DVV:n viestinnän työkalut

DVV kartoittaa markkinoita selvittääkseen millaisia ohjelmistopalveluja/työkaluja markkinoilta on saatavilla alempana mainittuihin DVV:n käyttötarpeisiin, joita enimmäkseen hyödynnetään DVV:n viestinnällisten palvelujen tehtävissä sekä assistenttipalvelujen tehtävissä. Kartoituksen tavoitteena on selvittää, millaisia ratkaisuja markkinoilla on saatavilla eri käyttötarpeisiin. Samalla arvioidaan, voisiko osa ratkaisuista soveltua useampaan käyttötarkoitukseen. Saadun tiedon ja syntyneen ymmärryksen perusteella DVV tulee arviomaan mahdollista työkalujen hankintatapaa. Osa 1: Kyselytyökalu tiedonkeruuseen (esim. DVV:n kyselyjen/ilmoittautumisten/palautteiden kerääminen) Osa 2: Uutiskirjeiden käsittelyn työkalu (esim. erityyppisten asiakasviestien, -tiedotteiden sekä uutiskirjeiden lähetykseen tarkoitettu työkalu) Osa 3: Video- ja tallennetyökalu (videoiden tallentaminen sekä kuvan, äänen ja tekstin editointimahdollisuus) Osa 4: Tapahtumaviestinnän työkalu (mm. ilmoittautumiset ja niiden hallinta, viestintä osallistujille, tapahtumasivujen luonti) Markkinakartoitusilmoituksen "tietopyyntö"-osiossa on esitetty työkaluihin liittyviä vaatimuksia ja kysymyksiä työkaluihin liittyen, joihin DVV toivoo toimittajilta vastauksia. Työkalut ovat tietopyyntöosiossa eritelty neljään (4) osaan em. jaottelun perusteella. Toimittajan on mahdollista vastata vain joko yhteen tiettyyn osaan tai useampiin osiin liittyviin kysymyksiin. DVV on erityisen kiinnostunut tietämyksestä, että onko markkinoilla tarjolla sellaisia työkaluja, joilla kykenisi hoitamaan useammankin osien 1-4 käyttötarpeen eikä kaikkia käyttötarpeita varten välttämättä tarvittaisi erillistä työkalua. Tietyt vaatimukset ja työkalun toiminnalliset ominaisuudet ovat sellaisia, jotka työkalussa on oltava, jotta DVV voi työkalua käyttää ja hyväksyä mm. työkalun toteutukseen liittyvät arkkitehtuuriset ja tietoturvaan ja -suojaan liittyvät ratkaisut. Tietopyyntöön saatujen vastausten perusteella DVV arvioi mikä tai mitkä työkalut voisivat soveltua parhaiten DVV:n käyttötarpeisiin. Tietopyyntövaiheen jälkeen, DVV voi pyytää kiinnostavista työkaluista tarkempia esittelytilaisuuksia ja demoamisia, joista sovitaan erikseen työkalun toimittajien kanssa. , Osa 1: Kyselytyökalu tiedonkeruuseen Digi- ja väestötietovirastossa kyselytyökalua käytetään monipuoliseen tiedonkeruuseen ja kerätyn tiedon analysointiin ja koostamiseen. Työkalun avulla kerätään näkemyksiä ja palautetta sekä DVV:n henkilöstöltä että asiakkailta ja sidosryhmiltä. Sillä toteutetaan esimerkiksi: - asiakastyytyväisyys- ja palvelukokemuskyselyjä - tapahtuma- ja tilaisuuspalaute - henkilöstökyselyjä - hankekartoituksia ja sidosryhmäkyselyjä Kyselyt ovat pääosin lyhyitä ja kohdennettuja. Markkinakartoituksella haluamme selvittää, millaisia ratkaisuja on tarjolla kyselytyökaluksi tiedonkeruuseen. Digi- ja väestövirasto on julkaissut samanaikaisesti neljä eri markkinakartoitusta käyttötarpeen mukaan (kyselytyökalu tiedonkeruuseen, uutiskirjetyökalu, video- ja tallennetyökalu sekä tapahtumaviestinnän työkalu). Yksi vastauksenne voi koskea tässä kysyttyä kyselytyökalua tiedonkeruuseen tai useampaa em. aiheista, esim. yhdellä työvälineellä voi hoitaa 1,5 - 2,5 käyttötarvetta. Tarkoituksena on muodostaa kokonaiskuva markkinassa tarjolla olevista vaihtoehdoista ja arvioida, soveltuvatko samat toimijat tai ratkaisut useampaan tarpeeseen. Toimittajia pyydetään vastaamaan kysymyksiin omien ratkaisujensa osalta sekä liittämään mukaan mahdolliset referenssit vastaavista toteutuksista., Osa 2: Uutiskirjetyökalu Digi- ja väestötietovirasto käyttää uutiskirjetyökalua asiakas- ja sidosryhmäviestinnän tukena. Viestinnän painopiste on ajankohtaisen tiedon jakamisessa sekä tilaisuuksista informoimisessa. Tällä markkinakartoituksella haluamme selvittää, millaisia ratkaisuja on tarjolla uutiskirjetyökaluksi. Digi- ja väestövirasto on julkaissut samanaikaisesti neljä eri markkinakartoitusta käyttötarpeen mukaan (kyselytyökalu tiedonkeruuseen, uutiskirjetyökalu, video- ja tallennetyökalu sekä tapahtumaviestinnän työkalu). Yksi vastauksenne voi koskea tässä kysyttyä uutiskirjetyökalua tai useampaa em. aiheista, esim. yhdellä työvälineellä voi hoitaa 1,5 - 2,5 käyttötarvetta. Tarkoituksena on muodostaa kokonaiskuva markkinassa tarjolla olevista vaihtoehdoista ja arvioida, soveltuvatko samat toimijat tai ratkaisut useampaan tarpeeseen. Toimittajia pyydetään vastaamaan kysymyksiin omien ratkaisujensa osalta sekä liittämään mukaan mahdolliset referenssit vastaavista toteutuksista., Osa 3: Video- ja tallennetyökalu Digi- ja väestötietovirastossa video- ja tallennetyökalua käytetään videoiden editointiin ja jakamiseen. Työkalulla tuotetut videot voivat olla sisäiseen käyttöön tai rajatusti ulkoisesti jaettavia. Videoita voidaan myös julkaista ja hyödyntää muissa kanavissa, kuten verkkosivuilla tai koulutusmateriaaleissa. Työkalulla: - editoidaan videoita, kuten tilaisuuksien ja webinaarien tallenteita - tekstitetään sisällöt saavutettavuuden varmistamiseksi - tallennetaan ja hallinnoidaan videot keskitetysti - tehdään näytöntallenteita esimerkiksi ohjevideoiksi - kerätään analytiikkatietoa videoiden katselumääristä ja katselun kestosta. Tällä markkinakartoituksella haluamme selvittää, millaisia ratkaisuja on tarjolla video- ja tallennetyökaluksi. Digi- ja väestövirasto on julkaissut samanaikaisesti neljä eri markkinakartoitusta käyttötarpeen mukaan (kyselytyökalu tiedonkeruuseen, uutiskirjetyökalu, video- ja tallennetyökalu sekä tapahtumaviestinnän työkalu). Yksi vastauksenne voi koskea tässä kysyttyä video- ja tallennetyökalua tai useampaa em. aiheista, esim. yhdellä työvälineellä voi hoitaa 1,5 - 2,5 käyttötarvetta. Tarkoituksena on muodostaa kokonaiskuva markkinassa tarjolla olevista vaihtoehdoista ja arvioida, soveltuvatko samat toimijat tai ratkaisut useampaan tarpeeseen. Toimittajia pyydetään vastaamaan kysymyksiin omien ratkaisujensa osalta sekä liittämään mukaan mahdolliset referenssit vastaavista toteutuksista., Osa 4: Tapahtumaviestinnän työkalu Digi- ja väestötietovirastossa tapahtumien ilmoittautumiset ja osallistujaviestintä hoidetaan keskitetysti tapahtumaviestinnän työkalun avulla. Työkalulla: - hallitaan ilmoittautumisia avoimiin ja rajatuille kohderyhmille suunnattuihin tapahtumiin - rakennetaan tapahtumasivustoja ja lähetetään kutsuja - viestitään osallistujille ennen ja jälkeen tapahtuman - käsitellään sekä sisäisiä että ulkoisia osallistujia. Tilaisuudet voivat olla paikan päällä, etäyhteydellä tai hybridimuotoisia. Ne voivat olla esimerkiksi infotilaisuuksia, koulutuksia tai sisäisiä kehittämispäiviä. Tällä markkinakartoituksella haluamme selvittää, millaisia ratkaisuja on tarjolla tapahtumaviestinnän työkaluksi. Digi- ja väestövirasto on julkaissut samanaikaisesti neljä eri markkinakartoitusta käyttötarpeen mukaan (kyselytyökalu tiedonkeruuseen, uutiskirjetyökalu, video- ja tallennetyökalu sekä tapahtumaviestinnän työkalu). Yksi vastauksenne voi koskea tässä kysyttyä tapahtumaviestinnän työkalua tai useampaa em. aiheista, esim. yhdellä työvälineellä voi hoitaa 1,5 - 2,5 käyttötarvetta. Tarkoituksena on muodostaa kokonaiskuva markkinassa tarjolla olevista vaihtoehdoista ja arvioida, soveltuvatko samat toimijat tai ratkaisut useampaan tarpeeseen. Toimittajia pyydetään vastaamaan kysymyksiin omien ratkaisujensa osalta sekä liittämään mukaan mahdolliset referenssit vastaavista toteutuksista.,