisia ohjeistuksia. Korttiaihioiden valmistamisesta tai hankkimisesta, painattamisesta ja toimittamisesta vastaa kokonaisvaltaisesti Toimittaja. Lisäksi vaaditaan sähköinen korttien tilauslomake tai -järjestelmä. Erityisesti vuoden 2025 lopulla ja 2026 alulla tilauksia on merkittävästi organisaatiomuutosten johdosta, kun suurin osa korteista uusitaan. Vuoden 2026 alussa virastoissa tulee olemaan henkilöstöä yhteensä noin 2500 henkilöä, joista suurimmalle osalle tilataan virka-/henkilökortit. Määräaikaisen henkilöstön vaihtuvuus on sitoumuksettoman arvion mukaan n. 300–500 henkilöä vuodessa. Luvut ovat arvioita eivätkä ne sido Tilaajaa. Hankinta on kokonaisuudessaan kuvattu tämän tarjouspyynnön liitteellä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus". Hankinnan kohteena ovat kuvalliset virka-/henkilökortit virastojen henkilöstölle Kehittämis- ja hallintokeskukseen (KEHA-keskus) ja tulevaan Elinvoimakeskuksen (EVK) loppuvuodesta 2025 alkaen. Hankinnan tavoitteena on käytännöllistää korttien hankintaa, edesauttaa turvallisuutta sekä helpottaa vastaamaan organisaation / virastojen linjauksiin erityisesti yhteiskäyttö- ja yhteistiloihin siirryttäessä. Hankinta toteutetaan siten, että palvelu olisi laajasti hyödynnettävissä organisaatioiden eri yksiköiden käyttöön. Hankinnan kohteena ja Toimittajan toimeksiantoina ovat henkilökorttien ulkoasun suunnittelu yhdessä Tilaajan viestintäyhdyshenkilöiden kanssa (mallien tulee perustua jo määritettyyn visuaaliseen ilmeeseen sekä mahdollisesti muihin viraston virkakortteihin) sekä korttien koko tuotantoprosessi ja toimitus. Korttipohjia tullaan suunnittelemaan ja valmistamaan kolme erilaista: Elinvoimakeskukselle kaksi (suomi/ruotsi) ja KEHA-keskukselle yksi (suomi), joista kaikkien tulee ulkonäöltään vastata organisaatioiden graafisia ohjeistuksia. Korttiaihioiden valmistamisesta tai hankkimisesta, painattamisesta ja toimittamisesta vastaa kokonaisvaltaisesti Toimittaja. Korttitilausten toimeksiannot käynnistetään pääasiassa yksiköiden esihenkilöiden ja/tai johtajien toimesta. Toimittajalta tulee lisäksi löytyä sähköinen ja tietoturvavaatimukset (ks. liitteet) täyttävä tilauslomake, jonka avulla esihenkilö (tai joissakin tapauksissa muu toimeksiantaja) voi lähettää uuden tilattavan kortin tiedot. Kortit tulevat olemaan yksilöityjä, ja niiden avulla on tarkoitus voida tunnistaa EVK:n tai KEHA-keskuksen henkilöstön jäsen. Korteissa tulee lisäksi esiintyä termi ”virkakortti” tai muu selkeä ilmaisu, jolla voidaan tunnistaa kyseessä olevan viraston myöntämä tunniste. Yksityiskohdista sovitaan yhdessä voittaneen palveluntuottajan kanssa. Toimittajalta tulee löytyä tarvittavat resurssit korttien painattamiseen nopealla aikataululla niin, että tilatut kortit olisi toimitettu postitse 2 viikon kuluessa lähetetystä tilaustoimeksiannosta. Erityisesti vuoden 2025 lopulla ja 2026 alulla tilauksia on merkittävästi organisaatiomuutosten johdosta, kun suurin osa korteista uusitaan. Virka-/henkilökortit tilataan aina virastoissa aloittavalle henkilöstölle, joille ei myönnetä muuta henkilökohtaista tunnistetta. Tilauksia toteutetaan tarvittaessa myös esimerkiksi katoamisen, rikkoutumisen tai nimenvaihdoksen yhteydessä. Vuoden 2026 alussa virastoissa tulee olemaan henkilöstöä yhteensä noin 2500 henkilöä, joista suurimmalle osalle tilataan virkakortit. Määräaikaisen henkilöstön vaihtuvuus on sitoumuksettoman arvion mukaan n. 300–500 henkilöä vuodessa. Luvut ovat arvioita eivätkä ne sido Tilaajaa. Hankinta on kokonaisuudessaan kuvattu tämän tarjouspyynnön liitteellä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus". Kilpailutuksen voittaneen Toimittajan kanssa tehdään toistaiseksi voimassa oleva sopimus.