TIETOPYYNTÖ: Kotkan kaupungin toiminnanohjausjärjestelmän hankinta

ESITEPYYNTÖ Kotkan kaupunki kutsuu toimittajia lähettämään esitteitä tuotannonohjaus-, seuranta- ja raportointijärjestelmästä Kotkan kaupungin eri vastuualueiden käyttöön. Toivomme toimittajilta maksimissan n. 10 sivun esitteen järjestelmästä. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö, jolla Kotkan kaupunki kartoittaa toiminnanohjausjärjestelmien markkinatarjontaa ja markkinatoimijoita. Tässä tietopyynnössä olevat määrittelyt saattavat hankinnan valmistelun aikana muuttua. Tietopyyntöön vastanneille voidaan lähettää hankinnan valmistelun aikana lisätietopyyntöjä ja/tai toimittaa tarjouspyyntöluonnoksia tai muuta materiaalia kommentoitavaksi. Tietopyyntö ei sido hankintayksikköä eikä hankinnasta kiinnostuneita markkinatoimijoita hankintaan. Osallistuminen ei myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Toimijat eivät voi veloittaa tietopyyntöön liittyvistä toimista. ESITTEIDEN TOIMITTAMINEN Esitteet lähetetään tämän tietopyynnön kohdassa "Ostajan yhteystiedot" ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Samaan osoitteeseen voi myös lähettää lisätietokysymyksiä. TAUSTATIETOA TIETOPYYNNÖSTÄ Järjestelmän tulee sopia katukunnossapidon, venesatamien, liikuntapaikkojen, puistotoimen ja varaston toiminnoille. Näissä yksiköissä työskentelee myös tuntipalkkaisia työntekijöitä, joten järjestelmä sisältää tuntikirjaukset ja leimaukset. Tästä syystä järjestelmä täyttää myös tietosuoja-asetuksen vaatimukset henkilötietojen käsittelystä. Järjestelmä tulee ensisijaisesti katukunnossapidon toiminnanohjaukseen, työn seurantaan ja raportointiin. Järjestelmässä on mahdollista seurata ajoneuvojen ja työkoneiden paikkatietoja sekä työkoneiden varusteiden esim. hiekotin, aura, tms. käyttöä sekä tehdä ajoneuvo / työkonekohtaista kustannusseurantaa. Järjestelmässä on mahdollista ylläpitää ajoneuvojen ja työkoneiden rekisteriä, joka sisältää perustietoja kuten merkki, malli, rekisterinumero, hankintapäivämäärä ja huoltohistoria. Järjestelmän tulee tukea työn eri vaiheiden dokumentointia ja seurattavuutta. Järjestelmän tulee olla soveltuva myös muiden yllä mainittujen kaupungin yksiköiden tarpeisiin. Järjestelmässä tulee voida tehdä eri varustelajien tarkastukset, pöytäkirjat ja raportit mm. liikuntapaikkojen, puistojen ja kiinteistöjen osalta. Järjestelmän tulee tukea edellä mainittujen yksiköiden omaisuudenhallintaa ja työturvallisuuden edistämistä. Järjestelmässä on mahdollista täyttää työmaapöytäkirjaa, joka lisää säätietoja käyttäjän halutessa. Järjestelmä tulee antaa käyttötietoa siten, että tietoa voi jakaa julkisesti alueiden käyttäjille reaaliaikaisesti, esim. liikunta-alueiden huolto- ja kuntotietoa. Järjestelmässä on mahdollista hyödyntää Kotkan kaupungin omia kartta- ja paikkatietoaineistoja WMS ja WFS – rajapinnoista. Kyseisten aineistojen osalta järjestelmän on tuettava EGPS:3881 eli ETRS-GK27 koordinaattijärjestelmää. Järjestelmän tulee sisältää kaikki keskeiset varastotoiminnot: hankintaehdotukset, ostotilaukset, tavaranvastaanoton, palautukset, varastosta otot ja palautukset suoraan kustannuspaikoille, myyntitilausten teon järjestelmään, inventoinnin ja raportoinnin. Järjestelmässä on mahdollista käyttää useampaa tilikarttaa, ylläpitää asiakasrekisteriä ja tehdä sekä sisäistä että ulkoista laskutusta. Taloudenpidon osalta rajapintana järjestelmälle tulee olemaan CGIn Kuntamalli (Raindance-alusta), tuntipalkkojen osalta se on CGIn Prima. Järjestelmätoimitukseen tulee kuulua liittymärajapinnat muihin järjestelmiin, lisenssit, asiakaspalvelu, ylläpito, tuki sekä tarvittaessa asiantuntijapalvelut kuten koulutukset. Järjestelmän tulee toimia niin tietokoneella kuin mobiiliympäristössä. Järjestelmän tulee olla myös ulkopuolisten urakoitsijoiden käytettävissä siten että heidän käyttöoikeuttaan voidaan rajata vain tiettyihin asioihin. Järjestelmän kautta tulee voida todentaa urakoitsijan tekemä työ laskutusta varten esim. paikkatietoon perustuen.