Tietopyyntö; Metsäkeskuksen henkilöstöhallinnon ja tuntikirjausten sovellukset

1. Ilmoitus markkinavuoropuhelusta- tietopyynnöstä Suomen Metsäkeskus haluaa selvittää henkilöstöhallinnon ja tuntikirjaussovelluksen hankintoihin liittyviä kysymyksiä ja hinta-arvioita. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti tietoa, jotta mahdolliset tulevat tarjouskilpailut voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisesti. Tällä tietopyynnöllä kartoitetaan kahden eri sovelluksen markkinoita ja vastauksia toivotaan toimittajilta, jotka voisivat osallistua jompaankumpaan, tai molempiin, kilpailutuksiin. Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan tarkentava markkinakartoitus, eli tietopyyntö. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan kyseessä olevia hankintoja. Hankintaprosessi käynnistetään mahdollisesti markkinakartoituksen jälkeen keväällä 2025. 2. Hankintaa koskevia taustatietoja Suomen metsäkeskus (jäljempänä tilaaja) kuuluu maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalaan ja on ministeriön tulosohjauksessa. Suomen metsäkeskus on perustettu erityislailla (laki Suomen metsäkeskuksesta (418/2011)) ja on valtionavustusorganisaatioita. Suomen metsäkeskus on itsenäinen oikeushenkilö ja organisaation ylin päättävä elin on johtokunta. Lisää yleistä tietoa Metsäkeskuksesta löytyy internetsivuiltamme (www.metsakeskus.fi). Tilaajalla on ollut käytössä SaimaHR-henkilöstöhallinnon sovellus ja Tiima-työajankirjaussovellus. Sopimukset ovat optiokaudella, joka päättyy viimeistään 31.8.2026. Sopimukset voidaan päättää aikaisemmin 3 kk:n irtisanomisajalla, jos tilaaja katsoo sen uusien sovellusten käyttöönoton kannalta tarkoituksenmukaiseksi. 3. Hankinnan tavoite ja kohde Mahdollisen HR-sovelluksen hankinnan tavoitteena on toteuttaa, selkeyttää ja helpottaa metsäkeskuksen henkilöstöhallinnon prosesseja. Hankinnan tavoitteena on saada SaaS-palveluna toimitettava, henkilöstöhallinnon sovellus, joka toimii työntekijätietojen master-data- järjestelmänä. Tavoitteena on saada uusi sovellus käyttöön tammikuussa 2026. Mahdollisen työajankirjaussovelluksen hankinnan tavoitteena on toteuttaa, selkeyttää ja helpottaa metsäkeskuksen henkilöstön työajankirjauksia ja tuntiseurantaa ja -suunnittelua. Hankinnan tavoitteena on saada SaaS-palveluna toimitettava sovellus, jonka avulla voidaan toteuttaa työajankirjaukset ja mahdollisesti poissaolohallinta. Tavoitteena on saada uusi sovellus käyttöön tammikuussa 2026. Hankinnan kohteita on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Hankinnan kohde. 4. Alustava aikataulu mahdolliselle hankinnalle Tilaajan tavoitteena on ottaa uudet sovellukset käyttöön alkuvuodesta 2026. Mahdolliset hankinnat on tarkoitus käynnistää huhtikuussa 2025 ja sopimus allekirjoittaa kesäkuussa 2025. Toimitusprojektin arvioitu alkamisajankohta on elokuussa 2025. 5. Tiedustelemme näkemyksiänne seuraavista asioista Pyydämme vapaamuotoisen selvityksen: • Millaisia sovelluksia on tarjolla, ja mitä niillä voidaan tehdä o Sovellusten ominaisuudet ja integroitavuus • Hinnoittelun kannalta tärkeät osat hankintamateriaalia varten o Soveltuvat hinnoittelumallit o Hankinnan hinta-arvio oikean hankintamenettelyn määrittämiseksi Pyydämme täyttämään ja palauttamaan oheisen liitteen, liite 2 Vastaus tietopyyntöön. Voitte toimittaa myös omia liitteitänne ja muuta omaa materiaalianne. Vastauksiin saa lisätä myös linkkejä. Jos vastauksenne sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia, tai muuta salassa pidettävää tietoa, yksilöikää ja merkitkää salassa pidettävät kohdat selvästi. Markkinavuoropuheluun osallistumisesta ei makseta palkkioita. 6. Tietopyynnön kysymykset ja vastaukset sekä Tietopyyntöön vastaaminen Voitte esittää kysymyksiä tietopyyntöön liittyen. Lähettäkää kysymyksenne Cloudian järjestelmän kautta tiistaina 4.2. klo 12 mennessä. Vastaukset pyritään antamaan viimeistään perjantaina 7.2. Vastaukset tietopyyntöön pyydetään toimittamaan Cloudia sähköisen järjestelmän kautta maanantai 17.2.2025 kello 12.00 mennessä. 