Kolarin kunnan työsuhdepolkupyörien hankinta leasingpalveluna

Kolarin kunta haluaa edistää työntekijöidensä työhyvinvointia tarjoamalla mahdollisuuden työsuhdepolkupyöräetuun. Kolarin kunnassa työskentelee vakinaisessa palvelussuhteessa noin 150 henkilöä. Hankinnan kohteena on palvelu, joka mahdollistaa työsuhdepolkupyörien hankkimisen leasingrahoituksella Kolarin kunnan henkilöstölle. Avoimen tarjouskilpailun perusteella Kolarin kunta valitsee yhden palvelua tarjoavan toimittajan, jonka kanssa tekee sopimuksen. Kolarin kunta hankkii valitulta toimittajalta työsuhdepolkupyörien leasingpalvelun kuukausimaksulla. Työnantajalle maksettavaksi tulevan kuukausimaksun tulee sisältää palvelun hallinnointikulut ja asiakaspalvelun sekä Kolarin kunnalle että työsuhdepyörän hankkivalle työntekijälle. Työntekijä hankkii polkupyörän valitun palveluntarjoajan yhteistyöliikkeestä. Työntekijä maksaa polkupyörän käytöstä osana palkkaa enintään verohallinnon vuosittain hyväksymän maksimiverotusarvon mukaisesti (100 euroa/kk, 1200€/vuosi). Leasingkauden päättyessä työntekijä voi lunastaa käytössään olleen polkupyörän itselleen tai vaihtoehtoisesti palauttaa sen. Tarjoaja vastaa työntekijän valitseman pyörän toimittamisesta työntekijälle. Työntekijäkohtaisen leasing-sopimuskauden pituus riippuu pyörän hankintahinnasta: sopimuskausi on yhtä pitkä kuin mitä pyöräpaketin hankintahinnan kuoletus edellyttää palvelumallin ja hinnoittelun mukaisesti. Kolarin kunta pyytää tarjouksia polkupyörien kuukausimaksullisesta leasingpalvelusta, joka sisältää polkupyörän, verottajan hyväksymät lisätarvikkeet ja mahdolliset huoltopalvelut. Leasingpalvelu sisältää leasingrahoituksen ja työsuhdepolkupyöräpalvelun hallinnoinnin kokonaisuutena. Hankinnan kohteena on palvelu, joka mahdollistaa työsuhdepolkupyörien hankkimisen leasingrahoituksella Kolarin kunnan henkilöstölle. Työntekijällä on mahdollisuus valita polkupyörä tai sähköpyörä Suomessa sijaitsevasta polkupyöräliikkeestä, maahantuojalta tai verkkokaupasta (EU-alue). Tarjoaja vastaa työntekijän valitseman pyörän toimittamisesta työntekijälle. Työsuhdepolkupyörän tyyppiä ei rajata, kunhan polkupyörä on verottajan luontoisetupäätöksen mukainen. Työntekijä maksaa polkupyörän käytöstä verotusarvon mukaisesti osana palkkaa eli leasingmaksu vähennetään kokonaan työntekijän palkasta; verovapaa etu 1200 euroon asti vuodessa (100 euroa/kk). Yksittäisen käyttäjän työsuhdepolkupyörän leasing-kauden maksimipituus on 48 kk. Työntekijällä on mahdollisuus ostaa myös leasingkauden enimmäismäärää kalliimpi pyöräpaketti, jolloin työntekijä maksaa erotuksen suoraan toimittajalle. Leasingkauden päättyessä työntekijä voi lunastaa käytössään olleen polkupyörän itselleen tai vaihtoehtoisesti palauttaa sen. Leasingsopimuskauden pituus riippuu pyöräpaketin hankintahinnasta. Leasingsopimukseen voidaan sisällyttää työntekijän valitsemia, verottajan polkupyöräetuun hyväksymiä pyörään kiinteästi liitettäviä lisävarusteita, kuten esimerkiksi kypärä, lukko, valot, tavarateline ja lokasuojat. Valitut lisävarusteet vaikuttavat pyöräpaketin hankintahintaan ja siten leasingsopimuskauden pituuteen. Leasingsopimukseen voidaan liittää myös käyttäjän halutessa polkupyörän huoltosopimus verohallinnon määrittelemässä laajuudessa. Leasingpalvelu sisältää myös pyörien vakuuttamisen vahinkojen, varkauden ja ilkivallan varalta sekä keskeytysturvan. Toimittajalla tulee olla valmiit prosessit, sopimuspohjat ja sähköisen asioinnin työkalut leasingsopimuksen käynnistämiseen ja hallinnointiin. Kolarin kunnalle maksettavaksi tulevan kuukausimaksun tulee sisältää palvelun hallinnointikulut sekä asiakaspalvelun Kolarin kunnalle ja työsuhdepyörän käyttäjälle. Palveluun kuuluu myös työsuhdepolkupyörien hintojen ja niiden kuukausittaisten laskutustietojen sekä muiden työsuhde-etuun liittyvien tietojen toimittaminen suoraan tilaajan palkanlaskentaan. Laskutuksen tulee tapahtua sähköisellä laskulla kuukausittain. Toimittaja ja sen käyttämät yhteistyöliikkeet vastaavat kaikesta palvelun hallinnoinnista, prosesseista ja asiointipalvelusta leasingsuhteen aikana. Työsuhdepyörän hankintaprosessi, huollot ja lisävarusteiden hankinnat tehdään työntekijän, myyvän liikkeen ja toimittajan välillä. Palvelusopimus työsuhdepyöräpalvelua tarjoavan yrityksen kanssa tehdään neljäksi (4) vuodeksi. Kolarin kunnalla on palveluksessaan noin 150 vakinaista työntekijää. Kolarin kunta ei sitoudu tällä tarjouspyynnöllä minkäänlaisiin tilausmääriin.