Tietopyyntö: Dokumentinhallintajärjestelmän hankinta

TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS EIKÄ TARJOUSPYYNTÖ, VAAN TIETOPYYNTÖ. Tietopyynnön kohteena on dokumentinhallintajärjestelmän hankinta Leijona Catering Oy:lle. Monipuolisen dokumentinhallintajärjestelmän tulisi mahdollistaa muun muassa: - asiakirjojen hallinnan elinkaaren eri vaiheissa (luonti, hyväksyntä, arkistointi, hävittäminen); - käyttöoikeus- ja tietoturvatasojen hallinnan; - tiedon luokittelun; - versionhallinnan ja audit trail -seurannan; - metatietopohjaisen luokittelun ja haun; sekä - sopimustenhallinnan ja arkistoinnin. Järjestelmän tulee toimia asiakkaan omassa IT-ympäristössä ("on-premise"), ja toimitukseen tulee sisältyä järjestelmän asennus, konfigurointi, mahdollinen käyttöönoton aikainen koulutus sekä käyttöönottotuki. Toimittajan työntekijöiden, ketkä vastaavat järjestelmän käyttöönotosta ja ylläpidosta tulee olla turvallisuusselvitettyjä. Lisäksi hankintaan sisältyy ylläpitopalvelu, joka kattaa ohjelmiston versiopäivitykset, tietoturvapäivitykset, teknisen tuen sekä vikatilanteiden hallinnan koko sopimuskauden ajan. Tämän tietopyynnön tarkoituksena on tiedottaa markkinoita tulevasta kilpailutuksesta, kartoittaa markkinoiden tilannetta, mahdollistaa kommenttien esittäminen tulevasta hankinnasta (tarjouspyyntöluonnokseen) sekä saada hankintaa koskevaa tietoa, jotta varsinainen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyynnöllä täydennetään osaamista tarjouspyynnön laadintaan. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla, ja hankintayksikkö voi jättää tarjouskilpailun kokonaan toteuttamatta. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä ole myöskään edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tällä tietopyynnöllä kerätyt tiedot säilyvät täysin luottamuksellisina ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan suunnitteluun. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä hankintayksikkö korvaa tietopyyntöön vastaamisesta aiheutuvia kustannuksia. TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS EIKÄ TARJOUSPYYNTÖ, VAAN TIETOPYYNTÖ. Tietopyynnön kohteena on dokumentinhallintajärjestelmän hankinta Leijona Catering Oy:lle. Monipuolisen dokumentinhallintajärjestelmän tulisi mahdollistaa muun muassa: - asiakirjojen hallinnan elinkaaren eri vaiheissa (luonti, hyväksyntä, arkistointi, hävittäminen); - käyttöoikeus- ja tietoturvatasojen hallinnan; - tiedon luokittelun; - versionhallinnan ja audit trail -seurannan; - metatietopohjaisen luokittelun ja haun; sekä - sopimustenhallinnan ja arkistoinnin. Järjestelmän tulee toimia asiakkaan omassa IT-ympäristössä ("on-premise"), ja toimitukseen tulee sisältyä järjestelmän asennus, konfigurointi, mahdollinen käyttöönoton aikainen koulutus sekä käyttöönottotuki. Toimittajan työntekijöiden, ketkä vastaavat järjestelmän käyttöönotosta ja ylläpidosta tulee olla turvallisuusselvitettyjä. Lisäksi hankintaan sisältyy ylläpitopalvelu, joka kattaa ohjelmiston versiopäivitykset, tietoturvapäivitykset, teknisen tuen sekä vikatilanteiden hallinnan koko sopimuskauden ajan. Tämän tietopyynnön tarkoituksena on tiedottaa markkinoita tulevasta kilpailutuksesta, kartoittaa markkinoiden tilannetta, mahdollistaa kommenttien esittäminen tulevasta hankinnasta (tarjouspyyntöluonnokseen) sekä saada hankintaa koskevaa tietoa, jotta varsinainen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyynnöllä täydennetään osaamista tarjouspyynnön laadintaan. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla, ja hankintayksikkö voi jättää tarjouskilpailun kokonaan toteuttamatta. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä ole myöskään edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tällä tietopyynnöllä kerätyt tiedot säilyvät täysin luottamuksellisina ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan suunnitteluun. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä hankintayksikkö korvaa tietopyyntöön vastaamisesta aiheutuvia kustannuksia.