1. Ilmoitus markkinavuoropuhelusta- tietopyynnöstä Suomen Metsäkeskus haluaa selvittää henkilöstöhallinnon ja tuntikirjaussovelluksen hankintoihin liittyviä kysymyksiä ja hinta-arvioita. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti tietoa, jotta mahdolliset tulevat tarjouskilpailut voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisesti. Tällä tietopyynnöllä kartoitetaan kahden eri sovelluksen markkinoita ja vastauksia toivotaan toimittajilta, jotka voisivat osallistua jompaankumpaan, tai molempiin, kilpailutuksiin. Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan tarkentava markkinakartoitus, eli tietopyyntö. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan kyseessä olevia hankintoja. Hankintaprosessi käynnistetään mahdollisesti markkinakartoituksen jälkeen keväällä 2025. 2. Hankintaa koskevia taustatietoja Suomen metsäkeskus (jäljempänä tilaaja) kuuluu maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalaan ja on ministeriön tulosohjauksessa. Suomen metsäkeskus on perustettu erityislailla (laki Suomen metsäkeskuksesta (418/2011)) ja on valtionavustusorganisaatioita. Suomen metsäkeskus on itsenäinen oikeushenkilö ja organisaation ylin päättävä elin on johtokunta. Lisää yleistä tietoa Metsäkeskuksesta löytyy internetsivuiltamme (www.metsakeskus.fi). Tilaajalla on ollut käytössä SaimaHR-henkilöstöhallinnon sovellus ja Tiima-työajankirjaussovellus. Sopimukset ovat optiokaudella, joka päättyy viimeistään 31.8.2026. Sopimukset voidaan päättää aikaisemmin 3 kk:n irtisanomisajalla, jos tilaaja katsoo sen uusien sovellusten käyttöönoton kannalta tarkoituksenmukaiseksi. 3. Hankinnan tavoite ja kohde Mahdollisen HR-sovelluksen hankinnan tavoitteena on toteuttaa, selkeyttää ja helpottaa metsäkeskuksen henkilöstöhallinnon prosesseja. Hankinnan tavoitteena on saada SaaS-palveluna toimitettava, henkilöstöhallinnon sovellus, joka toimii työntekijätietojen master-data- järjestelmänä. Tavoitteena on saada uusi sovellus käyttöön tammikuussa 2026. Mahdollisen työajankirjaussovelluksen hankinnan tavoitteena on toteuttaa, selkeyttää ja helpottaa metsäkeskuksen henkilöstön työajankirjauksia ja tuntiseurantaa ja -suunnittelua. Hankinnan tavoitteena on saada SaaS-palveluna toimitettava sovellus, jonka avulla voidaan toteuttaa työajankirjaukset ja mahdollisesti poissaolohallinta. Tavoitteena on saada uusi sovellus käyttöön tammikuussa 2026. Hankinnan kohteita on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Hankinnan kohde. 4. Alustava aikataulu mahdolliselle hankinnalle Tilaajan tavoitteena on ottaa uudet sovellukset käyttöön alkuvuodesta 2026. Mahdolliset hankinnat on tarkoitus käynnistää huhtikuussa 2025 ja sopimus allekirjoittaa kesäkuussa 2025. Toimitusprojektin arvioitu alkamisajankohta on elokuussa 2025. 5. Tiedustelemme näkemyksiänne seuraavista asioista Pyydämme vapaamuotoisen selvityksen: • Millaisia sovelluksia on tarjolla, ja mitä niillä voidaan tehdä o Sovellusten ominaisuudet ja integroitavuus • Hinnoittelun kannalta tärkeät osat hankintamateriaalia varten o Soveltuvat hinnoittelumallit o Hankinnan hinta-arvio oikean hankintamenettelyn määrittämiseksi Pyydämme täyttämään ja palauttamaan oheisen liitteen, liite 2 Vastaus tietopyyntöön. Voitte toimittaa myös omia liitteitänne ja muuta omaa materiaalianne. Vastauksiin saa lisätä myös linkkejä. Jos vastauksenne sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia, tai muuta salassa pidettävää tietoa, yksilöikää ja merkitkää salassa pidettävät kohdat selvästi. Markkinavuoropuheluun osallistumisesta ei makseta palkkioita. 6. Tietopyynnön kysymykset ja vastaukset sekä Tietopyyntöön vastaaminen Voitte esittää kysymyksiä tietopyyntöön liittyen. Lähettäkää kysymyksenne Cloudian järjestelmän kautta tiistaina 4.2. klo 12 mennessä. Vastaukset pyritään antamaan viimeistään perjantaina 7.2. Vastaukset tietopyyntöön pyydetään toimittamaan Cloudia sähköisen järjestelmän kautta maanantai 17.2.2025 kello 12.00 mennessä.