Maksusitoumuskorttien tai sähköisen ratkaisun hankinta

TÄMÄ EI OLE ENNAKKOILMOITUS, HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN ILMOITUS MARKKINAVUOROPUHELUN KÄYNNISTÄMISESTÄ OSANA HANKINNAN SUUNNITTELUA. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue suunnittelee kilpailutusta, jossa hankinnan kohteena on maksusitoumusprosessin uudistaminen maksusitoumuskorteilla tai sähköisellä ratkaisulla. Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kuulla markkinoilla toimivien palveluntuottajien valmiita ratkaisuja. Tietopyynnön vastausten pohjalta hyvinvointialue suunnittelee markkinavuoropuheluiden järjestämistä helmikuun alussa 2025. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue pidättää oikeuden valikoida itse markkinavuoropuheluun kutsuttavat toimittajat vastausten perusteella. Tällä ilmoituksella annetut tiedot ovat alustavia ja saattavat muuttua valmistelun edetessä. Mikä on maksusitoumus? Maksusitoumuksella hyvinvointialue sitoutuu maksamaan asiakkaalle tietyn tuotteen tai palvelun kustannukset tai osan niistä. Maksusitoumuksen saaja (tavaran toimittaja tai palvelun tuottaja) laskuttaa hyvinvointialuetta. Maksusitoumukseen merkitään sen käyttötarkoitus, summa, voimassaoloaika ja maksusitoumusasiakkaan henkilötunnisteet (nimi ja henkilötunnus). Maksusitoumusta ei yleensä sidota tiettyyn toimittajaan. Maksusitoumuksesta ei anneta rahaa takaisin eikä maksu saa ylittyä, ellei henkilö maksa itse ylimenevää osaa tavaran toimittajalle tai palvelun tuottajalle. Maksusitoumuksia voidaan myöntää esimerkiksi seuraaviin menoihin: o elintarvikkeet o kodinkoneet, huonekalut o lääkekustannukset o silmälasikustannukset o terveydenhoito o matkapuhelinten prepay-kortit o matkakustannukset, pääasiassa paikallisliikenteen matkaliput o henkilötodistus, oleskeluasiakirja tai matkustusasiakirja o passi, henkilökortti tai muu vastaava asiakirja o lämmityskulut (öljy ja puut) o muuttokulut o vuokravakuus o sähkövakuus o kotivakuutus Maksusitoumusprosessin nykytila Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella käsitellään maksusitoumuksiin liittyviä ostolaskuja 47 000 kpl vuodessa. Määrä on yli viidennes kaikista hyvinvointialueen ostolaskuista, ja maksusitoumuslaskujen käsittely sitookin parhaillaan paljon hyvinvointialueen työntekijöiden työaikaa. Maksusitoumukset laaditaan asiakastietojärjestelmässä. Asiakkaalle tehdään päätös tuesta ja maksusitoumuksesta. Maksusitoumukset tulostetaan paperille, allekirjoitetaan ja annetaan tai lähetetään asiakkaalle. Asumispalvelujen maksusitoumukset lähetetään suoraan palveluntuottajalle salattuna sähköpostina ja osa lähetetään kirjepostina. Maksusitoumuksen ID tai muu yksilöintitieto saadaan siirrettyä järjestelmästä talouden järjestelmään. Tulostettu paperi kulkee asiakkaan mukana tavaran toimittajalle tai palveluntuottajalle. Paperi sisältää luottamuksellista tietoa, joten on oleellista, että paperia käsitellään huolellisesti maksusitoumusprosessin jokaisessa käsittelyvaiheessa. Paperiseen maksusitoumukseen liittyy riski sen väärinkäytöstä. Henkilö tunnistetaan maksusitoumusta käytettäessä, ja tavara tai palvelu annetaan asiakkaalle maksusitoumuksen mukaisesti. Maksusitoumuksen käytön jälkeen tavaran toimittaja tai palveluntuottaja lähettää laskun hyvinvointialueelle. Laskun viitetiedoksi laitetaan maksusitoumusnumero ja liitteeksi maksusitoumus. Lasku kohdistetaan hyvinvointialueen ostolaskujenkierrätysjärjestelmässä automaattisesti asiakastietojärjestelmästä integraatiolla ostolaskujen kierrätysjärjestelmään tuotuun maksusitoumusnumeroon. Lasku saa tiliöinnin maksusitoumusnumeron tietojen perusteella. JA/TAI lasku ohjataan viitetietojen perusteella oikealle asiatarkastajalle ja hyväksyjälle. Kohdistusautomaatiota on hankala rakentaa paperilla kulkevan viitetiedon