TIETOPYYNTÖ – Dokumenttien hallinnan ratkaisu

Tässä tietopyynnössä kuvataan Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen Dokumenttienhallinnan ratkaisun tavoitteita ja tarpeita. Tämä tietopyyntö ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö eikä se velvoita Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialuetta hankintaan. Tietopyynnön tarkoitus on käynnistää vuoropuhelu markkinoilla olevien tietopyynnön kohteen mukaista palvelua tarjoavien toimijoiden kanssa, kartoittaa toimittajamarkkinaa sekä kuulla potentiaalisilta tarjoajilta heidän tarjoamiensa ratkaisujen mahdollisuuksista sekä viestiä Tilaajan suunnitelmista liittyen mahdollisesti käynnistettävään kilpailutukseen. Markkinavuoropuhelun perusteella hankintayksikkö arvioi markkinoilla olevien ratkaisujen valmiutta, kattavuutta ja soveltuvuutta suhteessa omaan toimintaansa ja toiminnasta nouseviin vaatimuksiin. Alla alustava tarpeiden lähtötilakuvaus. Tietopyynnön kohteena on dokumenttien hallinnan ratkaisu, jonka toiminnallisuustarpeiksi tunnistetaan muun muassa: - Office -työkaluilla tai parhaassa tavoitetilassa rakenteisesti laadittavien kertaluontoisten sekä ylläpidettävien asiakirjojen käsittelyn lokitus ja versiohallinta (käyttöloki), lukukuittausten hallinta, tilaajan tunnistaa tässä tarvittavana ominaisuutena myös yhteistyötilamahdollisuuden - Ratkaisussa tulee olla mahdollista huomioida salassa pidettävä ja luottamuksellinen aineisto, sisältäen sekä salassa pidettäväksi merkitseminen että näiden mukaisesti erillisten käyttöoikeuksien toteutus osana dokumenttien hallintaa - Dokumenttien hallinnan ratkaisu on oltava integroitavissa HYVAEP jo käytössä oleviin sähköisiin asianhallinta- ja säilytysjärjestelmiin, olemassa olevat järjestelmäkokonaisuudet vahvistetaan erikseen osana kilpailutusta, tässä vaiheessa kyvykkyydet ja mahdollisuudet toteuttaa integraatioita sekä näissä huomioitavat asiat tarkastelussa - Ratkaisun on mahdollistettava hyvinvointialueen käytössä olevaan intraan ja internetiin julkaiseminen, huomioiden hyvinvointialueen käytössä olevat digitaaliset palvelut, kuten OmaEP-sähköinen asiointi. Tässä on tunnistettu tarvittavina ominaisuuksina erilaisia tarpeita, ainakin kokonainen näkymä, olemassa olevaan alustaan tai sisältöön upotus ja yksittäinen linkki - Ratkaisussa on oltava toiminnallisuudessa huomioituna ja toteutettuna julkaistujen ohjeiden, lomakkeiden ja asiakirjojen ylläpito ja laadinta, versiohallinta ja säilytys - Metatietoihin ja tiedostojen/ dokumenttien sisältöihin perustuvat hakutoiminnot tulee olla laajat ja helposti käyttäjän hyödynnettävissä. Hakutoiminnoissa on huomioitava uuden teknologian, kuten tekoälyn käyttömahdollisuudet julkisuusaste huomioiden - Tilaajalla on erillisiä digitaalisia palveluita. Kokonaistavoitetila olisi, että tilaajan käytettävissä olisi ratkaisu, joka toimisi eri digitaalisten palveluiden lomakkeiden master-tyyppisenä ratkaisuna ja näin mahdollistuisi sähköisten lomakkeiden yhdenmukaistaminen organisaation palveluissa, sisältäen lomakkeiden versiohallinnan. Tilaaja on kiinnostunut eri mahdollisuuksista tämän kokonaisuuden hallinnoimiseksi. Tietopyyntöön vastaaminen: Kutsumme hankinnan kohteen mukaista palvelua tarjoavat palveluntarjoajat toimittajakohtaiseen tapaamiseen (1 h). Tilaaja varaa oikeuden valita toimitetun ratkaisukuvauksen perusteella markkinavuoropuheluun kutsuttavat toimijat. Markkinavuoropuhelussa toivomme esittelyä tarjoamastanne jo käytössä olevasta ratkaisusta. Tapaaminen järjestetään Teamsin välityksellä tai erikseen sovittaessa paikan päällä Seinäjoella. Varattavissa olevat ajankohdat löytyvät alapuolelta: - pe 17.1.2025 klo 10.00–11.00 - pe 17.1.2025 klo 12.00 - 13.00 - pe 24.1.2025 klo 9.00 –10.00 - pe 24.1.2025 klo 10.15 – 11.15 Tapaamiset varataan sähköpostitse lähettämällä sopivan ajankohdan tieto osoitteeseen: [yhteystieto: katso alkuperäinen ilmoitus] Tapaamisten tarkoituksena on antaa mahdollisuus toimittajien esitellä tarjolla olevia ratkaisuvaihtoehtoja ja toteutusmahdollisuuksia käytössä olevien ja toteutettujen ratkaisujen kautta, lisäksi toimittaja voi esittää hankinnan kohteeseen liittyviä huomioita, kysymyksiä ja ehdotuksia hankintayksikölle. Hankintayksiköllä on mahdollisuus kertoa tarkemmin tarpeistaan liittyen hankinnan kohteeseen. Lisäksi tietopyyntöön voi vastata kirjallisesti, lataamalla kuvauksen tai haluttuja lisätietoja tämän tietopyynnön kohtaan Hankinnan kohteen kriteerit (lataamiselle erillinen laatikko). Vastaukseen voi liittää vapaamuotoista liitemateriaalia tarjottavista ratkaisuvaihtoehdoista. Kirjalliset vastaukset tietopyyntöön sekä mahdolliset muut toimittajan materiaalit ja liitteet pyydämme toimittamaan Tarjouspalvelu.fi-portaalin kautta. Toimitettavan materiaalin tulee olla suomenkielistä. Tietopyyntöön annetut vastaukset eivät ole julkisia. Pyydämme kuitenkin merkitsemään liikesalaisuuksia sisältävien dokumenttien tiedostonimeen sekä dokumenttien sisältöön (esimerkiksi dokumentin oikeaan yläreunaan) maininnan LIIKESALAISUUS, jos dokumentti sisältää liikesalaisuuksia. Kaikki vastaukset huomioidaan osana Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen hankinnan suunnittelua. Tietopyyntöön osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei vaikuta tarjoajien asemaan mahdollisesti käynnistyvässä hankinnassa tai hankinnoissa. Hankintayksikkö mahdollisesti pyytää tietopyyntöön vastanneita palveluntuottajia kommentoimaan myös myöhemmin valmistuvia asiakirjoja. Tässä tietopyynnössä kuvataan Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen Dokumenttienhallinnan ratkaisun tavoitteita ja tarpeita. Tämä tietopyyntö ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö eikä se velvoita Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialuetta hankintaan. Tietopyynnön tarkoitus on käynnistää vuoropuhelu markkinoilla olevien tietopyynnön kohteen mukaista palvelua tarjoavien toimijoiden kanssa, kartoittaa toimittajamarkkinaa sekä kuulla potentiaalisilta tarjoajilta heidän tarjoamiensa ratkaisujen mahdollisuuksista sekä viestiä Tilaajan suunnitelmista liittyen mahdollisesti käynnistettävään kilpailutukseen. Markkinavuoropuhelun perusteella hankintayksikkö arvioi markkinoilla olevien ratkaisujen valmiutta, kattavuutta ja soveltuvuutta suhteessa omaan toimintaansa ja toiminnasta nouseviin vaatimuksiin. Alla alustava tarpeiden lähtötilakuvaus. Tietopyynnön kohteena on dokumenttien hallinnan ratkaisu, jonka toiminnallisuustarpeiksi tunnistetaan muun muassa: - Office -työkaluilla tai parhaassa tavoitetilassa rakenteisesti laadittavien kertaluontoisten sekä ylläpidettävien asiakirjojen käsittelyn lokitus ja versiohallinta (käyttöloki), lukukuittausten hallinta, tilaajan tunnistaa tässä tarvittavana ominaisuutena myös yhteistyötilamahdollisuuden - Ratkaisussa tulee olla mahdollista huomioida salassa pidettävä ja luottamuksellinen aineisto, sisältäen sekä salassa pidettäväksi merkitseminen että näiden mukaisesti erillisten käyttöoikeuksien toteutus osana dokumenttien hallintaa - Dokumenttien hallinnan ratkaisu on oltava integroitavissa HYVAEP jo käytössä oleviin sähköisiin asianhallinta- ja säilytysjärjestelmiin, olemassa olevat järjestelmäkokonaisuudet vahvistetaan erikseen osana kilpailutusta, tässä vaiheessa kyvykkyydet ja mahdollisuudet toteuttaa integraatioita sekä näissä huomioitavat asiat tarkastelussa - Ratkaisun on mahdollistettava hyvinvointialueen käytössä olevaan intraan ja internetiin julkaiseminen, huomioiden hyvinvointialueen käytössä olevat digitaaliset palvelut, kuten OmaEP-sähköinen asiointi. Tässä on tunnistettu tarvittavina ominaisuuksina erilaisia tarpeita, ainakin kokonainen näkymä, olemassa olevaan alustaan tai sisältöön upotus ja yksittäinen linkki - Ratkaisussa on oltava toiminnallisuudessa huomioituna ja toteutettuna julkaistujen ohjeiden, lomakkeiden ja asiakirjojen ylläpito ja laadinta, versiohallinta ja säilytys - Metatietoihin ja tiedostojen/ dokumenttien sisältöihin perustuvat hakutoiminnot tulee olla laajat ja helposti käyttäjän hyödynnettävissä. Hakutoiminnoissa on huomioitava uuden teknologian, kuten tekoälyn käyttömahdollisuudet julkisuusaste huomioiden - Tilaajalla on erillisiä digitaalisia palveluita. Kokonaistavoitetila olisi, että tilaajan käytettävissä olisi ratkaisu, joka toimisi eri digitaalisten palveluiden lomakkeiden master-tyyppisenä ratkaisuna ja näin mahdollistuisi sähköisten lomakkeiden yhdenmukaistaminen organisaation palveluissa, sisältäen lomakkeiden versiohallinnan. Tilaaja on kiinnostunut eri mahdollisuuksista tämän kokonaisuuden hallinnoimiseksi. Tietopyyntöön vastaaminen: Kutsumme hankinnan kohteen mukaista palvelua tarjoavat palveluntarjoajat toimittajakohtaiseen tapaamiseen (1 h). Tilaaja varaa oikeuden valita toimitetun ratkaisukuvauksen perusteella markkinavuoropuheluun kutsuttavat toimijat. Markkinavuoropuhelussa toivomme esittelyä tarjoamastanne jo käytössä olevasta ratkaisusta. Tapaaminen järjestetään Teamsin välityksellä tai erikseen sovittaessa paikan päällä Seinäjoella. Varattavissa olevat ajankohdat löytyvät alapuolelta: - pe 17.1.2025 klo 10.00–11.00 - pe 17.1.2025 klo 12.00 - 13.00 - pe 24.1.2025 klo 9.00 –10.00 - pe 24.1.2025 klo 10.15 – 11.15 Tapaamiset varataan sähköpostitse lähettämällä sopivan ajankohdan tieto osoitteeseen: [yhteystieto: katso alkuperäinen ilmoitus] Tapaamisten tarkoituksena on antaa mahdollisuus toimittajien esitellä tarjolla olevia ratkaisuvaihtoehtoja ja toteutusmahdollisuuksia käytössä olevien ja toteutettujen ratkaisujen kautta, lisäksi toimittaja voi esittää hankinnan kohteeseen liittyviä huomioita, kysymyksiä ja ehdotuksia hankintayksikölle. Hankintayksiköllä on mahdollisuus kertoa tarkemmin tarpeistaan liittyen hankinnan kohteeseen. Lisäksi tietopyyntöön voi vastata kirjallisesti, lataamalla kuvauksen tai haluttuja lisätietoja tämän tietopyynnön kohtaan Hankinnan kohteen kriteerit (lataamiselle erillinen laatikko). Vastaukseen voi liittää vapaamuotoista liitemateriaalia tarjottavista ratkaisuvaihtoehdoista. Kirjalliset vastaukset tietopyyntöön sekä mahdolliset muut toimittajan materiaalit ja liitteet pyydämme toimittamaan Tarjouspalvelu.fi-portaalin kautta. Toimitettavan materiaalin tulee olla suomenkielistä. Tietopyyntöön annetut vastaukset eivät ole julkisia. Pyydämme kuitenkin merkitsemään liikesalaisuuksia sisältävien dokumenttien tiedostonimeen sekä dokumenttien sisältöön (esimerkiksi dokumentin oikeaan yläreunaan) maininnan LIIKESALAISUUS, jos dokumentti sisältää liikesalaisuuksia. Kaikki vastaukset huomioidaan osana Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen hankinnan suunnittelua. Tietopyyntöön osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei vaikuta tarjoajien asemaan mahdollisesti käynnistyvässä hankinnassa tai hankinnoissa. Hankintayksikkö mahdollisesti pyytää tietopyyntöön vastanneita palveluntuottajia kommentoimaan myös myöhemmin valmistuvia asiakirjoja.