Oppilaskuljetusten toiminnanohjausjärjestelmän ja sen ylläpidon hankinta

Salon kaupungin liikennepalvelut pyytää tarjouksia lakisääteisten esi- ja perusopetuksen oppilaskuljetusten organisointia varten hankittavasta toiminnanohjausjärjestelmästä (ERP-järjestelmä) ja sen ylläpidosta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Toiminnanohjausjärjestelmä hankitaan SaaS-palveluna. Hankinnan tavoitteena on saada Salon kaupungin esi- ja perusopetuksen lakisääteisten oppilaskuljetusten organisoimiseen toimialan määrittelemää tavoitetilaa tukeva, tarkoitukseen parhaiten soveltuva ja käyttövalmis palvelu. Sopimus on voimassa aluksi määräaikaisesti 20.3.2025 (tavoite) – 30.6.2027. Tämän jälkeen sopimus jatkuu vuoden kerrallaan toistaiseksi voimassa olevana, molemmin puolisella irtisanomisajalla liitteiden mukaisesti. Järjestelmän käyttöönottoprojekti on välttämätöntä aloittaa viivytyksettä. Järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön muutamissa kuljetuskohteissa jo kevätlukukauden 2025 aikana ja palvelun on oltava kokonaisuudessaan tuotantokäytössä kaikilla käyttäjärooleilla viimeistään 19.6.2025. Tavoitteena on, että viimeistään uuden lukuvuoden alkaessa elokuussa 2025 (7.8.2025) ovat kaikki Salon kaupungin tilausliikenteenä toteutettavat oppilaskuljetukset järjestelmän piirissä. Hankittava järjestelmä ei voi näin ollen olla vaatimuksena olevien toiminnallisuuksien osalta tuotekehitystä vaativa kokonaisuus. Hankinnan tarkempi kuvaus on kohdassa II.2.4. Hankinnan kohteena on lakisääteisten esi- ja perusopetuksen oppilaskuljetusten organisointia varten hankittavasta toiminnanohjausjärjestelmästä (ERP-järjestelmä) ja sen ylläpidosta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Toiminnanohjausjärjestelmä hankintaan Saas-palveluna. Hankinnan tavoitteena on saada Salon kaupungin esi- ja perusopetuksen lakisääteisten oppilaskuljetusten organisoimiseen toimialan määrittelemää tavoitetilaa tukeva, tarkoitukseen parhaiten soveltuva ja käyttövalmis palvelu. Hankinnan tavoitteena on parantaa oppilaskuljetusten turvallisuutta reaaliaikaisella seurannalla, sekä varmistamalla tietojen turvallinen ja ajantasainen käsittely ja tiedonsiirto sekä tiedottaminen koko oppilaan kuljetuselinkaaren ajan. Sen tähden tarkoituksena on, että kaikki kuljetusetuuspäätöstä seuraavat oppilaskuljetuksiin liittyvät prosessit kuljetussuunnittelusta, -tiedotuksesta ja seurannasta laskutustietoihin, säilytykseen ja arkistoon siirtoon asti hoidetaan toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Järjestelmän hankinnan myötä oppilaskuljetusten prosessista muodostuu toimialojen, huoltajien ja palveluntuottajien yhteinen prosessi, jossa kaikilla on selkeät roolit ja vastuut. Järjestelmässä tulee voida suunnitella kuljetusreittejä, muodostaa kuljetussuunnitelmia sekä kuljetusten laskutusaineistoja sekä muita tarvittavia kuljetusraportteja (toteutuneet ajosuoritteet ja -ajat, kyydissä olleet oppilaat ym.). Niin ikään järjestelmässä tulee voida pitää yllä oppilaiden kuljetustietoja (kuljetusoikeus, lukujärjestykset, noutopaikka ym.) ja tehdä kuljetustietoihin muutoksia, ja päivittää ne reittisuunnitelmiin. Myös kuljetuksiin liittyvien asioiden tiedotus huoltajille, kouluille ja kuljetukset tuottaville palveluntarjoajille toteutetaan järjestelmän kautta samoin kuin kuljetusten toteutumisen reaaliaikainen seuranta. Järjestelmän vaatimukset on kuvattu tarkemmin liitteen 1 kohdassa 2 ja liitteissä 2 sekä 3-3.2. Järjestelmän käyttöönottoprojekti sekä konvertoitavat tiedot on kuvattu liitteissä 4-4.3. Salon oppilaskuljetusten organisointia ja yhteistyökumppanien määrä on kuvattu liitteessä 1.