KUTSU MARKKINAVUOROPUHELUUN: Sähköisen allekirjoituspalvelun sekä sopimusten digitalisointi- ja arkistointipalvelun hankinta

Tämä on tietopyyntö ja ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä. Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, eikä ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Kymenlaakson hyvinvointialue pyrkii tällä tietopyynnöllä kartoittamaan markkinoiden tilannetta ja tarjolla olevia järjestelmiä toiminnallisuuksineen ja kehityssuunnitelmineen, jotta varsinainen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyyntö ei velvoita Kymenlaakson hyvinvointialuetta toteuttamaan hankintaa. Tietopyynnöllä pyydetään toimittajilta vastauksia tietopyynnön liitteenä olevaan vastauslomakkeeseen. Mahdolliset lisätietokysymykset tulee lähtökohtaisesti jättää osana tietopyyntövastauksia. Hankintayksikkö ei julkaise tietopyyntövaiheessa jätettyjä lisätietokysymyksiä. Tämä tietopyyntö koskee Kymenlaakson hyvinvointialueen sähköisen allekirjoituksen hankintaa, joka on soveltuva sopimusten digitalisointiin sisältäen sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin. Sähköisellä allekirjoituksella ja sopimusten digitalisoinnilla tarkoitetaan tässä tietopyynnössä järjestelmäkokonaisuutta, jonka avulla voidaan hallinnoida erilaisia sopimuskokonaisuuksia, luoda sopimuspohjia, allekirjoittaa valmiita järjestelmään tuotavia sähköisiä dokumentteja. Tällä hetkellä sosiaalipalveluissa tarve on digitalisoida ja saada sähköiset allekirjoitukset mm. omaishoidon toimeksiantosopimukset, tukisuhdesopimukset, tukiasumisen sopimukset, elatussopimukset, huolto- ja tapaamissopimukset. Seuraavina vuosina voi Kymenlaakson hyvinvointialueen eri toimialojen palveluissa esiin nousta tarve myös muiden sopimusten digitalisointiin ja sähköiseen allekirjoitukseen. Tavoitteena on vähentää sopimusten manuaalista tulostamista, allekirjoittamista ja postitusta. Tavoitteena on vähentää tällä hetkellä järjestelmien ulkopuolella tehtäviä toimintoja työn tehostamiseksi. Järjestelmällä tavoitellaan myös hyviä raportointitoiminnallisuuksia, jotta digitalisoitujen sopimusten ja allekirjoitusten seurantatietoja pystytään hyödyntämään tiedolla johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä. Järjestelmälle on tunnistettu seuraavia keskeisiä käyttötapauksia ja tarpeita: -Sopimusten sähköinen allekirjoitus eri osapuolten välillä -Valmiiden sähköisten sopimusten tuominen järjestelmään -Mahdollisuus luoda järjestelmässä omia sopimuspohjia -Mahdollisuus arkistoida manuaalisesti tehtyjä sopimuksia sähköiseen muotoon -Sopimusten sähköinen arkistointi -Integraatiokyvykkyys tarvittaviin järjestelmiin (esimerkiksi tällä hetkellä Sosiaali Lifecare) -Tehtävien hallinta eri toiminnoille ja palveluille Järjestelmälle on tunnistettu seuraavia keskeisiä sidosryhmiä ja toimijoita: -Talouspalvelut -Tulosaluejohtajat -Toimialuejohtajat -Johtavat sosiaalityöntekijät -Esihenkilöt -Palveluohjaajat ja koordinaattorit -Tarvittavat järjestelmät (esim. potilastietojärjestelmä) -Sihteerit -Hallintopalvelut Hankintaa koskevat lisätiedot Toimittajia pyydetään vastaamaan tietopyyntöön toimittamalla liitteenä oleva vastauslomake 5.12.2024 klo 13.00 mennessä. Vastaukset tulee toimittaa Tarjouspalvelun kautta. Markkinavuoropuhelu aloitetaan tutustumalla vastaajien toimittamiin vastauksiin. Tarvittaessa Kymenlaakson hyvinvointialue valitsee 1-3 toimittajaa tunnin mittaiseen keskusteluun toimittajan ja Kymenlaakson hyvinvointialueen välillä, jossa käydään läpi tarkemmin tarjottua ratkaisua ja mahdollisia avoimia kysymyksiä. Mahdolliset keskustelut toteutetaan Teamsin välityksellä arviolta viikolla 51. Kymenlaakson hyvinvointialue ilmoittaa keskusteluajat valituille toimittajille. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta, eikä Kymenlaakson hyvinvointialue korvaa tietopyyntöön vastaamisesta tai toimittajatapaamisista aiheutuvia kustannuksia. Tämä on tietopyyntö ja ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä. Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, eikä ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Kymenlaakson hyvinvointialue pyrkii tällä tietopyynnöllä kartoittamaan markkinoiden tilannetta ja tarjolla olevia järjestelmiä toiminnallisuuksineen ja kehityssuunnitelmineen, jotta varsinainen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyyntö ei velvoita Kymenlaakson hyvinvointialuetta toteuttamaan hankintaa. Tietopyynnöllä pyydetään toimittajilta vastauksia tietopyynnön liitteenä olevaan vastauslomakkeeseen. Mahdolliset lisätietokysymykset tulee lähtökohtaisesti jättää osana tietopyyntövastauksia. Hankintayksikkö ei julkaise tietopyyntövaiheessa jätettyjä lisätietokysymyksiä. Tämä tietopyyntö koskee Kymenlaakson hyvinvointialueen sähköisen allekirjoituksen hankintaa, joka on soveltuva sopimusten digitalisointiin sisältäen sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin. Sähköisellä allekirjoituksella ja sopimusten digitalisoinnilla tarkoitetaan tässä tietopyynnössä järjestelmäkokonaisuutta, jonka avulla voidaan hallinnoida erilaisia sopimuskokonaisuuksia, luoda sopimuspohjia, allekirjoittaa valmiita järjestelmään tuotavia sähköisiä dokumentteja. Tällä hetkellä sosiaalipalveluissa tarve on digitalisoida ja saada sähköiset allekirjoitukset mm. omaishoidon toimeksiantosopimukset, tukisuhdesopimukset, tukiasumisen sopimukset, elatussopimukset, huolto- ja tapaamissopimukset. Seuraavina vuosina voi Kymenlaakson hyvinvointialueen eri toimialojen palveluissa esiin nousta tarve myös muiden sopimusten digitalisointiin ja sähköiseen allekirjoitukseen. Tavoitteena on vähentää sopimusten manuaalista tulostamista, allekirjoittamista ja postitusta. Tavoitteena on vähentää tällä hetkellä järjestelmien ulkopuolella tehtäviä toimintoja työn tehostamiseksi. Järjestelmällä tavoitellaan myös hyviä raportointitoiminnallisuuksia, jotta digitalisoitujen sopimusten ja allekirjoitusten seurantatietoja pystytään hyödyntämään tiedolla johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä. Järjestelmälle on tunnistettu seuraavia keskeisiä käyttötapauksia ja tarpeita: -Sopimusten sähköinen allekirjoitus eri osapuolten välillä -Valmiiden sähköisten sopimusten tuominen järjestelmään -Mahdollisuus luoda järjestelmässä omia sopimuspohjia -Mahdollisuus arkistoida manuaalisesti tehtyjä sopimuksia sähköiseen muotoon -Sopimusten sähköinen arkistointi -Integraatiokyvykkyys tarvittaviin järjestelmiin (esimerkiksi tällä hetkellä Sosiaali Lifecare) -Tehtävien hallinta eri toiminnoille ja palveluille Järjestelmälle on tunnistettu seuraavia keskeisiä sidosryhmiä ja toimijoita: -Talouspalvelut -Tulosaluejohtajat -Toimialuejohtajat -Johtavat sosiaalityöntekijät -Esihenkilöt -Palveluohjaajat ja koordinaattorit -Tarvittavat järjestelmät (esim. potilastietojärjestelmä) -Sihteerit -Hallintopalvelut Hankintaa koskevat lisätiedot Toimittajia pyydetään vastaamaan tietopyyntöön toimittamalla liitteenä oleva vastauslomake 5.12.2024 klo 13.00 mennessä. Vastaukset tulee toimittaa Tarjouspalvelun kautta. Markkinavuoropuhelu aloitetaan tutustumalla vastaajien toimittamiin vastauksiin. Tarvittaessa Kymenlaakson hyvinvointialue valitsee 1-3 toimittajaa tunnin mittaiseen keskusteluun toimittajan ja Kymenlaakson hyvinvointialueen välillä, jossa käydään läpi tarkemmin tarjottua ratkaisua ja mahdollisia avoimia kysymyksiä. Mahdolliset keskustelut toteutetaan Teamsin välityksellä arviolta viikolla 51. Kymenlaakson hyvinvointialue ilmoittaa keskusteluajat valituille toimittajille. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta, eikä Kymenlaakson hyvinvointialue korvaa tietopyyntöön vastaamisesta tai toimittajatapaamisista aiheutuvia kustannuksia.