Tarjouspyyntö viestinnän ja markkinoinnin tukipalveluista, suunnittelusta ja toteutuksesta

Tällä tarjouspyynnöllä Linnan Kehitys kilpailuttaa markkinoinnin ja viestinnän kumppaneita suunnittelemaan, toteuttamaan ja tukemaan kokonaisvaltaisesti yhtiön viestinnän ja markkinoinnin tarpeita. Kilpailutus jakautuu kahteen sopimukselliseen osakokonaisuuteen: -OK 1: Liiketoimintalähtöisen viestinnän ja markkinoinnin strateginen suunnittelu. -OK 2: Media-, markkinointi- ja viestintäsisältöjen tuotanto. Kilpailutettavat palvelut on tarkoitettu tukiresurssiksi yhtiön omille viestinnän ja markkinoinnin toiminnoille. Tämä tarkoittaa sitä, että yhtiön henkilöstö toteuttaa tässä tarjouspyynnössä kuvattuja kokonaisuuksia kyvykkyyksiensä ja resurssiensa puitteissa myös itse. Valittuja palveluntuottajia puolestaan hyödynnetään tarpeen mukaan viestinnän ja markkinoinnin kokonaisuuksien suunnitteluun ja/tai toteutukseen. Palveluntuotannon lähtökohtana on se, että palveluntuottaja noudattaa omassa toiminnassaan tilaajan viestinnän ja markkinoinnin periaatteita, jotka laaditaan/päivitetään osin yhdessä osakokonaisuuteen 1 valittavan palveluntuottajan kanssa. Osakokonaisuuksiin voi tarjota erikseen, eivätkä ne siten ole riippuvaisia toisistaan. Liiketoimintalähtöisen viestinnän ja markkinoinnin strategisen suunnittelun kokonaisuuteen (OK 1) tarjonnut palveluntuottaja voi halutessaan jättää tarjouksen myös sisältöjen tuotantoihin keskittyvään osakokonaisuuteen (OK 2). Tausta: Linnan Kehitys Oy on Hämeenlinnan kaupungin täysin omistama osakeyhtiö, jonka tarkoitus ei ole tuottaa voittoa. Yhtiön toimialana on alueellisen elinkeinopolitiikan edistäminen, kehittäminen ja toteuttaminen. Yhtiössä työskentelee vuonna 2024 18 henkilöä. Yhtiön toiminta perustuu kaupungin sille asettamiin sopimuksellisiin tavoitteisiin. Yhtiö ja kaupunki allekirjoittavat palvelusopimuksen sekä siihen perustuvan rahoituksen vuosittain. Linnan Kehitys järjestelee uudelleen markkinointiin ja viestintään liittyvien työpanostensa määrää ja kohdistumista samassa yhteydessä, kun yhtiön strategiaa uudistetaan laajemmin vuonna 2024. Muutoksen taustalla on osaltaan Hämeenlinnan kaupungin päätös ottaa kaupunkimarkkinointi ja matkailumarkkinointi pois yhtiöstä ja johtaa niitä kaupungin omasta organisaatiosta. Helmikuussa 2024 on toteutettu liikkeenluovutus yhtiön ja kaupungin välillä, minkä jälkeen yhtiössä on pidetty markkinoinnin, viestinnän, matkailun ja tapahtumien tehtäväkokonaisuuksiin liittyvät muutosneuvottelut. Tämän tarjouspyynnön kilpailutushetkellä yhtiössä ei ole puhtaasti viestintään ja markkinointiin keskittyviä tehtävänkuvia, mutta palveluntuotannon henkilöstö tekee silti jatkuvaa sisällöntuotantoa eri kanaviin ja osallistuu viestinnän ja markkinoinnin suunnitteluun yhdessä kaupungin kanssa. Yhtiön markkinoinnin ja viestinnän tehtävissä tulee jatkossa korostumaan palvelumarkkinointi. Tämä tarkoittaa erityisesti hämeenlinnalaisille tai Hämeenlinnaan houkuteltaville yrityksille suunnattua markkinointia, joka tuo esiin Linnan Kehityksen kyvykkyyksiä tarjota yrityksille liiketoiminnan ja kasvun tukea. Hankittavan palvelun kuvaus: Tällä tarjouspyynnöllä Linnan Kehitys kilpailuttaa markkinoinnin ja viestinnän kumppaneita suunnittelemaan, toteuttamaan ja tukemaan kokonaisvaltaisesti yhtiön viestinnän ja markkinoinnin tarpeita. Kilpailutus jakautuu kahteen sopimukselliseen osakokonaisuuteen: -OK 1: Liiketoimintalähtöisen viestinnän ja markkinoinnin strateginen suunnittelu. -OK 2: Media-, markkinointi- ja viestintäsisältöjen tuotanto. Kilpailutettavat palvelut on tarkoitettu tukiresurssiksi yhtiön omille viestinnän ja markkinoinnin toiminnoille. Tämä tarkoittaa sitä, että yhtiön henkilöstö toteuttaa tässä tarjouspyynnössä kuvattuja kokonaisuuksia kyvykkyyksiensä ja resurssiensa puitteissa myös itse. Valittuja palveluntuottajia puolestaan hyödynnetään tarpeen mukaan viestinnän ja markkinoinnin kokonaisuuksien suunnitteluun ja/tai toteutukseen. Palveluntuotannon lähtökohtana on se, että palveluntuottaja noudattaa omassa toiminnassaan tilaajan viestinnän ja markkinoinnin