Ryhti-hanke: Rakennetun ympäristön tiedon yhteentoimivuustyön teema- ja alaryhmien fasilitointi 2025

Hankinnan kohteena olevaan tehtävään kuuluu rakennetun ympäristön tiedon yhteentoimivuuden kolmen teemaryhmän ja niiden kolmen alaryhmän kokousten fasilitoiminen ja organisoinnissa avustaminen. Teemaryhmä ovat Kokonaisarkkitehtuuri, Vakiointi ja Semanttinen yhteentoimivuus. Alaryhmiä ovat Alueidenkäyttö, Rakentaminen ja Kulttuuriympäristö. Ryhmät kokoontuvat ryhmästä riippuen 1-2 kk välein. Kokoukset kestävät ryhmästä riippuen 1,5-2 h. Kokoukset ovat etäkokouksia. Fasilitaattorin tehtäviä ovat: - aikatauluttaa teemaryhmien ja alaryhmien kokoukset ja suunnittelee niiden asialistat ja käsiteltävät asiat yhteistyössä ryhmien vetäjien kanssa sekä kutsuu vierailevat asiantuntijat ryhmien kokouksiin - osallistuu teemaryhmien ja alaryhmien kokouksiin ja laatii niistä muistiot - koostaa kokousten muistioista keskeiset asiat uutiskirjemäiseen yhteenvetosähköpostiviestin, joka jaellaan sähköpostitse n. 2 kk välein yhteentoimivuustyöhön ilmoittautuneille osallistujille ja seuraajille - fasilitoi keskustelua alaryhmien kokouksissa, jotta asiat saadaan käsiteltyä yhteentoimivuustyön hallintamallin mukaisesti ja jotta keskusteluun saadaan osallistettua kaikki ryhmän jäsenet - koostaa ja esittelee teemaryhmissä ja alaryhmissä tehdyn työn muiden teemaryhmien kokouksissa sekä esittelee Semanttisen yhteentoimivuuden teemaryhmässä sen alaryhmissä tehdyt päätösehdotukset ja työn tulokset - hoitaa tiedonkulkua teema- ja alaryhmien välillä ja kohdentaa teemaryhmien väliin putoavia asioita sekä varmistaa, ettei teema- ja alaryhmien työ ole päällekkäistä - järjestää ja koordinoi teema- ja alaryhmien vetäjille tilannekatsaustapaamiset n. 2 kk välein, jotta varmistetaan tiedon liikkuminen ryhmien välillä - jatkaa yhteentoimivuustyössä hyväksi koettuja työskentelytapoja ja hyödyntää käytössä olevia työkaluja tehtävän suorittamisessa mm. fasilitointikäsikirjan avulla - vastaa mahdollisten yhteiskehittämisalustojen (esim. Mural, Miro) ylläpidosta ja ryhmien työn tulosten dokumentoinnista niihin - järjestää tilaajan kanssa tilannekatsaustapaamisia erikseen sovittavien aikavälein, jotta varmistetaan fasilitointityön sujuva eteneminen Fasilitaattorityön organisoinnissa tulee huomioida myös fasilitaattorien varahenkilöjärjestely mahdollisten esteiden varalle. Arvioitu kokonaistyömäärä kuukausittain on n. 15–20 h/kk. Fasilitointityön aluksi pidetään aloituskokous tilaajan ja tarjoajan välillä. Tarjouspyynnön mukainen fasilitointityön sopimuskausi on 1.1.2025–31.12.2025. Tarjouspyynnön mukaisen työn yhteenlaskettu ennakoitu arvo ja kattohinta sopimuskaudelta on enintään 30 000 euroa (alv 0 %). Laskutus tehdään toteutuneen työmäärän mukaisesti. Sopimuksen mukainen yhteenlaskettu kokonaislaskutus ei voi olla kuitenkaan suurempi kuin työn kattohinta. Valittavan tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus, jossa käytetään yleisinä sopimusehtoina JYSE 2014 (päivitys 2022) tavarat/palvelut -sopimusehtoja. Tarkemmat tiedot hankinnasta liitteessä 1 Hankinnan kuvaus. Hankinnan kohteena olevaan tehtävään kuuluu rakennetun ympäristön tiedon yhteentoimivuuden kolmen teemaryhmän ja niiden kolmen alaryhmän kokousten fasilitoiminen ja organisoinnissa avustaminen. Teemaryhmä ovat Kokonaisarkkitehtuuri, Vakiointi ja Semanttinen yhteentoimivuus. Alaryhmiä ovat Alueidenkäyttö, Rakentaminen ja Kulttuuriympäristö. Ryhmät kokoontuvat ryhmästä riippuen 1-2 kk välein. Kokoukset kestävät ryhmästä riippuen 1,5-2 h. Fasilitaattorin tehtäviä ovat: - aikatauluttaa teemaryhmien ja alaryhmien kokoukset ja suunnittelee niiden asialistat ja käsiteltävät asiat yhteistyössä ryhmien vetäjien kanssa sekä kutsuu vierailevat asiantuntijat ryhmien kokouksiin - osallistuu teemaryhmien ja alaryhmien kokouksiin ja laatii niistä muistiot - koostaa kokousten muistioista keskeiset asiat uutiskirjemäiseen yhteenvetosähköpostiviestin, joka jaellaan sähköpostitse n. 2 kk välein yhteentoimivuustyöhön ilmoittautuneille osallistujille ja seuraajille - fasilitoi keskustelua alaryhmien kokouksissa, jotta asiat saadaan käsiteltyä yhteentoimivuustyön hallintamallin mukaisesti ja jotta keskusteluun saadaan osallistettua kaikki ryhmän jäsenet - koostaa ja esittelee teemaryhmissä ja alaryhmissä tehdyn työn muiden teemaryhmien kokouksissa sekä esittelee Semanttisen yhteentoimivuuden teemaryhmässä sen alaryhmissä tehdyt päätösehdotukset ja työn tulokset - hoitaa tiedonkulkua teema- ja alaryhmien välillä ja kohdentaa teemaryhmien väliin putoavia asioita sekä varmistaa, ettei teema- ja alaryhmien työ ole päällekkäistä - järjestää ja koordinoi teema- ja alaryhmien vetäjille tilannekatsaustapaamiset n. 2 kk välein, jotta varmistetaan tiedon liikkuminen ryhmien välillä - jatkaa yhteentoimivuustyössä hyväksi koettuja työskentelytapoja ja hyödyntää käytössä olevia työkaluja tehtävän suorittamisessa mm. fasilitointikäsikirjan avulla - vastaa mahdollisten yhteiskehittämisalustojen (esim. Mural, Miro) ylläpidosta ja ryhmien työn tulosten dokumentoinnista niihin - järjestää tilaajan kanssa tilannekatsaustapaamisia erikseen sovittavien aikavälein, jotta varmistetaan fasilitointityön sujuva eteneminen Fasilitaattorityön organisoinnissa tulee huomioida myös fasilitaattorien varahenkilöjärjestely mahdollisten esteiden varalle. Arvioitu kokonaistyömäärä kuukausittain on n. 15–20 h/kk. Fasilitointityön aluksi pidetään aloituskokous tilaajan ja tarjoajan välillä. Tarjouspyynnön mukainen fasilitointityön sopimuskausi on 1.1.2025–31.12.2025. Tarjouspyynnön mukaisen työn yhteenlaskettu ennakoitu arvo ja kattohinta sopimuskaudelta on enintään 30 000 euroa (alv 0 %). Laskutus tehdään toteutuneen työmäärän mukaisesti. Sopimuksen mukainen yhteenlaskettu kokonaislaskutus ei voi olla kuitenkaan suurempi kuin työn kattohinta. Valittavan tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus, jossa käytetään yleisinä sopimusehtoina JYSE 2014 (päivitys 2022) tavarat/palvelut -sopimusehtoja. Tarkemmat tiedot hankinnasta liitteessä 1 Hankinnan kuvaus.