Kiinteistöjen ylläpidon johtamisjärjestelmän hankinta

HANKINTAYKSIKÖSTÄ Maakuntien tilakeskus (jäljempänä myös "tilaaja") on toimitilajohtamisen strateginen kumppani ja valtakunnallinen hyvinvointialueiden toimitila- ja kiinteistöhallinnon osaamiskeskus. Hankinnan kohteen mahdollisia tulevia käyttäjiä ovat hyvinvointialueet, Helsingin kaupungin sotepe ja HUS-yhtymä, jotka voivat hankkia palvelun lisäpalveluna Maakuntien tilakeskuksen kautta. Palvelun käyttäjiä ovat mm. Maakuntien tilakeskus, hyvinvointialueiden käyttäjät sekä palveluntuottajat. Ensimmäisessä vaiheessa järjestelmä otetaan käyttöön 4–5 hyvinvointialueella, mutta hankinnassa on mukana myös mahdollisuus laajentaa käyttöä muillekin hyvinvointialueille. Hyvinvointialueilla on sekä omistettuja että vuokrattuja kiinteistöjä, joiden koko vaihtelee pienistä vuokratiloista aina laajoihin keskussairaalakokonaisuuksiin. Kiinteistöjen järjestelmätarve riippuu kohteesta: joissakin riittää pelkkä vikailmoitusten hallinta, kun taas toisissa hyödynnetään kaikkia järjestelmän tarjoamia toimintoja. Tavoitteena on hankkia hyvinvointialueille moderni ylläpidon johtamisjärjestelmä, joka on joustava, skaalautuva ja helppokäyttöinen. Sen tulee olla integroitava ja sen tulee tukea yhteneväisiä toimintamalleja, joiden avulla voidaan tehdä optimaalista, ennakoivaa ja strategista kiinteistöjen ylläpidon johtamista, joka edesauttaa luomaan terveet ja turvalliset tilat toiminnalle. TIETOPYYNNÖN KOHDE Maakuntien tilakeskus suunnittelee käynnistävänsä kiinteistöjen ylläpidon johtamisjärjestelmän SaaS-palvelun kilpailutuksen syksyllä 2025. Alustavan näkemyksen mukaan kilpailutus toteutetaan hankintalain (1397/2016) mukaisena avoimena menettelynä. Järjestelmällä tarkoitetaan laajuutta, joka sisältää seuraavat osiot: • Kohderekisteri, joka sisältää kiinteistö- ja laitetiedot • Ennakohuollon toistuvien tehtävien tehtäväkalenterin • Huolto- ja hoitotehtävien päiväkirjan •Kohteiden dokumenttiosion • Vikailmoitukset eli palvelupyynnöt • Sopimus-, osapuoli- ja yhteystiedot • Laatutarkastukset • PTS-tehtävien suunnittelu ja toteutus • Kulutusseurannan Tällä tietopyynnöllä kartoitetaan markkinatarjontaa, halukkuutta ja kiinnostusta tarjota kyseiseen kilpailutukseen sekä haetaan vastauksia suunnitteilla olevaan hankintaan liittyviin kysymyksiin. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti asiaa koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Päätökset hankintaprosessin mahdollisesta käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. Tilaaja voi jatkaa tietopyyntövastausten jälkeen markkinavuoropuhelua tietopyyntöön vastanneiden yritysten kanssa kirjallisesti ja/tai etätapaamisella Teamsilla. Alustava aikataulu etätapaamisille on kesäkuu 2025. Mikäli yrityksellä on halukkuutta esitellä tarjottavaa ratkaisua, pyydämme ilmoittamaan sopivat esittelyajat kysymykseen ”14. Kiinnostus osallistua tarkempaan markkinavuoropuheluun”. Markkinavuoropuhelut käydään ja niihin liittyvä materiaali tuotetaan suomen kielellä. Mikäli tietopyyntöön vastanneita yrityksiä on useita, aikataulullisista syistä kaikkien ilmoittautuneiden kanssa ei ole mahdollista järjestää etätapaamista. Hankintayksikkö valitsee osallistujat etätapaamiseen tietopyyntöön vastanneiden kesken. Liitteessä 1 esitetty hankintaan liittyviä kysymyksiä. Pyydämme hankinnasta kiinnostuneita tarjoajia tutustumaan tietopyyntöön sekä esittämään vastauksia ja kommentteja liitteessä 1 esitettyihin kysymyksiin. YLEISTÄ TIETOPYYNNÖSTÄ Tämä tietopyyntö ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan osana markkinakartoitusta julkaistu tietopyyntö. Hankintayksikkö käsittelee vastaukset tietopyyntöön luottamuksellisina ja käyttää niitä vain tarjouspyynnön ja kilpailutuksen valmistelussa. Kysymyksiin vastaaminen ei velvoita yritystänne osallistumaan varsinaiseen tarjouskilpailuun. Toisaalta, vaikka ette vastaisi näihin kysymyksiin, voitte myöhemmin osallistua tarjouskilpailuun. Vastaaminen ei vaikuta yrityksenne asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinakartoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei myöskään ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta, eikä siitä mahdollisesti aiheutuvia kustannuksia korvata.