Matkailukeskuksen sosiaalisen median kehittäminen & osaamisen kasvattaminen

HANKINNAN TAVOITE Hankinnan tavoitteena on löytää Paljakan matkailukeskukselle (myöhemmin "Paljakka") sosiaalisen median asiantuntija (myöhemmin ”Palveluntuottaja”), jolla on vahvaa Facebook ja Instagram - osaamista ja kokemusta matkailualan somemarkkinoinnista sekä kokemusta vastaavantyyppisestä yhteistyöstä suomalaisten matkailukeskusten ja/tai matkailualueiden yhteismarkkinointia toteuttavien organisaatioiden kanssa (hankinnan kohdetta vastaava sosiaalisen median asiakkuus). Tällä hankinnalla haetaan resursseja Paljakan kotimaan sosiaalisen medianviestinnän ja -mainonnan uudistamiseen, someosaamisen kehittämiseen ja englanninkielisen someviestinnän ja -mainonnan käynnistämiseen Puolangan kunnan hallinnoiman "Uutta vetovoimaa matkailuun - Arctic Lakeland Finland" -osatoteutushankkeen (myöhemmin "UVM-Paljakka -hanke") Hankesuunnitelman mukaisesti. Palveluntuottajan tehtävänä on huolehtia Paljakan yhteismarkkinoinnin (Matkailuyhdistys Puolanka-Paljakka ry:n, myöhemmin "matkailuyhdistys") somekanavien pysymisestä aktiivisina ja niiden kehittymisestä ja matkailuyhdistyksen some-osaamisen kasvamisesta. Matkailuyhdistys vastaa Paljakan yhteismarkkinoinnista. Paljakan sosiaalisen median tileillä (Instagram: Paljakka Finland @paljakkafinland ja Facebook: Matkailukeskus Paljakka) on tällä hetkellä seuraajia noin 4 200. Hankinnan tavoitteena on - työpajavalmennusten ja konsultoinnin avulla kasvattaa matkailuyhdistyksen sosiaalisen median osaamista (matkailuyhdistyksellä riittävää osaamista jatkaa omin voimin) - somesisällöntuotannon ja -mainonnan kautta hankkia Paljakalle lisää someseuraajia (ja epäsuorasti kasvattaa paljakka.fi -sivustolla kävijöiden määrää ja tukea Paljakan kasvua) - somesisällöntuotannon ja -mainonnan kautta lisätä Paljakan tunnettuutta ja vahvistaa Paljakka -brändiä kotimaan matkailumarkkinoilla HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on sosiaaliseen mediaan liittyvien palveluiden puitejärjestelykokonaisuus, joka jakautuu seuraaviin osa-alueisiin: (1) Somestrategian päivitys, (2) Sisällöntuotanto, (3) Somemainonta, (4) Video- ja valokuvauspäivät, (5) Työpaja- ja konsultointipäivät ja (6) Muut tuntityönä toteutettavat muut työt Paljakan somemarkkinoinnin kehittämiseen. Palveluntuottajan tulee tarjota kaikki alla luetellut sosiaaliseen mediaan liittyvät palvelut. Hankinnat on kuvattu tarkemmin Liitteessä 1. Arvioitu sopimusaika 1.9.2024 - 31.12.2025 (optiona 31.3.2026 saakka). Sometiilien omistajuus on Matkailuyhdistys Puolanka-Paljakka ry:llä. Palvelujen tilaajana toimii UVM-Paljakka-hanke, mutta toteutettavien toimenpiteiden suunnittelussa ja ideoinnissa Palveluntuottaja tekee tiivistä yhteistyötä hankkeen projektipäällikön lisäksi myös matkailuyhdistyksen ry:n hallituksen kanssa. HANKINTAYKSIKKÖ Hankinnan tilaajana on Puolangan kunta ja Hankintayksikkönä on Puolangan kunnan hallinnoima UVM Paljakka -hanke. Hankeaika: 1.6.2023-31.12.2025. UVM-Paljakka-hanke on osa Kajaanin ammattikorkeakoulun Kajaanin ammattikorkeakoulun hallinnoimaa ryhmähanketta. Ryhmähankkeessa toteutetaan yhteensä neljällä osatoteutushankkeella. Ryhmähanke ja sen osatoteutushankkeet ovat Euroopan Unionin osarahoittamia (80%). UVM-Paljakka -hankkeen roolina on omalta osaltaan saavuttaa ryhmähankkeen kokonaistavoitteet. Ryhmähankkeen ja Paljakka-Puolanka osatoteutushankkeen yhteisiä tavoitteita ovat sekä kotimaan että kansainvälisten matkailumarkkinointitoimenpiteiden uudistuminen. UVM-Paljakka -hankkeen konkreettisiksi toimenpiteiksi on valittu Paljakka-Puolanka alueen tunnistettuihin kehitystarpeisiin vastaavat ryhmähankkeen toimenpiteet. Yksi tunnistetuista kehittämistarpeista on Paljakan sosiaalisen median markkinoinnin uudistaminen ja kehittäminen sekä sosiaalisen median osaamisen kasvattaminen. Tällä hankinnalla haetaan resursseja Paljakan kotimaan sosiaalisen mediaviestinnän ja - markkinoinnin uudistamiseen ja englanninkielisen someviestinnän ja -markkinoinnin käynnistämiseen. Hankinnan kohteena on sosiaaliseen mediaan liittyvien palveluiden puitejärjestelykokonaisuus, joka jakautuu seuraaviin osa-alueisiin: (1) Somestrategian päivitys (2) Sisällöntuotanto (3) Somemainonta (4) Video- ja valokuvauspäivät (5) Työpaja- ja konsultointipäivät ja (6) Muut tuntityönä toteutettavat työt Paljakan somemarkkinoinnin kehittämiseen. Palveluntuottajan tulee tarjota kaikki edellä luetellut sosiaaliseen mediaan liittyvät palvelut. Hankinnat on kuvattu tarkemmin Liitteessä 1. SOMEKANAVIEN SISÄLLLÖNTUOTANNOSTA Hankinnan ensisijaisena kohteena on Paljakan suomenkielisten somekanavien (Facebook, Instagram) sisällöntuotanto: orgaanisten sisältöjen ja somemainosten suunnittelu, tuotanto ja julkaisu, analytiikka ja raportointi (etätyönä) sekä sisällöntuotannossa tarvittavien uusien kuvien ja uusien videosisältöjen tuottaminen (kuvauspäiviä Paljakassa). Palveluntuottaja ajastaa orgaaniset julkaisut Paljakan Meta Business Manageriin ja hallinnoi maksetun mainonnan Paljakan Meta Ads Managerissa (mediabudjetista vastaa UVM Paljakka -hanke). VALO- JA VIDEOKUVAUKSISTA Hankintaan sisältyy myös Palveluntuottajan toteuttamia kuvauspäiviä Paljakassa (sisällöntuotantoon tarvitaan uusia valokuva- ja videoaineistoja). Valokuvat ja videoaineistot tallennetaan matkailuyhdistyksen ja Puolangan kunnan kuvapankkeihin täysin käyttöoikeuksin. Kuvauspäivissä tuotettujen aineistojen lisäksi Palveluntuottajalla on käytössään Paljakan ja Puolangan kunnan tuottamia kuva- ja videoaineistoja. SOMEVIESTINNÄN JA -MARKKINOINNIN KEHITTÄMISESTÄ Paljakan matkailukeskuksen somemarkkinoinnin kehittymiseksi Palveluntuottajalta odotetaan näkemyksiä ja ideoita kotimaan somemarkkinoinnin kehittämiseksi, englanninkielisen someviestinnän käynnistämiseksi ja matkailuyhdistyksen somemarkkinoinnin osaamisen kasvattamiseksi. Matkailuyhdistyksen some-osaamisen kehittämiseksi Palveluntuottaja raportoi toteuttamistaan toimenpiteistä ja analysoi toimenpiteiden toteutumisen onnistumisia ja tuloksia (kuukausiraportit). Raportoinnin lisäksi sosiaalisen median osaamisen kasvattamiseen sisältyvät myös Palveluntarjoajalta tilattavat seuraavat palvelut: Paljakan somestrategian päivitys (päivityksen aloittaa Paljakassa toteutettava somestrategiapalaveri) ja työpaja- ja konsultointipäivät. Paljakassa toteutettava työpaja- ja konsultointipäivät ovat sisällöltään hyvin käytännönläheistä opetus- ja konsultointityötä. Noin puolet päivästä kohdennetaan matkailuyhdistyksen sometilien pääkäyttäjien ja hallituksen sosiaalisen median osaamisen kehittämiseen esim. sometilien hallintaa, Paljakan omien Business ja Ads Managerien käyttöä, orgaanisen sisällöntuotannon ja some-markkinoinnin perustaitoja sekä Palveluntuottajan kuukausiraporttien läpikäyntiä. Työpajojen tärkein ominaisuus on käytännönläheisyys. Toinen puoli päivästä kohdennetaan konsultointipalaveriin UVM Paljakka -hankkeen projektipäällikön kanssa, soveltuvin palaverissa voi olla mukana myös matkailuyhdistyksen edustajia ja/tai Puolangan kunnan viestintävastaava. Konsultointipalaverien pääasiallinen sisältö on syvemmät keskustelut esille tulleista kehittämistarpeista ja niihin vastaamisen suunnittelussa. MUISTA PALVELUISTA Muita someviestinnän kehittämiseksi Palveluntarjoajalta tuntityönä tilattavia ja etätyönä toteutettavia muita palveluja voivat olla mm. lisävalmennukset, ohjeet Paljakan brändi-ilmeen tuomisesta myös someen, sisältöideoinnissa mukanaolo matkailuhankkeen ja Paljakan oman työnä toteutettavaan someviestintään, tarvittaessa asiakaspalvelua Paljakan sosiaalisen median kanavissa viesteihin ja kommentteihin vastaamista, suomenkielisen julkaisun/mainoksen editointi ja julkaisu englanninkielisenä (käännöstyöt tilaajalta), Paljakan sometilien profiilien optimointia. TOIMITUSAIKATAULUT: sovitaan aina toimeksiantokohtaisesti tilauksen yhteydessä. PALVELUNTUOTTAJA Palveluntuottajalta edellytetään kokemusta vähintään yhdestä hankinnan kohdetta vastaavasta sosiaalisen median asiakkuudesta.