Kutsu markkinavuoropuheluun: Sähköinen opintotoimistopalvelu

Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan kutsu markkinavuoropuhelutilaisuuteen, jonka avulla kartoitetaan markkinoita ja valmistellaan tulevaa hankintaa. Hankintayksikkö voi käyttää markkinavuoropuhelun vastauksia tulevan hankinnan suunnittelussa. Osallistujia ei pyydetä toimittamaan tarjouksia, eikä markkinavuoropuhelua koskevan tietopyynnön julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Markkinavuoropuhelu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintamenettelyä. AEL-Amiedu Oy, Taitotalo (myöhemmin ”hankintayksikkö”) on hankkimassa sähköistä opintotoimistopalvelua ja pyytää hankinnasta kiinnostuneita tarjoajaehdokkaita ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun tässä ilmoituksessa kuvatulla tavalla. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on saada lisätietoa hankittavasta palvelusta ja selvittää palvelun kilpailuttamiseen liittyviä kysymyksiä. Tavoitteena on myös saada kommentteja hankittavalle palvelulle asetettavista teknisistä ja sisällöllisistä vähimmäisvaatimuksista. Hankintayksikkö on tutustunut ennakkoon myös muiden koulutuksenjärjestäjien sähköisiin opintotoimistopalveluihin ja niiden käyttöönottoon. Ennakkokartoituksen perusteella markkinavuoropuhelussa esiteltävälle järjestelmälle asetettavat ehdottomat vähimmäisvaatimukset ovat: - Integroitavissa hankintayksikön käytössä oleviin opiskelijahallintojärjestelmään, Campus Pro, Sopro Online - Todistusten massa-allekirjoitus - Hyväksytty QES-tason sähköinen allekirjoitus (kvalifioitu varmennetta käyttävä sähköinen allekirjoitus - eIDAS-asetus) - Opiskelijan mahdollisuus saada opintoihin liittyviä todistuksia ja otteita itsepalveluna - Opiskelijan ja opintotoimiston henkilökunnan kirjautuminen SSO Entra-ID:n avulla - Henkilökunnan käyttöoikeudet kyetään rajaamaan vain tarpeellisiin dokumentteihin - WCAG-saavutettavuusvaatimukset täyttävä ja suomenkielinen SaaS-palvelu - Todistusten automaattinen sähköinen arkistointi (hankintayksiköllä on käytössä Canon Therefore) - Mahdollisuus näköisallekirjoitukseen - Mahdollisuus ottaa käyttöön erilaisia viranomaisten vaatimia lomakkeita ja todistuksia - Kolmannella osapuolella on mahdollisuus todentaa asiakirjan oikeellisuus järjestelmässä - Todistusten hallinnointi opintotoimistossa, ml. todistusten lähetys, uudelleenlähetys - Saumaton prosessi, jotta suoritukset siirtyvät OPH Koski-järjestelmään - Pitää tukea PDF/A pitkäaikaissäilytykseen ja arkistointiin tarkoitettu ISO-standardisoitu tiedostomuotoa - Järjestelmän tulee olla käytössä jo muissa toisen asteen oppilaitoksissa. Markkinavuoropuhelu toteutetaan marraskuun 2024 aikana. Aikataulu on arvio, eikä sido hankintayksikköä. Markkinavuoropuhelu järjestetään kahdenkeskisin keskusteluin hankinnasta kiinnostuneiden tarjoajaehdokkaiden kanssa, joiden järjestelmäratkaisu täyttää yllä olevat vähimmäisvaatimukset. Markkinavuoropuhelutilaisuudet järjestetään Teams-palvelun kautta noin tunnin mittaisina tilaisuuksina. Ilmoittautuneille toimitetaan osallistumislinkki tilaisuuteen erikseen. Markkinavuoropuheluihin osallistumisesta ei makseta korvausta eikä tilaisuuteen osallistuminen sido kumpaakaan osapuolta tulevassa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuhelussa annettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan kutsu markkinavuoropuhelutilaisuuteen, jonka avulla kartoitetaan markkinoita ja valmistellaan tulevaa hankintaa. Hankintayksikkö voi käyttää markkinavuoropuhelun vastauksia tulevan hankinnan suunnittelussa. Osallistujia ei pyydetä toimittamaan tarjouksia, eikä markkinavuoropuhelua koskevan tietopyynnön julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Markkinavuoropuhelu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintamenettelyä. AEL-Amiedu Oy, Taitotalo (myöhemmin ”hankintayksikkö”) on hankkimassa sähköistä opintotoimistopalvelua ja pyytää hankinnasta kiinnostuneita tarjoajaehdokkaita ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun tässä ilmoituksessa kuvatulla tavalla. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on saada lisätietoa hankittavasta palvelusta ja selvittää palvelun kilpailuttamiseen liittyviä kysymyksiä. Tavoitteena on myös saada kommentteja hankittavalle palvelulle asetettavista teknisistä ja sisällöllisistä vähimmäisvaatimuksista. Hankintayksikkö on tutustunut ennakkoon myös muiden koulutuksenjärjestäjien sähköisiin opintotoimistopalveluihin ja niiden käyttöönottoon. Ennakkokartoituksen perusteella markkinavuoropuhelussa esiteltävälle järjestelmälle asetettavat ehdottomat vähimmäisvaatimukset ovat: - Integroitavissa hankintayksikön käytössä oleviin opiskelijahallintojärjestelmään, Campus Pro, Sopro Online - Todistusten massa-allekirjoitus - Hyväksytty QES-tason sähköinen allekirjoitus (kvalifioitu varmennetta käyttävä sähköinen allekirjoitus - eIDAS-asetus) - Opiskelijan mahdollisuus saada opintoihin liittyviä todistuksia ja otteita itsepalveluna - Opiskelijan ja opintotoimiston henkilökunnan kirjautuminen SSO Entra-ID:n avulla - Henkilökunnan käyttöoikeudet kyetään rajaamaan vain tarpeellisiin dokumentteihin - WCAG-saavutettavuusvaatimukset täyttävä ja suomenkielinen SaaS-palvelu - Todistusten automaattinen sähköinen arkistointi (hankintayksiköllä on käytössä Canon Therefore) - Mahdollisuus näköisallekirjoitukseen - Mahdollisuus ottaa käyttöön erilaisia viranomaisten vaatimia lomakkeita ja todistuksia - Kolmannella osapuolella on mahdollisuus todentaa asiakirjan oikeellisuus järjestelmässä - Todistusten hallinnointi opintotoimistossa, ml. todistusten lähetys, uudelleenlähetys - Saumaton prosessi, jotta suoritukset siirtyvät OPH Koski-järjestelmään - Pitää tukea PDF/A pitkäaikaissäilytykseen ja arkistointiin tarkoitettu ISO-standardisoitu tiedostomuotoa - Järjestelmän tulee olla käytössä jo muissa toisen asteen oppilaitoksissa. Markkinavuoropuhelu toteutetaan marraskuun 2024 aikana. Aikataulu on arvio, eikä sido hankintayksikköä. Markkinavuoropuhelu järjestetään kahdenkeskisin keskusteluin hankinnasta kiinnostuneiden tarjoajaehdokkaiden kanssa, joiden järjestelmäratkaisu täyttää yllä olevat vähimmäisvaatimukset. Markkinavuoropuhelutilaisuudet järjestetään Teams-palvelun kautta noin tunnin mittaisina tilaisuuksina. Ilmoittautuneille toimitetaan osallistumislinkki tilaisuuteen erikseen. Markkinavuoropuheluihin osallistumisesta ei makseta korvausta eikä tilaisuuteen osallistuminen sido kumpaakaan osapuolta tulevassa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuhelussa annettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti.