Asiakkuudenhallintajärjestelmän hankinta Helsinki Business College Oy:lle

Hankinta koskee oppilaitoksen asiakkuudenhallinnan järjestelmää, joka sisältää ainakin seuraavat ominaisuudet: Asiakkuudenhallinta (CRM) - HBC:n yritys- ja sidosryhmäyhteistyötahojen asiakastiedon hallinta (esim. Harjoittelupaikat) ja myynnin pipelinen seuranta (prospektointi, liidit, asiakastapaamiset, tarjoukset, myynnin seuranta) Markkinointiautomaatio – HBC:n markkinoinnin ja viestinnän toiminnan mittarointi, liidien kerääminen, sosiaalisen median hallinta, tapahtuma-markkinointi, sähköpostimarkkinointi, uutiskirjeet Sisällöntuotannon työkalut - sisältömarkkinoinnin (blogit ja podcastit) hallinta ja mittaaminen, sisällön luominen ja AB-testaaminen, SEO-suositukset, raportointi Järjestelmän lisäksi hankinta käsittää järjestelmän käyttöönoton kumppanin avulla, tarvittavat lisenssit ja niiden hallinnoinnin sekä järjestelmään liittyvän jatkuvan asiakastuen kumppanin kanssa. Hankinta käsittää asiakkuudenhallintajärjestelmän. Haluamme järjestelmän avulla itse hallinnoida erilaisten sidosryhmien (yritykset, muut organisaatiot) tietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi: Organisaatioiden yhteystiedot Kontaktihenkilöiden yhteystiedot Oppilaitoksen yhteyshenkilö ko. organisaatiolle Organisaatiossa toteutuneet tutkinnon osat (opiskelijat suorittaneet näyttöjä näissä tutkinnon osissa) Kontaktihenkilöiden/organisaatioiden osallistuminen oppilaitoksen tapahtumiin Palveluita ostaneiden yritysten yhteystiedot Meidän tulee pystyä itse määrittelemään ja tekemään asiakassegmenttejä, sidosryhmiä ja asiakkaita haluamamme luokitusten mukaisesti. HUOM! Järjestelmään ei viedä opiskelijoiden tietoja, ainoastaan yritysten ja muiden organisaatioiden tietoja Järjestelmässä pitää voida seurata ja hallita avoimia yritysten kanssa tehtävään yhteistyöhön liittyviä tehtäviä (kontaktoinnit, tapaamiset, markkinointitoimenpiteet, liidit yms.) Lisäksi järjestelmässä meidän tulee pystyä luomaan raportteja haluamistamme aktiviteeteista (esim. yritysaktiivisuus, markkinoinnin toimenpiteet) joko työkalun valmiilla pohjilla tai muokkaamalla olemassaolevia raportteja. Järjestelmää tullaan käyttämään myös markkinoinnin automaatioon, sisällöntuotantoon ja -hallintaan sekä hankerahoituksella toteutettavien projektien seurantaan (projektin haku, projektin avaus, projektin seuranta ja päätös). Tarjouksen tulee sisältää myös nämä. Järjestelmän lisäksi hankinta käsittää järjestelmän käyttöönoton kumppanin avulla, tarvittavat lisenssit ja niiden hallinnoinnin sekä järjestelmän liittyvän jatkuvan asiakastuen kumppanin kanssa. Lisäksi tarjoajan on optiona esitettävä järjestelmän laajennukset 1) verkkokauppaan, jossa voisimme myydä meidän koulutuksiamme ja 2) myytävien palveluiden/tuotteiden laskutukseen. Järjestelmässä on oltava mahdollisuus hyödyntää siinä valmiiksi olevia tekoälytyökaluja esimerkiksi sisällöntuotantoon ja sosiaaliseen mediaan liittyen esim. tekstin tuottoon ja muokkaamiseen sekä erilaisten versioiden tekemiseen. Lisenssimäärät: Pääkäyttäjiä: 3 pääkäyttäjälisenssillä, joilla pitää pystyä hallinnoimaan kaikkia eri osa-alueita Markkinointityökalujen ja sisällönhallintatyökalujen käyttäjiä: 8 Aktiivisia sidosryhmätiedon käyttäjiä muokkausoikeuksilla: 100 Järjestelmään vietäviä organisaatioita (yrityksiä, järjestöjä): 5000 – osa tiedoista on excelistä, osa integraatioiden kautta Markkinointikontakteja: 5000 Optiona hinta lisenssien hallinnalle kumppanin kautta Tarjouksen tulee sisältää edellä kuvatun järjestelmän käyttöönottotyö, lisenssikustannukset (vuositasolla) sekä arjessa jatkuvana kumppanina työskentely (kuukausihinta) eriteltynä. Ohjelmasta, tai ohjelmaan tehdään integraatiot seuraavista Helsinki Business College Oy:n käytössä olevista ohjelmista tai palveluista: Opiskelijahallintojärjestelmä Primus Microsoft Outlook kalenteri Tietovarastoon Profinder ohjelmaan Wordpressillä toteutettuun www.bc.fi - sivustolle Tuki- ja ylläpito työt: Kiireelliset palvelupyynnöt (esim. järjestelmässä olevien tietojen korjaukset): reagointiaika 1 arkipäivä, ratkaisuaika 1 arkipäivä Muut kiireettömät palvelupyynnöt (esim. raporttien muokkaukset): reagointiaika 1 arkipäivä, ratkaisuaika 4 arkipäivää Palvelun tarjoajan tulee liittää tarjouksen liitteeksi palvelukuvaus tukipalvelusta.