periaatteita, jotka laaditaan/päivitetään osin yhdessä osakokonaisuuteen 1 valittavan palveluntuottajan kanssa. Alla kuvattuihin osakokonaisuuksiin voi tarjota erikseen, eivätkä ne siten ole riippuvaisia toisistaan. Liiketoimintalähtöisen viestinnän ja markkinoinnin strategisen suunnittelun kokonaisuuteen (OK 1) tarjonnut palveluntuottaja voi halutessaan jättää tarjouksen myös sisältöjen tuotantoihin keskittyvään osakokonaisuuteen (OK 2). Osakokonaisuus 1 Kilpailutuksella valittava liiketoimintalähtöisen viestinnän kumppani laatii tilaajan tavoitteisiin kytkeytyviä viestinnän ja markkinoinnin toimenpidesuunnitelmia ja kampanjoita sekä avustaa tilaajaa muun muassa asiakassuhteeseen ja toimintaympäristöön liittyvässä viestinnällisen ymmärryksen lisäämisessä. Tavoitteena on luoda strateginen kumppanuussuhde. Sopimussuhteen alussa palveluntuottajan kanssa tehdään lähtötilanteen kartoitus sekä yhteinen viestinnän ja markkinoinnin strategia. Tähän kokonaisuuteen valitaan yksi palveluntuottaja. Palvelukokonaisuus osakokonaisuuden 1 osalta voidaan jäsentää seuraavasti: 1. Kokonaisvaltaisen viestintä- ja markkinointisuunnitelman laatiminen. - Lähtötilanteen kartoitus yhdessä Linnan Kehityksen henkilöstön kanssa (Aikaisempi ostopalveluiden käyttö, tilaajan henkilöstön omat viestinnälliset työpanokset ja kyvykkyydet, tarpeiden suhde resursseihin ja aikaisempiin panostuksiin) - Brändin sekä markkinoinnin ja viestinnän kärkien määrittäminen. - Markkinoinnin ja viestinnän toteutussuunnitelman laadinta. 2. Tilaajan henkilöstön perehdyttämisen työsuunnitelma ja koulutus. - Henkilöstön osaamispääoman hahmottaminen - Oman henkilöstön työpanosten ja ostopalveluiden hyödyntämisen työsuunnitelma. - Henkilöstön viestinnällinen ja markkinoinnillinen koulutus (suhteessa laadittuun brändiin ja työsuunnitelmaan, yleiset markkinointikyvykkyydet). 3. Yhteistyörakenteiden laadinta sopimuskauden ajaksi - Yhteistyökäytäntöjen luominen yhdessä tilaajan kanssa (tilausprosessit, säännölliset palaverit, (itsenäinen sisällöntuotanto, seuranta ja raportointi). - Brändin ja toteutussuunnitelman käytäntöön viemisen prosessien laatiminen. Osakokonaisuus 2 Media-, markkinointi- ja viestintäsisältöjen tuotantoon keskittyvän sopimuksellisen osakokonaisuuden (OK 2) kohteena ovat toimenpidesuunnitelmien ja satunnaisten tilaajan tarpeiden pohjalta laadittavat sisällöt. Sisältötyyppejä ovat esimerkiksi graafiset suunnitelmat, videot, verkkosivusisällöt, sosiaalisen median sisällöt, tiedotteet, maksettu markkinointi sekä sisältömarkkinointi. Toimeksiantoja voivat olla esimerkiksi esitteet, ulkomainokset, vuosikertomukset, logot, alueiden esittelyvideot, messuosaston sisällöt, Google-markkinointikampanjat tai hakuoptimoidut verkkosisällöt. Toimeksiannot voivat olla lyhyitä tai pitkiä ja ne voivat liittyä monipuolisesti tilaajan rooliin Hämeenlinnan kaupungin elinvoiman kehityksessä ja yritysten palvelemisessa. Keskeisiä teemoja ovat muun muassa uusien yritysten houkuttelu, aluebrändäys, tapahtumaviestintä, matkailu, yritystarinoiden esiin nostaminen sekä yrityspalveluiden näkyvyyden edistäminen. Toimeksiannon sisällöt määritellään tapauskohtaisesti ja niistä sovitaan erikseen. Sopimuksen sisällä voidaan hankkia myös tuotettavien sisältöjen jakeluun liittyvät palvelut (mediatilan hankinnat, tiedotteiden jakelu, tarvittavien kanavien ylläpito yms.). Osakokonaisuuteen 2 perustetaan puitejärjestely, johon valitaan vähintään kolme palveluntuottajaa. Mikäli tarjouksia saadaan vähemmän kuin kolme, valitaan kaikki hyväksytyn tarjouksen jättäneet palveluntuottajat. Mikäli tarjousvertailun sijalla kolme on kokonaispisteiltään tasavertaisia tarjouksia, voidaan tarjoajia valita myös enemmän kuin kolme. Tarjoaja voi yksilöidä tarjoukseensa, minkälaisia sisältöjä se ei kykene tuottamaan edes alihankinnan keinoin; tämä ei sulje tarjoajaa pois tarjousvertailusta. Tilaaja pidättää oikeuden sisällyttää puitejärjestelyyn useampia palveluntuottajia kuin kolme, mikäli tietynlaiset sisältötyypit eivät tule kolmen tarjousvertailussa parhaaksi arvioidun tarjoajan toimesta katettua.