varaan, sillä prosessissa on monta vaihetta, jossa kohdistustieto kirjataan käsin uudelleen. Prosessipoikkeamia ilmenee maksusitoumuksen laatimisen vaiheessa: viitetietoa ei muisteta liittää maksusitoumukselle, tavaran toimittaja tai palveluntuottaja ei muista laittaa maksusitoumusta laskun liitteeksi tai oikeaa viitetietoa laskulle tai laittaa sen väärin. Kun viitetieto on väärin, lasku ei kohdistu automaattisesti vaan sitä joudutaan selvittelemään ja kohdistamaan manuaalisesti. Jos laskun liitteistä puuttuu lisäksi kopio maksusitoumuksesta, laskua on vaikea tunnistaa hyvinvointialueelle kuuluvaksi. Tieto maksusitoumuksen käytöstä pitäisi siirtää asiakastietojärjestelmään, mutta näin ei aina tapahdu. Prosessi työllistää parhaillaan sote-työntekijöitä, toimittajia sekä talouspalveluiden työntekijöitä. Nykyprosessi ja sen ongelmakohdat kahdessa eri asiakastietojärjestelmässä on kuvattu tämän tietopyynnön liitteellä. Maksusitoumusprosessin tavoitetila Tavoitetilassa asiakastietojärjestelmään tehdyn maksusitoumuspäätöksen jälkeen tieto maksusitoumuksesta siirretään tai ladataan maksukorteille tai muulle maksuvälineelle, mikä mahdollistaa sähköisen tiedonsiirron esim. mobiilisovellukseen. Maksukortti tai sähköinen maksusitoumus luovutetaan palvelutilanteessa tai se voitaisiin postittaa tai muuten välittää asiakkaalle. Maksusitoumukselle voidaan tehdä rajauksia, ja oston voi tehdä vain niin, että henkilö on tunnistettu. Rajauksia olisivat esimerkiksi summa, toimiala/toimittaja, tarvike- tai palveluryhmä ja käyttöaika. Asiakas maksaa maksusitoumuksen mukaisen tavaran tai palvelun maksukortilla tai muulla maksuvälineellä. Maksusitoumuksesta ei anneta rahaa takaisin eikä maksu saa ylittyä, ellei henkilö maksa itse ylimenevää osaa tavaran toimittajalle tai palvelun tuottajalle. Maksuaineisto siirtyy sähköisesti hyvinvointialueelle. Maksuaineisto voidaan yhdistää maksusitoumuspäätökseen ja maksuaineiston tiliöinti saadaan automaattisesti päätökseltä. Asiakastietojärjestelmään siirtyisi palautetieto maksusitoumuksen käytöstä. Haemme muista järjestelmistä ja toimittajista riippumatonta ratkaisua. Muilla järjestelmillä viitataan erityisesti asiakas- ja potilastietojärjestelmiin ja talouden järjestelmiin (ostolaskujen kierrätys, kirjanpito, operaattoripalvelut). Ratkaisu ei saa olla toimittajasidonnainen (esim. jokin tietty vähittäiskaupparyhmän oma maksuväline), vaan sen tulee olla käytettävissä eri tavaran toimittajille tai palveluntuottajille. Tavoitteena on kustannustehokas prosessi, jossa tieto kulkee eheästi järjestelmien välillä ja on tietoturvallinen. Kaikilla hyvinvointialueilla käsitellään maksusitoumuksia. Näin ollen maksusitoumusprosessin kehittämisessä on tunnistettu synergiaetua valtakunnan tasolla. Ratkaisun integraatiot Asiakas- ja potilastietojärjestelmä – Talouden järjestelmä - Tarjottava ratkaisu. Markkinavuoropuhelu Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja ja palveluja edellä mainitun prosessin kehittämiseen tällä tietopyynnöllä. Mahdolliset markkinavuoropuhelut tämän tietopyynnön pohjalta on suunniteltu pidettävän helmikuussa 2025 viikolla 6 ja 7 potentiaalisten toimittajien kanssa. Markkinavuoropuhelut järjestetään etäyhteyden välityksellä, ja kutsut sekä tarkemmat ajankohdat lähetetään hyvinvointialueen valitsemille palveluntuottajille tämän tietopyynnön pohjalta. Ilmoitathan kiinnostuksestasi osallistua markkinavuoropuheluun viimeistään 31.1.2025 kello 15 mennessä sähköpostitse osoitteeseen hankinta@luvn.fi. Ilmoittautumisen aiheeksi tulee laittaa: "Osallistuminen maksusitoumusprosessin markkinavuoropuheluun" Sisällyttäkää ilmoittautumiseen yrityksen nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Ilmoittautumiseen tulee laittaa liitteeksi esittely ratkaisustanne. Esittely voi olla esimerkiksi PDF -tiedosto tai Powerpoint esitys. TÄMÄ EI OLE ENNAKKOILMOITUS, HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN ILMOITUS MARKKINAVUOROPUHELUN KÄYNNISTÄMISESTÄ OSANA HANKINNAN SUUNNITTELUA. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue suunnittelee kilpailutusta, jossa hankinnan kohteena on maksusitoumusprosessin uudistaminen maksusitoumuskorteilla tai sähköisellä ratkaisulla. Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kuulla markkinoilla toimivien palveluntuottajien valmiita ratkaisuja. Tietopyynnön vastausten pohjalta hyvinvointialue suunnittelee markkinavuoropuheluiden järjestämistä helmikuun alussa 2025. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue pidättää oikeuden valikoida itse markkinavuoropuheluun kutsuttavat toimittajat vastausten perusteella. Tällä ilmoituksella annetut tiedot ovat alustavia ja saattavat muuttua valmistelun edetessä. Mikä on maksusitoumus? Maksusitoumuksella hyvinvointialue sitoutuu maksamaan asiakkaalle tietyn tuotteen tai palvelun kustannukset tai osan niistä. Maksusitoumuksen saaja (tavaran toimittaja tai palvelun tuottaja) laskuttaa hyvinvointialuetta. Maksusitoumukseen merkitään sen käyttötarkoitus, summa, voimassaoloaika ja maksusitoumusasiakkaan henkilötunnisteet (nimi ja henkilötunnus). Maksusitoumusta ei yleensä sidota tiettyyn toimittajaan. Maksusitoumuksesta ei anneta rahaa takaisin eikä maksu saa ylittyä, ellei henkilö maksa itse ylimenevää osaa tavaran toimittajalle tai palvelun tuottajalle. Maksusitoumuksia voidaan myöntää esimerkiksi seuraaviin menoihin: o elintarvikkeet o kodinkoneet, huonekalut o lääkekustannukset o silmälasikustannukset o terveydenhoito o matkapuhelinten prepay-kortit o matkakustannukset, pääasiassa paikallisliikenteen matkaliput o henkilötodistus, oleskeluasiakirja tai matkustusasiakirja o passi, henkilökortti tai muu vastaava asiakirja o lämmityskulut (öljy ja puut) o muuttokulut o vuokravakuus o sähkövakuus o kotivakuutus Maksusitoumusprosessin nykytila Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella käsitellään maksusitoumuksiin liittyviä ostolaskuja 47 000 kpl vuodessa. Määrä on yli viidennes kaikista hyvinvointialueen ostolaskuista, ja maksusitoumuslaskujen käsittely sitookin parhaillaan paljon hyvinvointialueen työntekijöiden työaikaa. Maksusitoumukset laaditaan asiakastietojärjestelmässä. Asiakkaalle tehdään päätös tuesta ja maksusitoumuksesta. Maksusitoumukset tulostetaan paperille, allekirjoitetaan ja annetaan tai lähetetään asiakkaalle. Asumispalvelujen maksusitoumukset lähetetään suoraan palveluntuottajalle salattuna sähköpostina ja osa lähetetään kirjepostina. Maksusitoumuksen ID tai muu yksilöintitieto saadaan siirrettyä järjestelmästä talouden järjestelmään. Tulostettu paperi kulkee asiakkaan mukana tavaran toimittajalle tai palveluntuottajalle. Paperi sisältää luottamuksellista tietoa, joten on oleellista, että paperia käsitellään huolellisesti maksusitoumusprosessin jokaisessa käsittelyvaiheessa. Paperiseen maksusitoumukseen liittyy riski sen väärinkäytöstä. Henkilö tunnistetaan maksusitoumusta käytettäessä, ja tavara tai palvelu annetaan asiakkaalle maksusitoumuksen mukaisesti. Maksusitoumuksen käytön jälkeen tavaran toimittaja tai palveluntuottaja lähettää laskun hyvinvointialueelle. Laskun viitetiedoksi laitetaan maksusitoumusnumero ja liitteeksi maksusitoumus. Lasku kohdistetaan hyvinvointialueen ostolaskujenkierrätysjärjestelmässä automaattisesti asiakastietojärjestelmästä integraatiolla ostolaskujen kierrätysjärjestelmään tuotuun maksusitoumusnumeroon. Lasku saa tiliöinnin maksusitoumusnumeron tietojen perusteella. JA/TAI lasku ohjataan viitetietojen perusteella oikealle asiatarkastajalle ja hyväksyjälle. Kohdistusautomaatiota on hankala rakentaa paperilla kulkevan viitetiedon varaan, sillä prosessissa on