Sähköisen asianhallintajärjestelmän kokonaisuus, käyttöönottoprojekti ja ylläpito

Hankinnan kohteena on Tervolan kunnan sähköinen asianhallintajärjestelmä SaaS-palveluna (Software as Service). Hankinta sisältää asianhallintajärjestelmän, sen käyttöönoton ja ylläpidon. Asianhallintaratkaisun on noudatettava SÄHKE2-suosituksia. Hankinnan tavoitteena on hankkia selkeä, hyvin integroitu ja helppokäyttöinen järjestelmäkokonaisuus, joka tukee asiankäsittelyn koko elinkaarta. Ratkaisu on jokaiselle käyttäjälle helppokäyttöinen, päivittäistä asianhallinnan työtä tukeva väline. Nykytila Tervolan kunnalla on käytössään KuntaToimisto32 –ohjelmisto, jonka avulla diarioidaan asioita, tehdään kokouksia ja kirjoitetaan kokouksien esityslistat ja pöytäkirjat sekä julkaistaan ne verkkoon. KuntaToimisto32 tehdään myös viranhaltijapäätöksiä ja siinä on päätösarkisto -hakemisto. Tervolan kunnalla ei ole valmista tiedonohjaussuunnitelmaa. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on sähköinen asianhallintajärjestelmä Tervolan kunnalle. Hankinta sisältää kokonaisuuden, jossa: tiedonohjausjärjestelmän eri osat (tarkempi määrittely kriteeristössä), tiedonohjaussuunnitelmapohja, palvelun toimitus- ja käyttöönottoprojekti, tarvittavat ohjelmistot/lisenssit, käytön tuki- ja ylläpitopalvelut, normaalit järjestelmä- ja versiopäivitykset, koulutukset ja erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut. Asianhallintajärjestelmältä edellytetään SÄHKE2-suositusten noudattamista. Ratkaisu sisältää tiedonohjaussuunnitelman pohjan, joka muokataan yhteistyössä kunnan ja ohjelmistotoimittajan kanssa vastaamaan Tervolan kunnan prosesseja. Asianhallintajärjestelmää tulevat käyttämään 4 pääkäyttäjää ja korkeintaan 23 muuta käyttäjää. Haluamme, että järjestelmä on yhtenäinen ja integroitu järjestelmäkokonaisuus, ​joka tukee asiankäsittelyn koko elinkaarta. ​Ratkaisu on jokaiselle käyttäjälle helppokäyttöinen, ​päivittäistä asianhallinnan työtä tukeva väline.​ ​