Kutsu markkinavuoropuheluun - Työajanseurantajärjestelmän hankinta

Hankinnan kohteena on sähköinen työajanseurantajärjestelmä SaaS-palveluna Kirkon keskusrahaston työntekijöiden käyttöön. Käyttäjämäärä on n. 350 henkilöä. Työajanseurantajärjestelmän tulee mahdollistaa työaikaleimaukset työasemalla ja mobiilileimauksena puhelimella. Työajanseurantajärjestelmän tulee täyttää lakisääteiset työajanseurantavelvoitteet, työajan kirjaamisen, seurannan, raportoinnin ja hyväksynnän. Lisäksi järjestelmän tulee mahdollistaa tuntien kirjaaminen ja kohdentaminen esimerkiksi eri projekteille ja niiden laskuttaminen. Hankintaan tulee sisältyä liittymä Populus palkkajärjestelmään. Tiedonsiirrot Populus palkkajärjestelmän ja työajanseurantajärjestelmän välillä molempiin suuntiin tulee olla mahdollisia. Esimerkiksi henkilötiedot ja poissaolot voidaan tuoda palkkajärjestelmästä työajanseurantajärjestelmään ja palkka-aineistot ovat siirrettävissä työajanseurantajärjestelmästä palkkajärjestelmään. Työajanseurantajärjestelmän tulee sisältää valmiiksi tuettuna kattava työehtosopimusten mukainen TES-tulkinta mukaan lukien KirVESTES. Tuettuja virka- ja työehtosopimuksia ylläpidetään järjestelmässä toimittajan toimesta ja niitä voidaan mukauttaa paikallisten sopimusten tarpeisiin. Järjestelmän tulee mahdollistaa kirkon virka- ja työehtosopimusten (KirVESTES) sekä erillissopimusten mukainen tulkinta. Järjestelmän tulee ottaa huomioon liukuva työaika, ylityöt ja osa-aikatyöt. Järjestelmän tulee laskea erilaiset ylityöt. Järjestelmän tulee mahdollistaa tilaajan käyttöönsä haluamat syy-ajat, kuten esimerkiksi työmatkat ja koulutukset. Työaikajärjestelmä kerää työaikasaldoa, jonka tulee olla työntekijän nähtävissä leimauksen yhteydessä. Työntekijän saldot ja leimaukset tulee olla esihenkilön nähtävissä selaimen kautta. Järjestelmän tulee sisältää työaikajärjestelmästä Populukseen siirrettävien aineistojen tarkastus ja hyväksyntä hyväksyjän toimesta. Työajanseurantajärjestelmän tulee täyttää henkilötietolain sekä muun lainsäädännön ja normien mukaiset vaatimukset henkilötietojen käsittelylle, säilytykselle ja hävittämiselle. Järjestelmä on tavoitteena ottaa tuotantokäyttöön vuoden 2025 ensimmäisellä puoliskolla, jota edeltää käyttöönottoprojekti. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on selvittää yllä mainitun palvelun kilpailuttamiseen, sopimukseen ja palveluntuotantoon liittyviä kysymyksiä, jotta hankinta voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tavoitteemme on markkinavuoropuhelusta saadun tiedon pohjalta tarkentaa hankinnan kohdetta, vaatimuksia sekä hankintatapaa. Kirkon keskusrahasto kutsuu tarjoajia markkinavuoropuheluun keskustelemaan näistä asioista. ‏‏‪‬‪‪‎‬‎‬‪‬‬‏‪‪‎‎‪‬‪‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬Markkinavuoropuhelusta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään lähettämään vapaamuotoinen ilmoittautuminen sekä kuvaus edustamastanne työajanseurantajärjestelmästä osoitteeseen: hankinnat.kirkkohallitus@evl.fi 22.11.2024 klo 16:00 mennessä. Vastausten perusteella osalle toimittajista voidaan tarjota mahdollisuutta esitellä ratkaisujaan myöhemmin markkinavuoropuhelutilaisuuksissa. Tilaisuuksien järjestelyistä ilmoitetaan erikseen kutsutuille. Tarjouspyyntö on alustavan suunnitelman mukaan tavoitteena julkaista alkuvuoden 2025 aikana. Alustavan näkemyksen mukaan kilpailutus toteutetaan hankintalain (1397/2016) mukaisena kansallisena hankintana ja avoimena menettelynä. Tässä kutsussa kuvatut vaatimukset ovat alustavia ja saattavat hankinnan valmistelun aikana muuttua. Markkinavuoropuheluiden lisäksi hankintayksikkö voi myös myöhemmin pyytää ilmoittautuneita kommentoimaan kirjallisesti tarjouspyyntömateriaalia. Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu ei sido Kirkon keskusrahastoa eikä hankinnasta kiinnostuneita toimijoita hankintaan. Osallistuminen ei myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinavuoropuhelukutsuun vastanneille tai markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei myöskään vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Kirkon keskusrahasto on yhteydessä kaikkiin kiinnostuksensa ilmaisseisiin toimijoihin määräajan päättymisen jälkeen. Alustavan aikatauluarvion mukaan markkinavuoropuhelut on tarkoitus käydä viikoilla 49-50 teamsin välityksellä.