monta vaihetta, jossa kohdistustieto kirjataan käsin uudelleen. Prosessipoikkeamia ilmenee maksusitoumuksen laatimisen vaiheessa: viitetietoa ei muisteta liittää maksusitoumukselle, tavaran toimittaja tai palveluntuottaja ei muista laittaa maksusitoumusta laskun liitteeksi tai oikeaa viitetietoa laskulle tai laittaa sen väärin. Kun viitetieto on väärin, lasku ei kohdistu automaattisesti vaan sitä joudutaan selvittelemään ja kohdistamaan manuaalisesti. Jos laskun liitteistä puuttuu lisäksi kopio maksusitoumuksesta, laskua on vaikea tunnistaa hyvinvointialueelle kuuluvaksi. Tieto maksusitoumuksen käytöstä pitäisi siirtää asiakastietojärjestelmään, mutta näin ei aina tapahdu. Prosessi työllistää parhaillaan sote-työntekijöitä, toimittajia sekä talouspalveluiden työntekijöitä. Nykyprosessi ja sen ongelmakohdat kahdessa eri asiakastietojärjestelmässä on kuvattu tämän tietopyynnön liitteellä. Maksusitoumusprosessin tavoitetila Tavoitetilassa asiakastietojärjestelmään tehdyn maksusitoumuspäätöksen jälkeen tieto maksusitoumuksesta siirretään tai ladataan maksukorteille tai muulle maksuvälineelle, mikä mahdollistaa sähköisen tiedonsiirron esim. mobiilisovellukseen. Maksukortti tai sähköinen maksusitoumus luovutetaan palvelutilanteessa tai se voitaisiin postittaa tai muuten välittää asiakkaalle. Maksusitoumukselle voidaan tehdä rajauksia, ja oston voi tehdä vain niin, että henkilö on tunnistettu. Rajauksia olisivat esimerkiksi summa, toimiala/toimittaja, tarvike- tai palveluryhmä ja käyttöaika. Asiakas maksaa maksusitoumuksen mukaisen tavaran tai palvelun maksukortilla tai muulla maksuvälineellä. Maksusitoumuksesta ei anneta rahaa takaisin eikä maksu saa ylittyä, ellei henkilö maksa itse ylimenevää osaa tavaran toimittajalle tai palvelun tuottajalle. Maksuaineisto siirtyy sähköisesti hyvinvointialueelle. Maksuaineisto voidaan yhdistää maksusitoumuspäätökseen ja maksuaineiston tiliöinti saadaan automaattisesti päätökseltä. Asiakastietojärjestelmään siirtyisi palautetieto maksusitoumuksen käytöstä. Haemme muista järjestelmistä ja toimittajista riippumatonta ratkaisua. Muilla järjestelmillä viitataan erityisesti asiakas- ja potilastietojärjestelmiin ja talouden järjestelmiin (ostolaskujen kierrätys, kirjanpito, operaattoripalvelut). Ratkaisu ei saa olla toimittajasidonnainen (esim. jokin tietty vähittäiskaupparyhmän oma maksuväline), vaan sen tulee olla käytettävissä eri tavaran toimittajille tai palveluntuottajille. Tavoitteena on kustannustehokas prosessi, jossa tieto kulkee eheästi järjestelmien välillä ja on tietoturvallinen. Kaikilla hyvinvointialueilla käsitellään maksusitoumuksia. Näin ollen maksusitoumusprosessin kehittämisessä on tunnistettu synergiaetua valtakunnan tasolla. Ratkaisun integraatiot Asiakas- ja potilastietojärjestelmä – Talouden järjestelmä - Tarjottava ratkaisu. Markkinavuoropuhelu Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja ja palveluja edellä mainitun prosessin kehittämiseen tällä tietopyynnöllä. Mahdolliset markkinavuoropuhelut tämän tietopyynnön pohjalta on suunniteltu pidettävän helmikuussa 2025 viikolla 6 ja 7 potentiaalisten toimittajien kanssa. Markkinavuoropuhelut järjestetään etäyhteyden välityksellä, ja kutsut sekä tarkemmat ajankohdat lähetetään hyvinvointialueen valitsemille palveluntuottajille tämän tietopyynnön pohjalta. Ilmoitathan kiinnostuksestasi osallistua markkinavuoropuheluun viimeistään 31.1.2025 kello 15 mennessä sähköpostitse osoitteeseen hankinta@luvn.fi. Ilmoittautumisen aiheeksi tulee laittaa: "Osallistuminen maksusitoumusprosessin markkinavuoropuheluun" Sisällyttäkää ilmoittautumiseen yrityksen nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Ilmoittautumiseen tulee laittaa liitteeksi esittely ratkaisustanne. Esittely voi olla esimerkiksi PDF -tiedosto tai Powerpoint esitys.